UNIVI, acteur majeur dans le secteur de la santé et du bien-être, recherche un Assistant Administratif H/F pour renforcer sa direction immobilière et les équipes des services généraux de son siège situé à Lille. Ce poste, varié et stimulant, vous permettra de contribuer au bon fonctionnement des dossiers liés à la gestion immobilière, tout en gérant des activités administratives et logistiques du siège.
Vos Missions Principales
Gestion des dossiers d’assurance liés à l’immobilier :
Suivre les dossiers d’assurance pour l’exploitation, la direction immobilière, et les dommages ouvrages.
Constituer les dossiers techniques et financiers pour le suivi de chaque sinistre en collaboration avec les chargés d’affaires et le service assurance groupe.
Gestion administrative des commandes :
Créer et enregistrer les commandes de la Direction Immobilière sur l’outil CASSIOPAE.
Suivre les paiements et transmettre les informations nécessaires à la comptabilité pour résoudre les litiges.
Tenir et mettre à jour les dossiers administratifs des fournisseurs.
Accueil physique et téléphonique :
Accueillir les visiteurs et collaborateurs, identifier leurs besoins et les orienter vers les services adéquats.
Répondre efficacement aux appels téléphoniques entrants et les rediriger selon les demandes.
Gestion des emails et de la messagerie :
Traiter les emails entrants conformément aux procédures définies.
Classer et transmettre les messages selon les codifications internes.
Gestion du courrier et des livraisons :
Réceptionner, trier, affranchir le courrier et gérer les retraits d’avis de réception (RAR) selon les besoins.
Gérer les livraisons et assurer le suivi des réclamations auprès des services postaux.
Gestion logistique et administrative des services généraux :
Suivre les badges d’accès et tenir un registre nominatif à jour.
Gérer les fournitures de bureau dans le respect des procédures du groupe.
Organiser les interventions de maintenance sur le site et superviser les prestataires (poste, ménage, maintenance, etc.).
Apporter un support logistique ponctuel lors des événements internes (ex. : réunions de direction).
Appui administratif :
Réaliser diverses tâches administratives (impressions, rédaction de courriers, comptes rendus, etc.).
Apporter un appui ponctuel aux services RH, comptabilité, et secrétariat général.
Les "petits plus" qui font la différence
Univi Formation - organisme de formation en interne
Reprise d'ancienneté
Chèques vacances
Formation
Tickets restaurant
Prise en charge des transports
Mutuelle
Prévoyance
4 Avantages
4 Avantages
Quel est le profil idéal ?
Vous êtes titulaire d’un Bac à Bac+2 en gestion immobilière, administration de biens ou gestion de parc immobilier, idéalement avec une expérience dans un environnement multi-sites. Vous disposez d’une maîtrise avancée des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel) et d’excellentes compétences en communication écrite et orale.
Rigoureux(se), organisé(e) et polyvalent(e), vous savez gérer vos priorités avec efficacité tout en faisant preuve d’esprit d’équipe et d’autonomie. Votre sens du service, votre réactivité face aux imprévus et vos connaissances en gestion locative et travaux sont des atouts essentiels pour ce poste. Une familiarité avec les marchés publics et les appels d’offres serait un plus appréciable.
Expérimenté (2 à 5 ans)
Bac à Bac+2 en administration, secrétariat ou gestion immobilière
Quelques mots pour nous présenter
UNIVI - Siège Lille
UNIVI est un groupe associatif paritaire constitué en 2019 par les Institutions de Retraite Complémentaire affiliées à la Fédération AGIRC-ARRCO.
Avec un réseau de 89 établissements et plus de 4000 collaborateurs, UNIVI accueille, héberge et soigne des personnes fragilisées par l’âge, la maladie ou le handicap au sein de ses Hôpitaux Gériatriques, Résidences Autonomie, Résidences Services, EHPAD et Foyers d’Hébergement et de Services pour personnes handicapées.
Le processus de recrutement
1° Étape
1er échange téléphonique avec service Développement RH
2° Étape
1er entretien métier avec le manager
3° Étape
2nd entretien avec le service Développement RH
4° Étape
En cas de validation des parties, proposition d’embauche
Informations pratiques
Parking
Non
Accessibilité
7min à pied de l’arrêt de métro République Beaux-Arts
Accessibilité : aux pieds de la gare Lille Flandres.
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