Améliorez vos visioconférences

Fleurissent depuis quelques jours des posts sur les réseaux sociaux mettant en exergue que la visio a sauvé la réunion du dossier Moulinard ou permis l’intervention du consultant qui n'avait plus de TGV.

Je ne peux être que ravi de voir autant de messages positifs d'utilisateurs heureux et convaincus de la qualité d'une réunion à distance. Néanmoins, mon œil d'expert à barbe blanche (19 ans dans le métier de la visioconférence) est attiré par quelques détails qui me perturbent quant à la qualité perçue de l'expérience globale des participants. Un distant meeting doit être un échange entre participants et non pas juste du temps passé à regarder une vidéo sur un écran.

Donc, je me permets de vous offrir ces quelques conseils pour améliorer la qualité de vos réunions en visio et ainsi achever de vous convaincre qu'on peut réellement compter sur les outils de collaborations modernes comme alternative aux meetings présentiels.

Si je prends cette image postée cette semaine sur LinkedIn pour exemple, on voit un PC branché sur un écran au mur. Cela consiste à utiliser une solution individuelle pour un usage collectif

Du coup, les raisons qui font que nous ne sommes pas dans un usage optimum sont les suivantes :

• Pas de retour local et donc les participants dans la salle de réunion n'ont pas de notion de leur image qu'ils transmettent. Dans ce cas précis je ne pense pas que l'interlocuteur distant voit grand chose et de ce fait il lui est impossible d'adapter son discours en fonction des réactions.
• Absence de micro de salle. Le micro d'une webcam intégrée est optimisé pour une distance de captation de quelques dizaines de centimètres et on peut facilement imaginer une prise de son catastrophique dans notre exemple.
• L'enceinte utilisée est vraisemblablement celle du PC, forçant le public à mettre le volume au maximum (100/100 cf coin haut droit). Je crois qu'on connait tous la qualité des enceintes des PC portables :(
• Hormis à se pencher sur l'ordinateur en bout de table, impossible de partager des documents.
• Comme pour le micro, la distance de focus d'une webcam intégrée est optimisée pour se tenir proche de son ordinateur. Une caméra pour salle de réunion intègre un focus offrant plus de profondeur de champs (distance) et au moins 100° d'angle. Dans notre exemple, je pense qu'au minimum 6 personnes ne sont pas dans le champs de la caméra.
• Certains détails que l'on classe dans le registre de l'intégration audio visuelle peuvent être améliorés. Une caméra à hauteur de l’écran pour garder une notion de "eye contact" et donner l'impression que l'on regarde son correspondant, un fond professionnel avec logo d'entreprise et installer son PC en hauteur pour se filmer horizontalement (pas de contre plongée).

Bref, rien d'extraordinaire mais une suite de détails qui mis bout à bout transforment une heure de visio en une heure de réunion. L'exemple pris sur cette photo est loin d'être unique et reste 1000 fois mieux que de ne rien faire du tout. Avec quelques milliers d'euros (entre 2.000€ et 5.000€) d’investissement et quelques meilleures pratiques, on se rapprocherait d'une expérience parfaite.

Plus on offrira aux usagers des alternatives de qualité, plus on développera l'usage d'outils modernes qui sont à mon avis une véritable avancée dans la résolution de nos problèmes de transport, de qualité de vie, d'environnement et d'intégration des jeunes générations dans le monde de l'entreprise.

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