Assistant(e) de gestion

Intitulé du poste : Assistante de Gestion 

Service : Administration / Gestion 

Lieu : Attiches (59)] 

Supérieur hiérarchique : Responsable Administration / Directeur Général

Missions principales :

L'Assistante de Gestion est en charge de la gestion administrative et financière de l'entreprise. Elle intervient principalement dans les domaines des ressources humaines, de la comptabilité légère, de la gestion documentaire et de la mise en place des procédures internes. Elle doit garantir le bon déroulement des tâches administratives tout en contribuant à l’optimisation des processus de gestion au sein de l’entreprise.

Responsabilités :

Gestion des Ressources Humaines :

  Suivi du pointage des employés (présences, absences, heures supplémentaires, etc.) ;

  Gestion des congés : gestion des demandes et suivi des soldes de congés payés ;

  Gestion des formations : suivi des demandes de formation, inscription et mise à jour des dossiers ;

  Suivi administratif des salariés : mise à jour des informations personnelles et professionnelles des collaborateurs ;

  Préparation des documents relatifs à la paie (si nécessaire en collaboration avec le comptable ou le service RH).

Gestion globale de l’entreprise :

Accueil standard téléphonique de l’entreprise

Gestion des contrats d’assurances (suivi, renouvellement, paiements etc …)

Gestion des contrats de publicités locales

Gestion des commandes bureautiques

Suivi du Document Unique :

  Suivi des actions correctives et planification des formations à la sécurité.

Rédaction de contrats et documents légaux :

  Rédaction de contrats types (sous-traitance, freelance, etc.) ;

  Rédaction des PV de réception et gestion de ces derniers pour transmettre au chargé d’affaire

  Préparation des documents administratifs relatifs aux salariés et aux prestataires externes (attestations, courriers, etc.).

Gestion Comptable Légère :

  Pointage des factures et suivi des paiements ;

  Classement et archivage des factures et autres documents comptables ;

  Suivi des encaissements et des décaissements ;

  Collaboration avec le comptable pour la préparation des bilans et des déclarations fiscales.

Compétences requises

-Compétences administratives :

 Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, etc.) ;

 Bonne gestion du temps et des priorités ;

 Connaissances en gestion documentaire et archivage ;

 Connaissances des règles de gestion des ressources humaines (pointage, congés, formation, etc.).

-Compétences comptables et financières :

 Connaissance de base de la comptabilité (pointage des factures, gestion des paiements, suivi des dépenses) ;

 Rigueur et sens de l'organisation pour le traitement des factures et documents financiers.

- Compétences en gestion RH :

 Connaissances des processus de gestion des congés, des formations et des absences ;

 Sens de l’écoute et capacité à gérer les relations interpersonnelles avec les employés.

- Compétences en rédaction :

 Capacité à rédiger des contrats de travail, des documents légaux et des plans de sécurité.

- Qualités personnelles :

 Rigueur et discrétion ;

 Autonomie, pro-activité et esprit d’initiative ;

 Bonne communication et esprit d’équipe.

Profil recherché :

Formation : Bac + 2 avec spécialité en gestion, administration, comptabilité, ressources humaines ou équivalent.

Expérience : Une première expérience dans un poste similaire est souhaitée (stage inclus).

Langues : Une bonne maîtrise de la langue française, à l’écrit comme à l’oral.

Conditions de travail :

Type de contrat : CDI

Rémunération : Selon expérience et profil

Horaires : Temps plein

Avantages : Mutuelle entreprise