Gestionnaire administratif·ve des recrutements Biatss

A propos

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.

Votre mission

Sous la responsabilité hiérarchique du chef de service et en lien fonctionnel avec les deux chefs de bureau, le/la gestionnaire administratif·ve des recrutements BIATSS collabore étroitement avec une équipe de quatre gestionnaires de recrutement. Il/elle joue un rôle clé dans la participation et la fiabilisation des processus administratifs liés aux recrutements et à la mobilité des agents.

Activités principales

• Assurer un soutien administratif à l'ensemble de l'équipe, en pilotant les différentes étapes de la gestion des recrutements et des mobilités, de l'instruction des demandes à la constitution des dossiers administratifs.
• Contribuer activement à l'organisation et à la gestion des concours ITRF 2025, en participant à l'étude de recevabilité des candidatures, à la logistique des épreuves, ainsi qu'à la surveillance et à l'accueil des candidats.
• Garantir la fiabilisation et la mise à jour continue des données dans les tableaux de suivi des entrées et sorties des agents, en assurant une transmission claire et rapide des informations aux parties prenantes.
  
  

Gestion administrative des recrutements et de la mobilité

• Réceptionner et vérifier la complétude des demandes, analyser les besoins exprimés et préparer leur présentation en commission d'arbitrage.
• Consulter les services de gestion, la DEST et le service financier pour obtenir des informations nécessaire à la validation des recrutements
• Assurer le retour des décisions prises aux demandeurs, en veillant à la transmission claire et précise des informations, dans des délais optimaux afin de faciliter le lancement du processus de recrutement
• Organiser la saisie et la mise à jour des données dans les tableaux de suivi, en s'assurant de leur exhaustivité.
• Gérer les demandes d'extraits de casier judiciaire et rassembler les documents nécessaires pour la prise en charge des candidats par les services de gestion.
• Rédiger et transmettre les courriers d'affectation, en garantissant le respect des délais et la conformité des informations transmises.
• Réaliser le suivi des affectations temporaires : Mettre à jour régulièrement les tableaux de suivi des affectations temporaires, identifier les échéances à risque et alerter les parties prenantes en amont. Rédiger et diffuser les courriers d'affectation auprès des gestionnaires et des candidats, tout en assurant la traçabilité des communications.
  
  

Organisation et gestion des concours ITRF 2025 et des recrutements spécifiques

• Examiner les dossiers de candidature pour vérifier leur conformité aux critères requis
• Élaborer les convocations des candidats, veiller à leur transmission dans les délais impartis et gérer les réponses.
• Planifier et gérer les commandes de fournitures nécessaires pour les concours, en assurant la disponibilité des équipements et du matériel.
• Assurer l'installation des salles, réaliser le fléchage, gérer l'émargement des candidats, et organiser la répartition des dossiers pour les jurys.
• Assurer une présence active lors des épreuves, veiller au bon déroulement des sessions, et gérer les imprévus.
• Accueillir les membres des jurys et les candidats, en garantissant une expérience fluide et professionnelle pour tous les participants.
  
  

Le profil idéal

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel

• Connaissances générales sur le fonctionnement et de l'organisation des établissements d'enseignement supérieur
• Connaissances des métiers exercés à l'Université
• Connaissances générales du domaine de la gestion des ressources humaines
• Bonne compréhension des enjeux spécifiques des recrutements dans le contexte universitaire
  
  

Savoir-faire opérationnels

• Capacité à instruire et analyser des demandes, en identifiant les besoins et en vérifiant la conformité des documents
• Aptitude à rédiger des courriers administratifs et à préparer des documents officiels (convocations, décisions d'affectation)
• Savoir interagir avec différents services pour collecter les informations et résoudre les questions administratives
• Capacité à transmettre des informations de manière claire, synthétique et adaptée aux interlocuteurs
• Aptitude à gérer simultanément plusieurs tâches et à prioriser les actions en fonction des échéances.
• Maîtriser les logiciels bureautiques Word et Excel; et savoir s'adapter à des nouveaux outils informatique
• Respecter les procédures
• Savoir rendre compte de son activité
  
  

Savoir-faire comportementaux

• Faire preuve de dynamisme, réactivité et discrétion
• Capacité à réagir rapidement aux demandes urgentes et aux changements de situation, en ajustant les priorités.
• Souci du détail et rigueur dans la vérification des documents et des informations transmises.
• Fiabilité dans le respect des délais et des procédures
• Capacité à communiquer de manière claire et courtoise avec les différents interlocuteurs, même en cas de situation complexe ou
• Savoir travailler en équipe et au contact avec du public
  
  

Domaines de formation et expériences souhaitables

Secrétariat Assistanat

Conditions particulières d'exercice

• Port de charge régulier pour assurer la logistique des concours