À l’écrit aussi, savoir être impactant

En communication, tout est affaire d’impact. Au sens propre, l’impact est une « collision » ; au sens figuré, l’impact est « l’effet produit » – selon le dictionnaire Le Robert. L’impact en communication suppose donc qu’après une prise de parole, une intervention, un discours, il se produise quelque chose : une prise de conscience, une décision, un vote. De la même manière, les écrits professionnels – mails, documents de synthèse, rapports – sont supposés produire des effets concrets sur ceux qui les lisent. Ceux-là vont faire, faire autrement, faire plus vite, faire mieux…. Bref, une communication impactante produit du passage à l’acte !

Or, que constate-t-on en communication écrite – si on reste, exceptionnellement, sur ce point ? Combien de mails non lus parce que trop longs et/ou trop embrouillés ? Et, de ce fait, combien de décisions reportées ou jamais prises, combien de lenteurs ? Et, de ce fait encore, combien de manque à gagner et aussi, combien de frustrations et donc de mal-être, voire d’agressivité, au sein des équipes, dans une entreprise ?

La communication : un levier d’action

La communication est donc un levier d’action et c’est bien ainsi qu’il convient de l’envisager. Aujourd’hui plus qu’hier et « bien moins que demain » selon la formule consacrée. En effet, le monde change, les outils technologiques permettent de communiquer plus et plus vite, ce qui oblige le lecteur à faire le tri dans tous les textes et documents qu’il reçoit. Aujourd’hui on compte en CTR – taux de clics –- et on parle d’« économie de l’attention » : en effet, si le lecteur n’est pas là, inutile de perdre du temps – et donc de l’argent – à lui écrire… C’est vrai pour l’écriture digitale – site web, newsletters, posts – et c’est aussi vrai pour les mails, les documents partagés et tout autre type d’écrits.

À l’écrit comme à l’oral, les mêmes techniques pour être impactant

Le public fonctionne de la même manière à l’écrit qu’à l’oral. Il veut du court, du clair, du concret. Ou alors, on se trouve dans le registre de la littérature ou du spectacle et, de ce fait, les ressorts sont différents. Mais dans le quotidien de l’entreprise, des associations, ou du monde politique, il s’agit avant tout de se faire comprendre d’un public dont on attend un résultat concret après lecture.

Je vous propose donc 10 + 1 règles simples pour améliorer l’écriture des mails – ou de tout autre document – pour gagner en impact auprès du lecteur :

• Écrire au bon moment, sur le bon sujet, de la bonne longueur ;
• Faire court : la plupart du temps, dans un mail, quelques phrases suffisent ;
• Adresser un seul sujet / message à la fois ;
• Faire en sorte que le lecteur puisse avoir la vue sur l’ensemble du document / du mail au premier coup d’œil – donc faire court ;
• Commencer par le plus important ;
• Faire des phrases courtes : éviter les « qui », « que », « quoi », « afin que », « pour que » ;
• Conjuguer les verbes, de préférence à la 1ère personne – « je » singulier, ou « nous » pluriel ;
• Éviter les commentaires et écrire des éléments factuels. Par exemple : « je constate que vous arrivez en retard » plutôt que « j’en ai assez que vous arriviez en retard » ;
• Éviter les adjectifs qui alourdissent et mettent une dimension subjective dans le propos : écrire un « projet » plutôt qu’un « beau projet » ;
• Être rigoureux dans l’écriture : les aides à la vérification orthographique permettent d’écrire en bon français ;
• Éviter les points de suspension - … - ou les « etc. » qui supposent que l’auditoire comprend les sous-entendus. Or on n’est jamais certain de ce que l’autre comprend.

Ces règles d’écriture peuvent se coupler à des règles de bon usage des boîtes mail qui sont un sujet complémentaire. Je n’aborde pas non plus les règles de politesse élémentaire que je laisse au bon soin de tout un chacun.

Les règles d’écriture listées ici sont applicables également à l’oral. Ce sont elles que j’ai rassemblées dans la Méthode du Losange qui est une méthode de construction narrative. Commencer par les appliquer à l’écrit permet plus facilement de s’autocorriger et de prendre des bons réflexes, applicables ensuite lors des interventions orales.

Pour vous entraîner, vous pouvez relire le dernier mail que vous avez envoyé et vérifier que vous appliquez bien tout ou partie de mes bonnes recommandations !

Et si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez me joindre ici pour un rendez-vous avec moi sur les enjeux de vos communications écrites et/ou orales.