Comment pouvez-vous intégrer les commentaires des audits précédents dans le processus de planification ?

1 Examiner les rapports d’audit et les recommandations

La première étape pour intégrer la rétroaction des vérifications précédentes consiste à examiner les rapports d’audit et les recommandations que vous avez reçus des auditeurs. Ces documents doivent vous fournir une évaluation claire et objective de votre état actuel, ainsi que des suggestions d’actions correctives et de mesures préventives. Vous devez prêter attention à la portée, aux critères, aux conclusions, aux évaluations et aux commentaires de l’audit. Vous devez également noter les tendances, les tendances ou les problèmes récurrents qui ont émergé des résultats de l’audit.

2 Analysez les commentaires d’audit et identifiez les causes profondes

L’étape suivante consiste à analyser les commentaires de l’audit et à identifier les causes profondes des problèmes ou des lacunes qui ont été constatés. Vous ne devez pas seulement vous concentrer sur les symptômes ou les causes immédiates, mais aussi sur les facteurs sous-jacents qui ont contribué à la situation. Par exemple, vous constaterez peut-être qu’un manque de formation, de communication ou de documentation a conduit à la non-conformité ou à l’inefficacité. Vous devriez utiliser des outils tels que les 5 pourquoi, les diagrammes en arête de poisson ou les diagrammes de Pareto pour vous aider à creuser plus profondément et à trouver les causes profondes.

3 Hiérarchiser les commentaires d’audit et définir des objectifs SMART

La troisième étape consiste à hiérarchiser les commentaires d’audit et à fixer des objectifs SMART d’amélioration. SMART est l’abréviation de Spécifique, Mesurable, Atteignable, Pertinent et Temporel. Vous devez hiérarchiser les commentaires d’audit en fonction de l’impact, de l’urgence et de la faisabilité des problèmes. Vous devez également fixer des objectifs SMART qui définissent clairement ce que vous voulez atteindre, comment vous mesurerez vos progrès, de quelles ressources vous aurez besoin, pourquoi c’est important et quand vous les atteindrez.

4 Élaborer des plans d’action et attribuer des responsabilités

La quatrième étape consiste à élaborer des plans d’action et à attribuer des responsabilités pour la mise en œuvre des objectifs SMART. Les plans d’action sont des plans détaillés qui décrivent les étapes, les tâches, les échéances et les livrables pour chaque objectif. Vous devez également attribuer des responsabilités aux personnes ou aux équipes qui seront responsables de chaque action. Vous devez communiquer les plans d’action et les responsabilités à toutes les parties prenantes concernées et vous assurer qu’elles comprennent leurs rôles et leurs attentes.

5 Suivre et évaluer la mise en œuvre des plans d’actions

La cinquième étape consiste à suivre et à évaluer la mise en œuvre des plans d’action et la réalisation des objectifs SMART. Vous devez suivre et mesurer les indicateurs de performance et les résultats que vous avez définis dans vos objectifs. Vous devez également recueillir des commentaires et des données auprès des personnes ou des équipes impliquées dans les plans d’action. Vous devez comparer les résultats réels avec les résultats attendus et identifier les lacunes ou les écarts. Vous devez également célébrer les réussites et reconnaître les efforts des personnes ou des équipes qui ont contribué à l’amélioration.

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?