Bien choisir son logiciel GED

#Le logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED) est un procédé informatisé qui permet aux entreprises de gérer de façon sécurisée l’ensemble des documents de la structure : papier ou électroniques (factures, courriers), emails, documents « modifiables » (Word, Excel...), documents issus des progiciels métiers (comptabilité, plans, RH, feuilles de planning etc.).

Aujourd’hui, chaque entreprise gère une multitude de documents, de données et de sources d’informations, le GED est donc la solution qui permet d’augmenter la productivité au sein de la société, des services en charge de l’administratif et de la comptabilité qui vont gagner un temps considérable quotidien au niveau de la gestion des documents. Que ce soit pour réceptionner, stocker, classer, sauvegarder, diffuser, partager et rechercher, tout est possible avec un tel logiciel.

L’autre avantage principal de ce logiciel c’est bien évidemment la sécurité, les documents et les données des entreprises sont épargnées par tous types de dangers : hacking, vol, inondation, incendie, … De plus, vos documents sont accessibles immédiatement et depuis n’importe où, une simple connexion internet suffit pour accéder au logiciel de GED parce que toutes les données et informations sont stockées dans le Cloud. Cette très haute sécurité permet de garantir l’intégrité du document et de certifier le document copie conforme de son original (même valeur probatoire). Le dernier avantage et non des moindres est bien évidemment la réduction des coûts liés au papier (consommables, archivage…).

Ainsi, la solution GED s’avère être un outil stratégique au sein des organisations. Cependant, afin qu’elle remplisse totalement ses fonctions, il est nécessaire de connaitre les critères les plus importants à comparer afin de choisir un logiciel de gestion électronique des documents qui correspondra aux besoins de votre entreprise.

Voici les critères les plus importants :

 1.   Les besoins

Identifiez les besoins de votre entreprise. Vous devrez recenser les différents types de documents que vous utilisez, leur volume, les ressources techniques que cela nécessitera. Vous devrez vous poser les bonnes questions sur vos besoins en termes d’outils d’acquisition de document, d’outils pour la collaboration etc.

2.   S’assurer de la compatibilité du GED avec votre SI

Il ne s’agit sans doute pas du premier logiciel dont vous vous équipez, donc votre logiciel GED devra être compatible avec les autres systèmes dont vous disposez (programmes de comptabilité, CRM, bureautique…).

3.   Choisir entre un éditeur ou un intégrateur

Pour le déploiement d’un logiciel de gestion électronique de documents, l’entreprise peut s’adresser soit à un éditeur de solution informatique, soit à un intégrateur. En général, l’éditeur propose sa propre solution et connaît les caractéristiques techniques. Si un problème survient, l’entreprise se tourne vers lui pour le résoudre. Il est à même de prendre en charge les divers bugs ou fonctionnalités. 

L’intégrateur, de son côté, pourra vous proposer un comparatif des solutions proposées par plusieurs fournisseurs. En cas de problème c’est vers l’intégrateur que l’entreprise se tourne. Vous devez également vérifier que la maintenance du système sera réalisée de manière rapide et efficace. Celle-ci est généralement prévue dans le contrat, mais il vaut mieux vérifier auprès de votre prestataire que ce service sera bien assuré, en temps et en heure.

4.   Disposer de mises à jour régulières

Vous devrez vous assurez que l’éditeur ou l’intégrateur est apte à fournir des mises à jour correctives. Ce critère est essentiel pour limiter les renouvellements réguliers d’un logiciel GED.

5.   Choisir un logiciel flexible

La gestion électronique des documents est un domaine qui évolue constamment (de nouveaux types de documents, de nouveaux formats électroniques, ou de nouveaux services apparaissent régulièrement). De ce fait, le logiciel GED dont vous allez vous équiper doit être suffisamment flexible et évolutif pour une utilisation pérenne. La modularité de votre solution vous permettra de l’utiliser le plus efficacement possible, car elle évoluera avec les modifications de votre environnement métier.

6.   Vérifier la qualité sans se fier à la réputation du fournisseur

Ancienneté et réputation d’un fournisseur ou d’un prestataire ne sont pas nécessairement gage de qualité, de fiabilité et d’adaptabilité. L’éditeur « bien installé » sur le marché n’est pas nécessairement le plus apte à fournir le meilleur logiciel de GED pour votre entreprise. Mieux vaut faire le tour des avis des utilisateurs, qui sont souvent plus objectifs. L’aspect communautaire des progiciels est important, en cas de petit problème, vous pourrez obtenir une assistance bienvenue en vous reposant sur la communauté. Par ailleurs, la plupart des éditeurs proposent des périodes d’essai, cette phase d’observation ne doit pas être négligée.

7.   Le coût

Prenez conscience du coût d’investissement à l’achat mais aussi de celui lié à la maintenance, à l’assistance ou bien encore aux mises à jour. C’est pourquoi le prix devrait être le dernier critère de choix, alors qu’il est souvent l’un des premiers.

En prenant en compte ces critères de sélection, vous disposerez d’un logiciel GED optimal et trouverez un prestataire sérieux, compétent et efficace.