Université de Lille

Secrétaire administrative et médicale

Université de Lille Lille
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A propos

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.

Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.

Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.

Votre mission

  • Accueil des agents : physique et téléphonique pour les Rdv avec les médecins, infirmières, ergonome et psychologues
  • Accueil et orientation des visiteurs
  • Gestion de la boite mails générique entrante du pôle secrétariat
  • Organisation et planification du planning des médecins
  • Organisation et planification du planning des Infirmières (VIP)
  • Planification des rendez-vous des psychologues
  • Planification des convocations des agents à leur visite médicale et aux examens complémentaires
  • Création du Dossier Médical numérique de l’agent (DMST) logiciel et mise à jour à chaque visite ou changement de situation
  • Assurer la numérisation des DMST papier en prévision des VM + VIP
  • Mise à jour des tableaux de suivi (établissements conventionnés + SIA / SIR)
  • Gestion des courriers et courriels entrants et sortants, photocopies
  • Gestion et traitement des informations écrites (courrier, messagerie) à l’arrivée et au départ
  • Interaction avec les différents services de l’Université, diffusion et réception d’informations
  • Participation à des actions de prévention : campagne contre la grippe, semaine de l’audition…
  • Déplacements réguliers et/ou occasionnels sur les différents sites CS et PDB
  • Prise en charge d’une thématique, ex : factures (activité annexe par les secrétaires) bons de commandes…
  • Prise de rdv pour des examens complémentaires auprès des professionnels extérieurs de santé - activité exceptionnelle
  • Gestion des besoins matériels du site de rattachement
  • Participation à la réalisation d’examens médicaux complémentaires (test vision) – Appui aux infirmières

Le profil idéal

  • Connaissance de l’Université et de son fonctionnement
  • Connaissance des techniques de gestion administrative
  • Connaissance de l’organisation et des activités du Service Santé au Travail
  • Maitriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative
  • Maitriser les outils de gestion, assister les personnels de l’équipe
  • Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
  • Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire
  • Planifier les activités et les échéances
  • Organiser le classement et la conservation des documents et informations traitées
  • Maitriser les techniques de communication
  • Communication : capacité d’écoute et de dialogue
  • Savoir adapter son discours à son interlocuteur
  • Etre réactif et savoir s’adapter aux évolutions organisationnelles et réglementaires
  • Savoir gérer les priorités / travailler avec anticipation
  • Capacité de synthèse
  • Rigueur
  • Esprit d’équipe
  • Esprit d’initiatives et d’autonomie
  • Discrétion et sens de la confidentialité

  • Niveau hiérarchique

    Premier emploi

  • Type d’emploi

    Temps plein

  • Fonction

    Administration

  • Secteurs

    Enseignement supérieur

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