Secrétaire de Direction

Description du Contexte / Environnement du poste

Un poste de Secrétaire de Direction

Pour la Direction des Ressources Humaines et des Relations Sociales

Poste à pourvoir à partir du 10 janvier 2025 sur le siège social de l’EPSM Lille-Métropole à Armentières au sein de la Direction des Ressources Humaines et des Relations Sociales

L’EPSM Lille Métropole, établissement spécialisé en psychiatrie, couvre 9 secteurs de psychiatrie générale et 1 intersecteur de psychiatrie infanto-juvénile.

Implantation De L’établissement Sur Le Territoire

• Unités d’hospitalisation situées à Armentières, Tourcoing, Seclin et Lille (CHU-Fontan II).
• Près de 70 structures ambulatoires (CMP, CATTP, équipes mobiles…) implantées sur les secteurs.
• Maison d’accueil spécialisé (120 places, dont 10 d’accueil de jour) sur le site d’Armentières.
• Établissement support du GHT Psychiatrie Nord-Pas-de-Calais.
• Nombreuses coopérations avec les partenaires sanitaires, sociaux et médico-sociaux du territoire.
  
  

Au 1er janvier 2024, l’EPSM Lille Métropole comptait 1 700 agents non-médicaux et d’une centaine de médecins et internes.

Le service des Ressources Humaines est composé d’une équipe pluridisciplinaire de 20 professionnels chargés du suivi administratif des agents non-médicaux de l’établissement (recrutement, carrière, rémunération, formation, absentéisme, qualité de vie au travail…) dans le respect de la réglementation régissant la fonction publique hospitalière.

Missions générales

Objectifs de la structure : Etre à l’écoute et répondre à l’attente des directions fonctionnelles et des professionnels

• Accueil physique,
• Réception et ventilation du courrier,
• Tenue de l’agenda du Directeur des ressources humaines,
• Filtrage des appels téléphoniques et prise de messages
• Traitement et mise en forme de documents, courriers, attestations
• Reproduction de documents,
• Classement et archivage des documents (courriers, notes, rapports),
• Préparation des instances : Comité Social d’Etablissement ; Formation Spécialisée en matière de Santé de Sécurité et de Conditions de Travail (réservation de la salle, convocations, préparation de l’ordre du jour, prise de notes et rédactions des procès-verbaux).
• Participation à diverses réunions (prise de notes et rédaction des relevés de conclusions),
• Tâches transversales au sein de la DRHRS,
• Etablissement des dossiers de recrutement pendant l’absence de la gestionnaire en charge du recrutement.
  
  

Caractéristiques particulières du poste

Formations, pré-requis, expérience confirmée, qualités professionnelles

• Sens du travail en commun,
• Contact avec le public,
• Disponibilité,
• Discrétion,
• Rigueur,
• Sens de l’organisation,
• Qualités rédactionnelles.
  
  

Responsables fonctionnels / Liens privilégiés

• Hiérarchiques : concernent les relations d’autorité
• Le Directeur des Ressources Humaines et des Relations Sociales
• L’encadrement de proximité de la Direction des Ressources Humaines et des Relations Sociales
• Fonctionnelles : concernent les relations liées aux activités exercées
• Les Directions Fonctionnelles
  
  

Compétences attendues et souhaitées

• Organiser et prioriser les activités du secrétariat,
• Utiliser les outils bureautiques,
• Renseigner les interlocuteurs,
• Filtrer et orienter les appels téléphoniques,
• Travailler en équipe.
  
  

Outils Propres à L’établissement

• Word
• Excel
• Outlook
• Intranet
• Ennov
• Référence