BIEN GÉRER SES DÉPÔTS DE GARANTIE LORS D’UNE LOCATION SAISONNIÈRE

En matière de locations saisonnières, les dépôts de garantie (communément appelés cautions) et les arrhes ne sont pas obligatoires, de plus ils sont peu encadrés par la loi. Cependant, ils restent la principale sécurité contre les risques d’annulation et de dégradations de matériel. Pratique courante et acceptée par la majorité d’entre nous, leur cadre législatif est défini à travers la rédaction du contrat de location. Dans ce secteur, les litiges sont majoritairement liés à des problèmes contractuels. Il faut donc être particulièrement vigilant lors de l’établissement des clauses. Nous allons vous présenter quelques astuces pour établir un contrat sécuritaire.

Que dois-je faire apparaître sur le contrat ?

Le contrat doit être à l’image de la location, embellir son offre peut s’avérer dangereux[1]. En cas de « publicité mensongère », le locataire peut demander des dommages et intérêts en faisant appel à la Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF).

Sur le contrat doit apparaître :

• L’adresse du logement
• L’identité du loueur : si le logement n’est pas géré par la propriétaire indiquer le nom du gestionnaire et son siège social
• L’identité du locataire
• Les caractéristiques du bien : nombre de pièces, surface, accessoires fournis/inventaire et état de l’entretien
• Les détails de la transaction : date de mise en service, durée de la location, montant des charges, assurances, modalités de paiement, caractéristiques des arrhes et du dépôt de garantie

Les conditions d’une demande d’arrhes

Les arrhes sont un engagement des deux partis visant à réserver un bien. Les sommes versées sont une avance sur le paiement qui n’est pas remboursable. Dans le cadre des locations saisonnières, vous pouvez adapter les modalités des clauses du contrat. Si le locataire rompt ce dernier, il renonce aux sommes versées. Si c’est le propriétaire qui met fin à l’accord il doit rendre deux fois la somme perçue.

• Quel montant puis-je demander pour la garantie de la réservation ?

En moyenne les hébergeurs demandent 20% du montant de la location. À noter que si le contrat est scellé par un professionnel de l’immobilier la somme demandée ne peut pas dépasser 25%. Dans les autres cas il est possible de demander des arrhes de 100%, il faut cependant que votre client accepte cette demande peu commune !

Les conditions du dépôt de garantie

Pour que votre caution ait un sens juridique, il faut qu’elle se base sur un état des lieux complet qui servira de preuve en cas de litige. N’ayez pas peur d’être trop exhaustif, chaque détail est à prendre en compte. Et surtout, n’oubliez pas que tout est contractuel, vous êtes libre de vos demandes !

• Que couvre-t-il ?

Il peut couvrir divers paramètres : clés, mobilier, etc. La question à se poser est « Combien puis-je demander pour quel motif ? », on ne demande pas le même montant pour une perte de clés que pour un vase cassé.

Il est donc judicieux d’adapter sa demande de caution en fonction de l’utilité voulue. Vous pouvez différencier vos besoins en demandant plusieurs dépôts.

En général, le propriétaire demande un seul chèque avec un montant important, par exemple de 1000€. Si le locataire casse un vase, il ne va pas payer 1000€ ! Il faudra faire un encaissement partiel, et lui rendre une partie de la caution.

Pour anticiper cette problématique, vous pouvez soit demander plusieurs chèques de caution avec des montants différents soit une partie de la caution en espèces, afin d’avoir la liberté de choisir le montant à encaisser. Cependant stocker de l’espèce est à la fois peu pratique et dangereux (pertes, vols, etc.). Swikly répond à ces deux problématiques en proposant une gestion en ligne des cautions.

• Quels modes de paiement utiliser ?

Généralement, les cautions se font par chèque, cependant ce règlement a deux inconvénients : cette méthode s’utilise uniquement pour des clients français et ne donne pas la garantie qu’il y ait des provisions sur le compte.

Vous pouvez aussi demander un virement bancaire. Mais avec un nombre croissant d’arnaques sur internet les clients sont méfiants.

Il est également envisageable de demander la caution en espèces. Mais cela augmente la méfiance du client, qui a pour seule garantie de la restitution de la caution la confiance qu’il accorde à l’hébergeur.

La solution la plus commode est de faire appel à un tiers de confiance comme Swikly qui simplifie le paiement et vous aide à gérer les litiges éventuels.

• Quand restituer le dépôt de garantie?

L’annulation de la caution se fait habituellement lors de l’état de lieux de sortie. Vous pouvez dans le cadre d’une location saisonnière prévoir quelques jours supplémentaires en cas de mauvaise surprise.

Pour conclure

Il est important de sécuriser ses réservations à travers la rédaction d’un contrat de location.

Prendre des arrhes lors de vos réservations engage votre client, diminue vos prises de risque face aux annulations et par conséquent sécurise votre chiffre d’affaires.

En demandant une caution votre client est plus investi vis-à-vis du matériel loué et donc plus respectueux. Il est important de garder à l’esprit qu’une bonne gestion des arrhes et des dépôts de garantie a un impact direct sur les relations commerciales.

La solution Swikly vise à contrer les désagréments des demandes traditionnelles de cautions et d’arrhes en facilitant les démarches à travers une plateforme internet ergonomique. Une gestion en ligne des arrhes et cautions centralisée simplifie vos démarches et représente un gain de productivité.

En quelques clics vous créez un compte gratuit et sans engagement qui vous permettra d’envoyer une demande de caution ou d’arrhes. Votre client recevra un mail et un SMS le redirigeant vers notre site afin qu’il entre son empreinte bancaire. Il sera débité uniquement en cas d’annulation ou de dégradation du matériel.

Votre réservation est sécurisée sans transfert d’argent inutile pour votre client. Aussi, en cas de désaccord nous nous positionnons en tiers de confiance et gérons les litiges. Avec Swikly, vous pouvez faire signer vos conditions générales de vente automatiquement pour bénéficier d’un cadre contractuel sécuritaire.

Swikly vous permet de prendre vos arrhes et cautions simplement, à distance avant la remise des clés et favorise ainsi un accueil convivial !

Le sujet vous a intéressé ? Vous voulez en savoir plus ?

Rendez-vous le mardi 13 juin à 13h30 à l’occasion de notre séminaire en ligne autour des enjeux de la caution à l’ère d’internet. Pour vous inscrire vous pouvez cliquer ici.

[1] Pour plus d’informations vous pouvez vous référer au Décret n°67-128 du 14 février 1967.