Comment élaborer et tenir à jour un plan ou une matrice d’affectation des ressources?

1 Identifiez vos ressources

La première étape consiste à identifier les ressources dont vous avez besoin pour votre projet. Il peut s’agir de personnes, d’équipements, de logiciels, d’installations, de matériaux, etc. Vous pouvez utiliser diverses sources pour recueillir ces informations, telles que la portée du projet, la structure de répartition du travail, le calendrier du projet, le registre des risques et l’analyse des parties prenantes. Vous devez également tenir compte de la disponibilité, des compétences, des préférences et des coûts de vos ressources, ainsi que des contraintes ou dépendances qui peuvent les affecter.

3 Allouez vos ressources

La troisième étape consiste à allouer vos ressources aux activités de votre projet. Vous pouvez utiliser une matrice ou un graphique d’allocation des ressources pour afficher ces informations de manière visuelle et concise. Un format commun est un tableau qui affiche les noms ou catégories de ressources sur un axe et les tâches ou périodes de projet sur l’autre axe. Les cellules indiquent la quantité ou le pourcentage de chaque ressource affectée à chaque tâche ou période. Vous pouvez également utiliser des couleurs, des symboles ou des codes pour indiquer l’état ou le niveau de chaque allocation de ressources.

4 Surveillez et contrôlez votre allocation des ressources

La quatrième étape consiste à surveiller et à contrôler votre allocation de ressources tout au long du projet. Vous devez comparer votre utilisation réelle des ressources avec votre allocation de ressources planifiée et identifier tout écart ou problème. Vous devez également mettre à jour régulièrement votre matrice ou graphique d’allocation des ressources pour refléter tout changement ou ajustement pouvant survenir en raison d’un glissement de la portée, de retards dans le calendrier, de compressions budgétaires, d’une rotation des ressources ou d’autres facteurs. Vous devez communiquer votre plan ou matrice d’allocation des ressources aux membres de votre équipe, aux parties prenantes et aux sponsors, et solliciter leurs commentaires et leur approbation.

5 Optimisez l’allocation de vos ressources

La cinquième étape consiste à optimiser l’allocation de vos ressources afin d’améliorer la performance et les résultats de votre projet. Pour ce faire, vous pouvez utiliser différentes techniques, telles que le nivellement des ressources, le lissage des ressources, l’agrégation des ressources ou la réaffectation des ressources. Ces techniques visent à équilibrer la demande et l’offre de vos ressources, à minimiser les conflits ou les lacunes en matière de ressources, à maximiser l’utilisation ou l’efficacité des ressources et à aligner votre allocation de ressources sur les priorités et les contraintes de votre projet.

6 Examiner et évaluer votre affectation des ressources

La dernière étape consiste à examiner et à évaluer votre allocation de ressources à la fin de votre projet. Vous devez mesurer et analyser les résultats et les impacts de votre allocation de ressources sur les objectifs, les livrables, la qualité, le coût, le temps et la portée de votre projet. Vous devez également recueillir et documenter les leçons apprises et les meilleures pratiques de votre processus d’allocation des ressources et les partager avec les membres de votre équipe, les parties prenantes et les sponsors. Vous devriez également célébrer et reconnaître les contributions et les réalisations de vos ressources pour la réussite de votre projet.

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre?