Accélérer la transformation numérique : Implémentation des suites de productivité

Bienvenue à la troisième partie de la série d’articles liés l’accélération de la transformation digitale, où j’ai expliqué la façon dont les entreprises peuvent rapidement se mettre en forme afin de résister à toute tempête.

Dans les deux premières parties, j'avais parlé de l'importance de mettre en place un plan de sauvegarde et de continuité des activités et de s'assurer que sa politique de sécurité du travail à distance est conforme aux normes nécessaires pour garantir la sécurité de ses données.

Cet article traitera la manière pour améliorer la performance de son personnel en mettant en œuvre une suite de productivité.

Je parlerais de ce qu'est une suite de productivité, pourquoi elles sont importantes pour l'efficacité de son personnel et comment elles peuvent donner la flexibilité opérationnelle pour répondre efficacement dans les moments difficiles.

Qu'est-ce qu'une suite de productivité ?

Une suite de productivité est un ensemble d'applications qui comprend des applications comme un traitement de texte, une application de présentation et une application pour créer des feuilles de calcul - ces trois applications sont généralement les piliers de toute suite de productivité.

La plupart des gens connaissent les deux plus grandes suites de productivité du marché ; Google G-Suite et Microsoft 365.

Bien sûr, la plupart utilisent Microsoft Word et Excel depuis des années maintenant - certains ont peut-être même une installation de Word 2003 sur l'un de leurs ordinateurs.

Ce qui définit une suite de productivité :

• Fonctionnement sur abonnement, ce qui signifie aucun achat unique
• Mise à jour automatique vers la dernière version, ce qui signifie que les utilisateurs n'auront jamais de logiciel obsolète
• Toutes les applications sont unifiées avec une seule interface cohérente
• Sauvegarde des données dans le cloud et offrir à chaque utilisateur une quantité de stockage allouée en ligne

Suites de productivité à la hausse

Alors que le début de la nouvelle décennie a été un défi monumental pour les entreprises, les suites de productivité sont des solutions qui ont connu une énorme augmentation d'intérêt.

G Suite a rajouté un million d'entreprises supplémentaires à sa base de clients, passant de 5 à 6 millions entre février et mars de cette année seulement.

Microsoft, quant à elle, devrait sortir de la pandémie du COVID-19 plus forte que prévu, et son application Teams - la réponse de Microsoft à Slack, est devenue l'application de communication d'entreprise la plus populaire au monde, en doublant ses utilisateurs actifs quotidiens, de 20 millions en novembre 2019 à 44 millions en mars 2020.

Pourquoi Microsoft et Google voient-ils une demande si accrue pour leurs suites de productivité ?

La réponse est assez simple : l'épidémie a provoqué un exode massif des espaces de bureau, et les travailleurs ont besoin d'une solution Cloud fiable qui comprend les applications dont ils ont besoin et leur permet de continuer à travailler à domicile comme s'ils n'étaient jamais partis.

Cependant, si vous pensez que les entreprises n'adoptent ces solutions qu'en raison des événements actuels ; détrompez-vous.

Les suites de productivité sont en augmentation depuis plusieurs années maintenant ; bien avant le début de la crise.

En fait, bon nombre des organisations qui ont attendu jusqu'à présent pour investir auraient probablement constaté qu'elles auraient investi dans tous les cas.

Comment une suite de productivité aide-t-elle une entreprise ?

C'est très bien de parler de la façon dont les autres entreprises réagissent en achetant des abonnements de la suite de productivité, mais ce qu’il faut vraiment savoir, c'est pourquoi les structures en ont besoin.

Il y a deux raisons principales pour lesquelles une entreprise devrait implémenter une suite de productivité : efficacité et collaboration.

Efficacité

Pour les organisations sans aucune suite de productivité, il est probable que leurs employés utiliseront des applications héritées pour effectuer leur travail.

Il n'y a rien de mal avec les applications héritées en elles-mêmes, mais elles ont une tendance bien documentée à former des silos de données dans les environnements commerciaux, ce qui entrave considérablement la productivité du personnel.

Un silo de données se produit lorsque les données sont détenues par une seule personne ou un seul service et sont inaccessibles par d'autres.

C'est un énorme problème pour une entreprise moderne, et quelque chose qui devrait être évitée à tout prix.

Les silos de données font perdre du temps, de l'argent et de l'efficacité.

Par exemple; une personne utilise un ancien système et souhaite transférer un fichier à une autre personne, elle essaie de lui envoyer un e-mail, mais la taille du fichier est trop grande - si elle opte pour le mettre sur une clé USB et à le transporter physiquement à la personne, alors c'est un énorme gaspillage de ressources en temps et en travail.

Si l’entreprise dispose d’une suite de productivité, comme Microsoft 365, toutes les données des applications associées peuvent être partagées avec n'importe qui dans l’entreprise en un instant, ce qui permet de faire beaucoup plus en une journée de travail.

Non seulement cela, les collaborateurs peuvent utiliser et accéder à ces applications sur n'importe quel appareil, qu’ils soient au bureau ou non, c’est particulièrement utile si l’entreprise a des travailleurs à distance.

Collaboration

La plupart des décideurs sauront à quel point la collaboration et la communication sont importantes au sein de leur entreprise.

L'un des aspects les plus importants de toute stratégie de transformation numérique consiste à éliminer les obstacles à la communication : les applications utilisées par les différents services doivent être unifiées pour éliminer ces obstacles.

Une communication transparente est un élément crucial pour réaliser cela.

Une suite de productivité ne consiste pas seulement à obtenir un abonnement à l'échelle de l'entreprise pour la dernière version d'Office ; les applications de communication qui rassemblent le personnel sont tout aussi importantes.

Comme je l'avais brièvement mentionné, l'application Microsoft Teams, par exemple, est montée en flèche depuis l'année dernière, propulsée principalement par des entreprises qui ont besoin d'une application de communication et de collaboration pour aider leurs employés.

Avec Teams, plusieurs fonctionnalités sont possibles, entre autres :

• Messages instantanés individuels et groupes
• Partage de fichiers
• Conférence vidéo et audio
• Enregistrement des appels

Les applications qui permettent aux utilisateurs de faire ces choses via une seule interface sont populaires pour une bonne raison, et les entreprises réclament de les installer.

Le terme utilisé pour ces types d'applications est Unified Communications-as-a-Service, ou UCaaS.

Les UCaaS ont été incroyablement populaires auprès des organisations au cours des dernières années, car elles tentent de réduire les inefficacités des communications et d'améliorer la collaboration au sein de leurs entreprises.

Elles sont également extrêmement utiles pour rassembler les travailleurs à distance, car elles leur permettent de conserver toutes leurs communications en un seul endroit, sans plus utiliser Facebook Messenger ou WhatsApp pour contacter des collègues.

L’application Microsoft Teams, en particulier, est recherchée en raison de son cryptage de bout en bout, que la plupart des autres plates-formes de communication n'ont pas, comme Slack ou Google Hangouts.

C’est désormais une plateforme de communication d'entreprise dédiée qui fonctionne sur tous les appareils, et a n’importe quel endroit.

Pour conclure

Les solutions basées sur le Cloud ont été une aubaine pour les entreprises au cours de la dernière moitié de la dernière décennie et au début de celle-ci.

Ces solutions se sont révélées très utiles pour la sécurité, la continuité des activités et d'autres aspects des opérations commerciales, et les suites de productivité font également partie de cette gamme.

L'utilisation d'une suite de productivité, comme Microsoft 365, offre les outils et la flexibilité nécessaires pour permettre au personnel de fonctionner à partir de son domicile comme s'il était au bureau.

Plus besoin de s'inquiéter s'ils ont accès à une application donnée et plus de soucis concernant le gaspillage sur de logiciels hérités installés sur un ordinateur.

Dans le cadre de cette crise, des conditions de travail et pour les défis à venir, une suite de productivité aidera considérablement à faciliter vos opérations.

Les suites de productivité sont un élément indispensable d'une entreprise moderne, permettant aux employés d'effectuer leur travail efficacement et donnant aux entreprises la flexibilité de réagir dans des situations difficiles, comme une augmentation du nombre de travailleurs opérant à distance.