5 conseils pour une relation comptable externalisée réussie

Une relation externalisée réussie

Lorsque l'on envisage le passage d'une comptabilité interne à une comptabilité virtuelle, des questions et des hésitations se posent naturellement.

Comment cette relation fonctionnera-t-elle ? Sera-t-elle aussi facile et rentable que si l'on disposait d'un personnel comptable en interne ? Quels sont les risques ? Comment allons-nous communiquer efficacement ?

Pour les chefs d'entreprise, la gestion quotidienne des tâches comptables peut parfois sembler décourageante.

Créer une relation de confiance avec un comptable externe

Les assistants comptables sont chargés de saisir les données dans les livres comptables et de tenir les registres à jour. Il s'agit de suivre toutes les recettes et les dépenses, de payer les factures, de facturer, de suivre la paie, etc. Alors comment être sûr d'obtenir l'expertise dont vous avez besoin d'un assistant comptable externe ?

Les services comptables externalisés sont généralement des experts qui suivent une formation continue en comptabilité et en tenue de livres, ainsi que sur les dernières technologies. Cela devrait vous apporter la tranquillité d'esprit de savoir qu'une équipe externalisée possède les connaissances et les compétences nécessaires pour travailler avec succès sur les finances de votre entreprise.

Pour conserver cette tranquillité d'esprit, vous devez cependant vous assurer de partir du bon pied avec votre assistant comptable virtuel.

Voici cinq conseils pour y parvenir :

1. Exprimez clairement vos besoins

Au cours du processus d’intégration, il est important d'être clair avec votre assistant comptable externe sur les informations dont vous avez besoin pour vous aider à prendre des décisions plus éclairées.

Vous devez également être aussi sincère et transparent que possible sur l'état actuel de vos livres comptables ou, si vous ne le savez pas, adressez-vous à quelqu'un qui le sait. Ce processus initial d'intégration doit vous donner un bon aperçu de ce que vous espérez tirer de l'externalisation de votre comptabilité, ainsi que de l'état et des processus actuels de vos finances.

L'objectif du processus d'intégration est de déterminer clairement où vous en êtes et ce qu'il faudra faire pour vous amener là où vous devez être. Votre Expert-comptable peut également jouer le rôle de conseil dans les tâches à mettre en œuvre pour atteindre ces objectifs.

Pour avoir une idée de la manière dont l'intégration fonctionne avec un partenaire de comptabilité externalisé, consultez notre processus en 5 étapes à titre d'exemple.

2. Définir les responsabilités, la communication et les contrôles

En fonction de la taille et du cycle de vie d'une entreprise, il existe de multiples options pour gérer les opérations financières de l'entreprise. Il existe différents rôles, tant internes qu'externes, qui peuvent aider à la gestion quotidienne ainsi qu'aux fonctions de rapport et de conseil stratégique.

La manière dont vous structurerez les opérations financières dépendra de vos objectifs, des ressources dont vous disposez, des personnes qui font déjà partie de votre personnel et de leur expertise.

Quand avez-vous besoin d'un comptable, d'un contrôleur de gestion ou d'un directeur financier ? - Bien que chacun d'eux joue un rôle très important dans la gestion financière d'une entreprise, la responsabilité réelle de chaque rôle varie beaucoup d'un titre à l'autre.

Une fois que vous avez examiné l'étendue de votre contrat d'externalisation comptable, vous devez savoir quels seront les rôles et les responsabilités pour garantir l'efficacité.

L’assistant comptable, ou l'équipe comptable, a-t-il un accès à tous vos comptes afin de rapprocher vos transactions d’achats et de ventes ? Avez-vous besoin de saisir des données auxquelles il n'a pas accès ? De plus, préférez-vous communiquer principalement par email, ou utilisez-vous un autre service tel que Zoom ou Skype ?

Définir tout cela dès le départ éliminera tout malentendu et permettra de garder des attentes claires entre vous et l’assistant comptable, ce qui constitue une base solide.

3. Faciliter le transfert d'informations

L'envoi d'informations comptables et/ou fiscales sensibles par email comporte des risques. C'est pourquoi vous avez besoin d'un canal sécurisé pour gérer les documents. La mise en place d’une solution de gestion comptable en ligne vous assurera un contrôle complet des accès et une mise à jour en temps réelle de votre situation financière.

• Restez organisé en joignant des factures/reçus scannés, des devis, des fichiers Excel et d'autres documents sur vos transactions.
• Économisez de l'espace de stockage et gagnez en sécurité en stockant et en ligne, en toute sécurité, vos fichiers et documents.
• Gagnez du temps en recherchant des fichiers ou des pièces jointes pour vous et votre expert-comptable.
• Accédez facilement à vos documents joints à tout moment et partagez-les en toute sécurité avec n'importe qui.

4. Restez en phase avec vos finances

Si votre assistant comptable vous prend beaucoup de temps et vous décharge d'un poids considérable, cela ne signifie pas pour autant que vous devez cesser de prêter attention à ce qui se passe et vous attendre à ce que des miracles se produisent. N'oubliez pas d'examiner vos rapports financiers pour rester au courant des performances de l'entreprise, et vous aurez ainsi un véritable aperçu des spécificités de vos opérations.

Votre entreprise a besoin de rapports financiers pour se mettre en conformité, pour s'assurer de votre croissance et pour éviter les problèmes de trésorerie. Vous avez également besoin de rapports de gestion afin de prendre de meilleures décisions d'entreprise, étayées par des données solides.

Au lieu d'une évaluation globale de l'entreprise, le rapport de gestion se concentre sur des segments de l'entreprise. En segmentant, vous pouvez entrer dans les détails et analyser les moteurs de votre entreprise.

5. Obtenir des informations stratégiques

La comptabilité s'est révélée être un outil stratégique nécessaire à la croissance des entreprises. Les équipes d’un service comptable externalisé sont à l'origine de cette idée. La comptabilité fournit des renseignements financiers, et grâce aux connaissances et à l'expertise d'un Expert-comptable, vous avez le pouvoir de prendre des décisions commerciales fondées sur des données.

Par exemple, grâce à l'intelligence financière, vous disposez de données qui vous aident à comprendre ce que vous pourriez faire pour améliorer votre trésorerie, ou à déterminer plus facilement vos points faibles en matière de dépenses.

Vous pourriez découvrir des moyens d'améliorer la rentabilité pour le prochain exercice financier, ou voir où vous avez des clients qui pourraient causer des difficultés financières.

L'externalisation allège le fardeau

L'externalisation comptable s'est généralisée dans les entreprises et, grâce aux progrès technologiques, elle peut devenir plus efficace et plus rentable. En fait, une enquête de Deloitte de janvier 2016 indique que 78 % des personnes interrogées ont une opinion positive de leur relation avec l'externalisation.

L'externalisation de votre comptabilité et de votre tenue de livres présente de nombreux avantages, et l'établissement d'une relation avec votre comptable virtuel commence par la compréhension de ce qui l'aidera à fonctionner avec succès. 

Comment nous procédons chez eXternalisons.com

Nous vous sortirons de toutes les charges comptabilité à faibles valeurs ajoutées et nous vous redonnerons le temps nécessaire à la croissance de votre entreprise. Bien que nous fassions bien plus que l'essentiel, le cœur de nos services est une comptabilité solide et fiable qui maintient votre entreprise sur la bonne voie.

Nous nous occupons de tout : saisie des factures fournisseurs, paiement des factures, envoi des factures clients, enregistrement des salaires, établissement des rapports de TVA et règlements en matière d'impôts pour rester dans les bonnes grâces du gouvernement.

Vous aurez l'assurance que votre comptabilité soit gérée par une équipe dévouée, composée de comptables, assistants comptables et secrétaires administratives. Vous pouvez cesser de vous inquiéter de la gestion du personnel : maladie, formation, congé ou du paiement de l'assurance maladie et des charges sociales. Vous réduirez votre risque de fraude grâce à la séparation des tâches et à la surveillance de votre comptabilité par plusieurs personnes.

Note importante : L’externalisation de la comptabilité ne remplace pas votre Expert-comptable. eXternalisons travaille en collaboration avec votre Expert-comptable pour traiter toutes les tâches administratives; votre Expert-comptable vous apporte une grande valeur ajoutée dans la vision financière et contrôle vos comptes comptables pour établir le Compte de résultat et le Bilan.