Techicien-ne en gestion administrative

A propos

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.

Votre mission

Missions

Placée sous la responsabilité de la directrice administrative, le/la secrétaire-gestionnaire contribue à la gestion administrative et financière de l'Unité INFINITE.

Activités principales et associées

• Établir les commandes, les réceptionner, assurer la transmission au destinataire et le suivi avec les fournisseurs
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les
  
  

procédures dédiées

• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratif, financier et/ou
  
  

ressources humaines

• Organiser les missions et déplacements : ordre de mission, réservation de titres de transport et des hôtels, gestion
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité de l'Unité, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques
  
  

CDD de 2ans poste ouvert aux contractuels

Le profil idéal

Domaine de connaissances

• Organisation et fonctionnement d'une unité de recherche
• Organisation et activités des tutelles de laboratoires mixtes de recherche scientifique
• Procédures administratives des organismes publics
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention
• Statuts des EPST et des établissements d'enseignement supérieur
• Techniques de secrétariat et de gestion administrative
• Notions de base en gestion budgétaire et comptable
• bonne capacité rédactionnelle en français
• Comprendre, s’exprimer et lire en anglais : niveau A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
  
  

Savoir faire opérationnels

• Savoir planifier et hiérarchiser les tâches selon les contraintes et les échéances
• Maîtriser les logiciels de bureautique : Word, Excel, PowerPoint
• Utiliser les logiciels de gestion financière (Safir et Sifac) et les outils de réservation (transports, hôtels)
• Savoir communiquer avec les interlocuteurs internes et externes
• Savoir rendre compte
• Mettre en oeuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
  
  

Savoir faire comportementaux

• Excellentes qualités relationnelles
• Rigueur, sens de l’organisation et des priorités, fiabilité
• Autonomie, polyvalence, réactivité, disponibilité
• Discrétion, respect de la confidentialité
  
  

Conditions Particulières D'exercice

• Multiplicité des interlocuteurs et des logiciels |
• Polyvalence, disponibilité, adaptabilité |
• Adaptation aux contraintes de la recherche et aux exigences des financeurs en matière d'utilisation des crédits |
• Flexibilité possible des horaires de travail selon évènements
  
  

Domaines de formation souhaités

• bac +2
• expérience de gestion et pilotage en laboratoire de recherche multi-tutelles