Chef.fe de projet Grands évènements et animation vie de campus - Direction de la vie étudiante

A propos

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.

Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.

Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.

Votre mission

Sous la responsabilité de la directrice-ajointe en charge de l'accompagnement collectif, le/la chef.fe de projet Grands évènements et animation Vie de campus conçoit, planifie et met en œuvre les grands événements coordonnés par la Direction Vie étudiante (Jivé, Réveillons, MixCité, Summerbreak), ainsi que tout projet qui contribue à l'animation de la vie de campus en lien avec les structures de cette même direction (maison des étudiant.es, bureaux Vie étudiante et handicap, tiers-lieux, épiceries solidaires), et selon les projets avec les autres directions et services de l'Université. Iel est le chef d'orchestre de l'événement et veille à sa réussite et à l'atteinte des objectifs. Iel accompagne également la direction dans le déploiement et le développement de la vie associative étudiante sur les campus. A ce titre, iel contribue à l'organisation et au suivi des commissions FSDIE projets.

Activités

Concevoir, planifier les grands événements coordonnés par la DVE :

Définir plusieurs options stratégiques, projeter leurs conséquences

Définir un cahier des charges qui regroupe tous les aspects logistique, technique, gestion du personnel...

Dimensionner la capacité d'accueil et anticiper les caractéristiques de l'événement (flux de personnes, planning etc.)

Coordonner les prestations

Piloter les opérations des acteurs de l'événement ou chantier

Vérifier que les règles de sécurité soient respectés par les équipes techniques

Accompagner La Direction Dans Le Déploiement Et Le Développement De La Vie Associative Étudiante Sur Les Campus, Ainsi Que Dans L'organisation Et Le Suivi Des Commissions FSDIE Projets

Animation et coordination de la commission FSDIE projets

Organisation du séminaire de formation des associations étudiantes

Animation des réseaux associatifs

De Manière Transversale

Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter

Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs

Établir et proposer un budget, contrôler son exécution.

Faire le suivi des dépenses

Contrôler l'application des règles et procédures administratives, juridiques (préparation et instruction des contrats et conventions) et financières (marchés publics)

Mettre en place des actions de communication en lien avec les équipes communication pour assurer la promotion des événements

Encadrer une équipe

Assurer une veille

Assurer , contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité des activités

Le profil idéal

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel

Méthodologie de conduite de projet

Connaissances budgétaires générales

Objectifs et projets de l'établissement

Techniques de management

Gestion des groupes et des conflits

Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique

Environnement professionnel

Finances publiques

Techniques d'achat

Techniques de communication

Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire opérationnels

• Conduite de projet événementiel
• Connaissances sur la règlementation liée à l'accueil du public
• Compétences en matière de formation (participation au plan de formation des associations étudiantes)
• Compétences en animation de réseaux sociaux
• Capacité à mobiliser et fédérer différents publics (institutionnels, étudiants, associations locales)
• Animation de groupes de travail et capacité à travailler en mode projets transversaux et multipartenariaux
• Capacité à prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
• Élaboration des éléments de langage
• Conception de tableaux de bord
  
  

Savoir-faire comportementaux

• Rigueur, fiabilité, réactivité
• Forte polyvalence et capacité d'adaptation
• Esprit d'initiative, créativité et autonomie
• Fortes qualités relationnelles : dynamisme, sens de l'écoute, capacité de médiation
• Esprit d'équipe
• Résistance au stress
• Capacités rédactionnelles indéniables
• Rigueur et sens du service public / intérêt collectif
  
  

Domaine de formation

De formation bac +3 minimum dans les métiers de l'événementiel et/ou de l'ingénierie de projets. Une expérience préalable dans les domaines de l'événementiel serait un réel atout.

Conditions particulières d’exercice

Périodes de forte activité précédant et pendant les événements. Le.la chef.fe de projet Grands évènements et animation vie de campus doit souvent travailler en dehors des heures normales de bureau, y compris les soirées et les week-ends.