Que faites-vous si vos processus d’affaires ne sont pas optimisés ?

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Dans toutes les entreprises, des processus efficaces sont l’épine dorsale du succès. Lorsque vous constatez que vos processus d’entreprise ne sont pas optimisés, cela peut entraîner une perte de temps, de ressources et, en fin de compte, d’argent. La clé est d’identifier les goulots d’étranglement et de mettre en œuvre des stratégies pour rationaliser vos opérations. Que vous soyez une start-up ou une entreprise établie, l’optimisation de vos processus est un défi permanent qui nécessite une réflexion stratégique et une prise de décision.

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Vanessa Henriquez

Strategic Operations Specialist | Streamlining Systems and Processes to Improve Data Quality and Data Governance

1 Évaluer la réalité

Pour remédier aux inefficacités, vous devez d’abord procéder à une évaluation approfondie de vos processus actuels. Cela signifie qu’il faut cartographier chaque étape de vos opérations, identifier les retards ou les redondances et comprendre l’impact de ces problèmes sur votre productivité globale. Utilisez des outils tels que des organigrammes pour visualiser le processus, ce qui peut révéler des complexités ou des étapes inutiles qui pourraient être combinées ou éliminées. Il est essentiel de s’engager avec votre équipe au cours de cette phase, car elle peut vous donner un aperçu des défis quotidiens auxquels elle est confrontée.

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Vanessa Henriquez

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One thing that is extremely crucial when assessing the current state is "communication" with the people doing the work. They know what is working and what isn't. Asking them a lot of questions will get the current process documented for gap analysis later on. Creating a visual is important for those involved and sometimes all it takes is a pad of sticky notes and a whiteboard to get things started and people brainstorming.

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2 Fixer des objectifs

Une fois que vous avez identifié les axes d’amélioration, fixez-vous des objectifs d’optimisation clairs et réalisables. Celles-ci doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinentes et limitées dans le temps (INTELLIGENT). Par exemple, réduire de 20 % le temps nécessaire au traitement des commandes des clients au cours du prochain trimestre. En fixant ces objectifs, vous fournissez une cible à viser et un moyen de mesurer le succès. N’oubliez pas d’aligner ces objectifs sur votre stratégie commerciale globale pour vous assurer qu’ils contribuent à votre succès à long terme.

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Vanessa Henriquez

Strategic Operations Specialist | Streamlining Systems and Processes to Improve Data Quality and Data Governance
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The objectives must align with the department and overall company goals, so it's important to be clear on those first. Communication with those doing the wirk is again very important because they are aware of the obstacles and challenges they face. This may lead to the realization that a certain goal may not be achievable within the time expected. Keep in mind too that some processes may need several iterations before the ultimate goal is achieved.

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3 Refonte des processus

Vient maintenant la phase de refonte, où vous utilisez les informations acquises lors de votre évaluation et de vos objectifs pour retravailler vos processus. Il peut s’agir de réattribuer des responsabilités, de mettre en œuvre de nouvelles technologies ou de modifier la séquence des tâches. L’objectif est de créer un processus plus rationalisé qui élimine le gaspillage et améliore la productivité. Il est important d’impliquer les employés qui sont directement impliqués dans le processus dans cet effort de refonte, car leur expérience pratique peut conduire à des solutions plus efficaces.

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Vanessa Henriquez

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Communication is paramount in this stage. The process improvement leader must ask repeated questions until the root cause is identified. I like using the "5 whys" method because it helps me to dig deep into the problem and finally identify the root cause. Once this root cause is identified, a process change can be drafted that will bring a real solution to the bottleneck or redundant process.

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4 Mettre en œuvre des changements

Avec un processus repensé en place, il est temps de mettre en œuvre les changements. Cette étape nécessite une planification minutieuse afin d’assurer une transition en douceur. La communication est la clé ; Toutes les personnes impliquées doivent comprendre les nouveaux processus et leur rôle dans ceux-ci. Une formation peut être nécessaire pour doter votre équipe des compétences nécessaires pour s’adapter aux nouvelles procédures. Surveillez de près la mise en œuvre pour résoudre rapidement tout problème et apporter les ajustements nécessaires.

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5 Surveiller les résultats

Après avoir mis en œuvre de nouveaux processus, il est essentiel de surveiller les résultats par rapport aux objectifs que vous vous êtes fixés. Utiliser des indicateurs clés de performance (Indicateurs clés de performance

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6 Boucle de rétroaction

Enfin, établissez une boucle de rétroaction où les employés peuvent régulièrement fournir des informations sur le fonctionnement des nouveaux processus. Cela encourage l’amélioration continue et aide à maintenir un état optimisé. Cela favorise également une culture de collaboration et d’innovation, car les membres de l’équipe sentent que leur contribution est appréciée et peut faire une réelle différence dans le fonctionnement de l’entreprise. En revisitant et en affinant régulièrement vos processus, vous vous assurez qu’ils restent alignés sur vos objectifs commerciaux et qu’ils s’adaptent à l’évolution des conditions du marché.

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7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?

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Que faites-vous si vos processus d’affaires ne sont pas optimisés ?

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1 Évaluer la réalité

2 Fixer des objectifs

3 Refonte des processus

4 Mettre en œuvre des changements

5 Surveiller les résultats

6 Boucle de rétroaction

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

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2 Fixer des objectifs

3 Refonte des processus

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