Institut Catholique de Lille

Assistant administratif

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il y a 2 semaines 35 candidats

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Un poste d’assistant administratif en CDD est ouvert à l’école européenne de sciences politiques et sociales, dans le cadre d’un surcroit d’activités. Temps plein, 4 mois. Prise de fonction : janvier 2025.

Missions

Accueil du public

  • Accueillir, renseigner et orienter des personnes (étudiants, candidats, fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants)
  • Informer les étudiants sur le suivi de leur situation à ESPOL, les accompagner dans leurs démarches
  • Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d’un enseignant, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié
  • Recevoir les étudiants et les enseignants pour toutes questions générales relatives à leurs études (absences, choix d’option, groupes de TD, problème particulier, etc.) et missions, avec le souci de répondre aux mieux à leurs questions et de les aider à résoudre les problèmes.
  • Orienter les étudiants et enseignants vers le bon interlocuteur, notamment en cas de cas particulier.

Gestion administrative

  • Assister les différents pôles administratifs d’ESPOL dans la gestion de certains documents (courriers d’admission, attestations, justificatifs d’absence, émargements, conventions/rapports de stage, diplômes, demande de tutorat, classement, archivages, etc.)
  • Aider à la gestion des copies, à la relecture des notes le cas échéant
  • Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent.
  • Collaborer avec la responsable des études lors de l’organisation des examens, jurys et le contrôle continu : planification, édition des listes d’étudiants, réservation de salles et matériels, remise des copies, encodage des notes, etc.
  • Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants (réunion de consultation de copies, évaluation des enseignements etc.) :
  • Assurer un soutien à l’organisation d’évènements organisés au sein de l’entité (remises de diplômes, portes ouvertes etc.).

Profil Recherché

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

  • Diplôme de bac +2 minimum, dans le domaine de la gestion et de l’administration ou expérience professionnelle équivalente
  • Bonne pratique de la langue anglaise
  • Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Avoir le sens du relationnel et de la communication, être organisé et rigoureux, être disponible et avoir le sens du service, être force de proposition.
  • Adaptabilité, polyvalence, goût pour le travail d’équipe.

  • Niveau hiérarchique

    Premier emploi

  • Type d’emploi

    Contrat

  • Fonction

    Administration

  • Secteurs

    Enseignement supérieur

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