À quelle fréquence devriez-vous faire le point avec les employés à distance et quelle est la meilleure façon de le faire ?

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Le travail à distance est là pour rester, mais comment garder vos employés engagés, productifs et heureux ? L’un des principaux défis de la gestion d’une équipe distribuée est de trouver le bon équilibre et la bonne fréquence de communication. Dans cet article, vous apprendrez à quelle fréquence vous devez faire le point avec les employés à distance et quelle est la meilleure façon de le faire.

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1 Évaluez vos besoins en matière de communication

La première étape consiste à comprendre les besoins de communication de votre équipe et de votre organisation. En fonction de la nature de votre travail, de la taille de votre équipe et du niveau d’autonomie et de collaboration requis, vous aurez peut-être besoin de contrôles plus ou moins fréquents. Par exemple, une équipe créative travaillant sur un projet complexe peut avoir besoin de mises à jour quotidiennes, voire horaires, tandis qu’une équipe de service client peut n’avoir besoin que d’un retour hebdomadaire ou mensuel. Vous devez également tenir compte des préférences et des attentes de vos employés, car certains peuvent préférer plus ou moins de contact et de conseils.

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Varsha .

Project Officer | Project Coordinator | Business Analyst | PMO
(modifié)
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Individual Preferences: Respect the preferences of your team members. Some may prefer frequent check-ins, while others may thrive with more autonomy. Flexibility: Be flexible in your approach. Adjust the frequency and method of check-ins based on the evolving needs of the team and the nature of the work. Feedback Loop: Establish a feedback loop to ensure that employees feel comfortable expressing concerns, sharing feedback, and discussing any challenges they may be facing.

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2 Choisir les bons outils de communication

La deuxième étape consiste à sélectionner les outils de communication appropriés pour vos check-ins. De nombreuses options sont disponibles, telles que le courrier électronique, le téléphone, la vidéoconférence, la messagerie instantanée, les logiciels de gestion de projet et les plateformes de médias sociaux. Chaque outil a ses avantages et ses inconvénients, et vous devez les utiliser à bon escient et stratégiquement. Par exemple, le courrier électronique est idéal pour les messages formels et détaillés, mais il peut aussi être accablant et impersonnel. La visioconférence est idéale pour établir des relations et de la confiance, mais elle peut aussi être épuisante et intrusive. La messagerie instantanée est pratique et rapide, mais elle peut aussi être gênante et perturbatrice.

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Varsha .

Project Officer | Project Coordinator | Business Analyst | PMO
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Best Practices for Remote Check-Ins: Encourage Open Communication: Create an environment where employees feel comfortable sharing their challenges and concerns. Utilize Project Management Tools: Use tools that allow for transparent tracking of tasks, deadlines, and overall progress. Celebrate Achievements: Recognize and celebrate individual and team accomplishments during check-ins.

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3 Établir un rythme de communication

La troisième étape consiste à établir un rythme de communication qui fonctionne pour votre équipe et votre organisation. Cela signifie qu’il faut définir des attentes claires et réalistes quant à la fréquence, au moment et à la manière dont vous ferez le point avec vos employés à distance. Vous devez également communiquer l’objectif et l’ordre du jour de chaque enregistrement, et respecter les limites et la disponibilité de vos employés. Un rythme de communication peut vous aider à créer un sentiment de structure, de cohérence et de responsabilité pour votre équipe à distance. Cela peut également vous aider à éviter la surcharge ou la sous-charge de communication, ce qui peut nuire aux performances et au moral de votre équipe.

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Varsha .

Project Officer | Project Coordinator | Business Analyst | PMO
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Ongoing: Open Communication Channels: Platform: Collaboration tools, messaging apps, and video conferencing. Purpose: Encourage ongoing communication for both work-related discussions and casual interactions to build team camaraderie. Tips for Effective Communication: Consistency is Key: Stick to the established rhythm to create a predictable routine. Adapt to Feedback: Regularly gather feedback on the communication process and adjust as needed.

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4 Variez vos méthodes de communication

La quatrième étape consiste à varier vos méthodes de communication pour que vos vérifications restent intéressantes et engageantes. Vous ne devez pas vous fier à un seul outil ou format pour tous vos enregistrements, car cela peut les rendre ennuyeux et répétitifs. Au lieu de cela, vous devez mélanger et assortir différents outils et formats, tels que des réunions individuelles ou de groupe, des discussions formelles ou informelles, des échanges synchrones ou asynchrones et des sessions de feedback ou de brainstorming. Vous devez également utiliser différents médias et modes, tels que le texte, l’audio, la vidéo, les images et les emojis. En variant vos méthodes de communication, vous pouvez répondre aux différents styles d’apprentissage, personnalités et humeurs de vos employés à distance.

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5 Privilégiez la qualité à la quantité

La cinquième étape consiste à mettre l’accent sur la qualité plutôt que sur la quantité lorsque vous faites le point avec vos employés à distance. Vous ne devriez pas prendre de leurs nouvelles juste pour le plaisir de prendre des nouvelles, ou parce que vous vous sentez obligé ou anxieux. Vous devriez prendre des nouvelles d’eux parce que vous avez quelque chose de précieux à partager ou à demander, ou parce que vous vous souciez vraiment de leur bien-être et de leurs progrès. Vous devez également vous assurer que vos vérifications sont significatives et pertinentes, et qu’elles répondent aux besoins et aux objectifs de vos employés et de votre organisation. Vous devez éviter de perdre du temps et de l’énergie sur des questions triviales ou non pertinentes, et vous concentrer plutôt sur la vue d’ensemble et la vision à long terme.

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6 Demander des commentaires et des améliorations

La sixième et dernière étape consiste à demander des commentaires et des améliorations à vos employés à distance et à vous-même. Vous ne devez pas présumer que votre fréquence et vos méthodes d’enregistrement sont parfaites ou optimales, ou que vos employés en sont satisfaits ou satisfaits. Vous devez régulièrement solliciter et écouter leurs opinions, leurs suggestions et leurs préoccupations, et être ouvert à apporter des changements et des ajustements. Vous devez également évaluer et réfléchir à vos propres compétences et habitudes de communication, et identifier vos forces et vos faiblesses. Vous devez chercher à apprendre et à grandir de vos expériences, et vous efforcer d’améliorer l’efficacité et l’efficience de votre communication.

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7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?

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Jessica Bodoutchian

Global Digital Manager @ DFE Pharma | Digital Strategy Expert
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Stay connected! Make sure you communicate often and that you make time for casual conversation as well: have some coffee together, go for a quick 10-minute catch up. That will help you and your team stay engaged and feel a part of the organization, no matter where they are.

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Everardo Ureña

Commercial Director
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We must ensure employees are equipped with the right tools and resources. This includes providing employees with the necessary technology to work remotely, such as laptops, internet connectivity, and collaboration tools. We must also provide employees with the training and support necessary to work effectively and efficiently. Additionally, we must establish clear communication channels and protocols to ensure that employees can collaborate effectively and stay connected with colleagues. This includes regular team meetings, virtual check-ins, and other forms of communication that allow to stay connected and informed about what's happening in the company. I strongly believe that remote work is only suitable for high disciplined people.

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4 Variez vos méthodes de communication

5 Privilégiez la qualité à la quantité

6 Demander des commentaires et des améliorations

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