Adopter une stratégie d’archivage

Etablir une stratégie de conservation de ses données, optimise votre production et votre budget. Mais, en premier lieu il faut redéfinir le terme d’Archive.

Une archive n’est pas une sauvegarde.

Une sauvegarde copie des données de manière régulière pour pouvoir les restaurer en cas de perte.

Une archive permet de conserver des données auxquelles on peut se référer.

Une archive est unique et n’est pas la copie de données actives. L’objectif de l’archivage est d’économiser de l’espace de stockage et de récupérer rapidement des informations.

Si aucun système d’archivage n’est utilisé, cela peut pénaliser une entreprise. Par exemple, des informations anciennes doivent légalement être fournies dans les 6 mois qui suivent une demande. Les entreprises qui utilisent leurs sauvegardes comme archivage se retrouvent dans une situation techniquement complexe, coûteuse et longue.

La sauvegarde restaure, l’archive récupère !

Afin de bien penser son système d’archivage nous utilisons, chez Ostin, une comparaison simple avec un espace de travail à l’ancienne, non connecté, datant de l’époque appelée : « ère du papier »

• Le bureau représente votre ordinateur de travail. Ce dernier comporte des données « jetables », il peut être nettoyé régulièrement. Vos données sont enregistrées sur le serveur, donc tout élément supprimé peut être restauré.
• L’armoire représente votre serveur de fichiers en réseau. Chaque collaborateur y accède pour modifier, enregistrer ou supprimer des éléments.
• Afin que chacun s’y retrouve, les dossiers sont classés dans une arborescence claire. Ce qui permet également d’attribuer des droits d’accès spécifiques. Ainsi les collaborateurs d’un service n’interfèrent pas dans des dossiers rattachés à d’autres services.
• La cave représente le NAS, serveur simplifié dédié (à l’origine) au stockage de fichiers.
• La cave, est l’endroit où atterrissent les dossiers vieux de plus de 2 ans. Ils y sont rangés dans la même arborescence définie dans l’armoire mais sont classés par années. Par sécurité, une copie de cette « cave » est réalisée 1 ou 2 fois / an.
• Souvent, les droits d’accès à cette cave sont confiés à un nombre très restreint de collaborateurs afin que cet espace reste dédié à la récupération.

Trier pour ne pas encombrer

Bien évidemment nous venons de présenter une stratégie d’archivage basique qui doit s’adapter à la structure de l’entreprise, ses besoins et son budget.

Cependant le travail en amont de tri reste essentiel. Stocker des données coute de l’argent et pour cela il est rentable de bien définir ce qui doit être archivé.

3 questions que les entreprises doivent se poser :

1. Que voulons-nous archiver ?
2. Avec quelle régularité voulons-nous archiver ?
3. Pendant combien de temps devons-nous conserver ces archives ?

Avec l’expérience nous constatons que nous avons tendance à vouloir conserver beaucoup plus que ce dont nous avons réellement besoin. Nettoyer régulièrement ses données évite de devoir faire un gros tri dans sa « cave », qui déborde, pour gagner de l’espace ou acheter un « box » supplémentaire.

Adopter une stratégie d’archivage permet à toute une organisation de mieux fonctionner en y voyant plus clair dans ses fichiers. Cela permet aussi d’économiser sur les frais de serveur et de licence (dans le cas des e-mails) et également de moins polluer en évitant de solliciter des machines toujours plus puissantes.