Apprenez à trier et à suivre votre inventaire de bureau grâce à ces conseils et outils pour l’administration de bureau.

You can use a system of checks and balances, such as physical counts, receipts, invoices, or reports, to update your inventory records and verify their accuracy. You can also use tools like scanners, barcodes, or RFID tags to automate and simplify your inventory tracking and reporting.

Que faites-vous si votre inventaire de bureau est désorganisé ?

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Si vous travaillez dans l’administration de bureau, vous savez à quel point il est important de garder une trace de votre inventaire de bureau. Qu’il s’agisse de papeterie, d’équipement, de fournitures ou de documents, vous devez savoir ce que vous avez, où il se trouve et combien il coûte. Mais parfois, l’inventaire de votre bureau peut être désorganisé, égaré ou obsolète. Cela peut entraîner des problèmes tels que la perte de temps, d’argent et d’espace, la perte d’informations importantes ou la création de risques pour la sécurité. Alors, que faites-vous si votre inventaire de bureau est désorganisé ? Voici quelques conseils pour vous aider à faire le tri et à le garder en ordre.

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1 Évaluer la situation

La première étape pour organiser votre inventaire de bureau est d’évaluer la situation actuelle. Combien de stocks avez-vous ? De quel type d’inventaire s’agit-il ? Où est-il stocké ? À quelle fréquence l’utilisez-vous ? Combien de temps cela dure-t-il ? Comment le suivre ? Répondre à ces questions vous aidera à identifier les principaux problèmes et défis auxquels vous êtes confronté dans votre gestion des stocks. Vous pouvez également utiliser des outils tels que des feuilles de calcul, des bases de données ou des logiciels d’inventaire pour vous aider à collecter et à analyser des données.

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Salman Khan

Certified Lean Six Sigma White & Yellow Belt || Operations Team Lead || Ex - Assistant Manager || Ex - Branch Service Officer || Ex - Human Resources Coordinator || Follow for Posts About Leadership & Entrepreneurship
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There are four main types of inventory: raw materials/components, WIP, finished goods and MRO. However, some people recognize only three types of inventory, leaving out MRO. Understanding the different types of inventory is essential for making sound financial and production planning choices.

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Dodik Susanto

Founder of ILS Center Indonesia, Generasi Hebat Indonesia, and Anak Hebat Indonesia. Professional Trainer for Companies, Career and Life Coach,. I'm just a Teacher
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To address disorganized inventory, first, identify governance needs and expected outputs. Establish clear direction by identifying what governance system is required. Second, devise a governance system encompassing categorization, recording, placement, and tracking of items. Standardize procedures and systems. Third, consistently implement the devised system, adapting gradually to available resources and priority scale. Fourth, monitor and evaluate implementation, adjusting as needed to align with company priorities. Success lies in ensuring synchronization with overall company interests.

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2 Catégoriser et étiqueter

L’étape suivante consiste à catégoriser et à étiqueter votre inventaire en fonction de son type, de son objectif, de sa fréquence d’utilisation et de sa date d’expiration. Par exemple, vous pouvez regrouper votre papeterie par papier, stylos, enveloppes, etc., et les étiqueter avec leurs noms et leurs quantités. Vous pouvez également utiliser des autocollants, des étiquettes ou des bacs à code couleur pour faciliter la recherche et l’identification de votre inventaire. La catégorisation et l’étiquetage de votre inventaire vous aideront à l’organiser logiquement et visuellement, et à réduire le risque de perte ou d’égarement d’articles.

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Salman Khan

Certified Lean Six Sigma White & Yellow Belt || Operations Team Lead || Ex - Assistant Manager || Ex - Branch Service Officer || Ex - Human Resources Coordinator || Follow for Posts About Leadership & Entrepreneurship
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Labels and categories are essential elements of information architecture, as they help users find, understand, and navigate content. However, different contexts and platforms may require different approaches to labeling and categorizing content, depending on the users' goals, expectations, and preferences.

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Zaid Hussain 🇵🇸

Manager Administration at The Education Works Private Limited || LinkedIn Top Voice || Influencer Activist || Technology Enthusiast || AI Optimist || Philocalist || Empath || Philanthropist || 25K Followers ||
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I understand the struggle! Keeping office inventory organized is crucial. I find assessing, categorizing, and labeling items to be key. Decluttering and disposing of outdated items also make a big difference. Proper storage and regular reviews help maintain order. Plus, utilizing inventory management tools streamlines the process. #OrganizationIsKey #EfficientInventory

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3 Désencombrer et jeter

La troisième étape consiste à désencombrer et à éliminer tout inventaire inutile, endommagé, périmé ou obsolète. Par exemple, vous pouvez recycler ou donner tout papier, encre ou toner dont vous n’avez plus besoin ou que vous n’utilisez plus. Vous pouvez également déchiqueter ou archiver tous les documents qui ne sont plus pertinents ou nécessaires. Vous pouvez également vendre ou échanger tout équipement ou fournitures désuets ou incompatibles avec vos besoins actuels. Le désencombrement et l’élimination de votre inventaire vous aideront à libérer de l’espace, à économiser de l’argent et à éviter le gaspillage.

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Salman Khan

Certified Lean Six Sigma White & Yellow Belt || Operations Team Lead || Ex - Assistant Manager || Ex - Branch Service Officer || Ex - Human Resources Coordinator || Follow for Posts About Leadership & Entrepreneurship
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The best way to dispose of your clutter is to give it to the end-user. That's the ideal scenario for responsibly donating your unwanted items. If you've decluttered your wardrobe, see if you can find friends who can make good use of the clothes that don't work for you.

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4 Rangez et organisez

La quatrième étape consiste à stocker et à organiser votre inventaire de manière à maximiser l’espace, l’efficacité et l’accessibilité. Par exemple, vous pouvez utiliser des étagères, des tiroirs, des armoires ou des étagères pour stocker votre inventaire verticalement et horizontalement. Vous pouvez également utiliser des conteneurs, des séparateurs ou des organisateurs pour stocker votre inventaire de manière ordonnée et sécurisée. Vous pouvez également organiser votre inventaire en fonction de sa fréquence d’utilisation, avec les articles les plus utilisés à l’avant et les articles les moins utilisés à l’arrière. Le stockage et l’organisation de votre inventaire vous aideront à optimiser votre capacité de stockage, votre flux de travail et votre commodité.

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Salman Khan

Certified Lean Six Sigma White & Yellow Belt || Operations Team Lead || Ex - Assistant Manager || Ex - Branch Service Officer || Ex - Human Resources Coordinator || Follow for Posts About Leadership & Entrepreneurship
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You can use shelves, drawers, cabinets, or racks to store your inventory vertically and horizontally. You can also use containers, dividers, or organizers to store your inventory neatly and securely. You can also arrange your inventory according to its frequency of use, with the most used items in the front and the least used items in the back.

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Christopher Karanja

Inventory Control Specialist at Agility
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Implementing checks and balances, utilizing tools like scanners and barcodes, and combining manual and technological methods can improve inventory accuracy and efficiency.

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5 Mettre à jour et surveiller

La cinquième étape consiste à mettre à jour et à surveiller votre inventaire régulièrement et avec précision. Par exemple, vous pouvez utiliser un système de contrôles et de contrepoids, tel que des inventaires physiques, des reçus, des factures ou des rapports, pour mettre à jour vos enregistrements de stock et vérifier leur exactitude. Vous pouvez également utiliser des outils tels que des scanners, des codes-barres ou des étiquettes RFID pour automatiser et simplifier le suivi et la production de rapports sur les stocks. Vous pouvez également configurer des alertes, des rappels ou des notifications pour surveiller vos niveaux de stock et éviter le surstockage ou le sous-stockage. La mise à jour et la surveillance de votre inventaire vous aideront à maintenir le contrôle, la qualité et la conformité de vos stocks.

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Salman Khan

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You can use a system of checks and balances, such as physical counts, receipts, invoices, or reports, to update your inventory records and verify their accuracy. You can also use tools like scanners, barcodes, or RFID tags to automate and simplify your inventory tracking and reporting.

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Katy Davenport

Student at Wallace State Community College - Hanceville
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There are many great inventory tracking methods already listed here, but no matter what system you choose, or even if you choose all of them, auditing your inventory and tracking accountability manually is a must. All data that can be influenced by people is subject to error. We use cycle counts to achieve this.

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Noah Simukonda

Warehouse Inventory Coordinator
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It can be due wrong receipt of stock in the system. Double up location, items seating on wrong code. Miscommunication between shifts. Delay in receipting invoices which might lead in losing documents. Inadequate recycle count. When bin cards are not updated accordingly. Failure to follow FIFO procedure when issuing stock. Also when reorder levels are not mornitored accurately especially on fast moving items. Overstocking items that can't be used for long period of time. Poor storage facility and poor record keeping. Poor house keeping can also lead to stock variance as well.

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6 Revoir et améliorer

La dernière étape consiste à revoir et à améliorer vos pratiques et politiques de gestion des stocks. Par exemple, vous pouvez évaluer les performances, les coûts et les avantages de vos stocks, et identifier les lacunes, les erreurs ou les inefficacités. Vous pouvez également solliciter des commentaires, des suggestions ou des plaintes de votre personnel, de vos clients ou de vos fournisseurs, et répondre à tout problème ou préoccupation. Vous pouvez également rechercher et mettre en œuvre les meilleures pratiques, les normes ou les innovations dans votre secteur ou votre domaine, et adopter de nouvelles technologies, méthodes ou stratégies. L’examen et l’amélioration de votre gestion des stocks vous aideront à améliorer votre productivité, votre rentabilité et la satisfaction de vos clients.

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1 Évaluer la situation

2 Catégoriser et étiqueter

3 Désencombrer et jeter

4 Rangez et organisez

5 Mettre à jour et surveiller

6 Revoir et améliorer

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