Check-list de départ des expatriés

Check-list de départ des expatriés

Partir à l’étranger exige de penser à moultes détails. Aussi à travers cette tribune, nous souhaitons présenter de manière pratico-pratique les différentes démarches à effectuer par les futurs expatriés pour parfaire leur intégration dans leur nouvelle vie.

L’employeur pourra accompagner les démarches de ses salariés en proposant diverses prestations.

De nombreuses entreprises organisent un voyage dit « de reconnaissance » : le salarié et son conjoint, s’il y a un partenaire, passeront 3 à 5 jours dans le futur pays d’accueil afin d’évaluer le nouvel environnement de vie tant personnel que professionnel avant de valider la décision de départ à l’étranger.

Compte tenu du coût élevé d’une mobilité internationale, les entreprises recourent volontiers à ce fameux « look and see trip » évitant des retours anticipés aussi désastreux sur les plans humains et financiers.

Lors de ce déplacement, le salarié pourra rencontrer son nouveau manager dans le pays d’expatriation, échanger sur les attentes de la mission et faire connaissance avec ses futurs collègues de travail. 

Sur un plan plus personnel, le salarié ou le couple pourront repérer un logement ou les quartiers prisés par les expatriés, voire prendre contact avec les établissements scolaires s’ils ont des enfants, évaluer les possibilités d’activités culturelles et sportives.

L’employeur prendra en charge les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration pour ces journées prises sur le temps de travail.

Une fois le projet confirmé par le salarié, l’entreprise œuvrera à l’intégration de son collaborateur sur son nouveau lieu de vie en lui offrant des cours de langues si nécessaire, ainsi qu’une formation interculturelle lui permettant de comprendre les us et coutumes du pays d’affectation.

De son côté, bien qu’accompagné par son entreprise, le futur expatrié devra organiser son départ.

En matière de déménagement, la préparation dépendra de ce qui est mis en place par l’entreprise.

Assez classiquement, le salarié devra présenter 3 devis de déménagement à son employeur qui validera le prestataire selon sa politique (volume par rapport à la taille de la famille, matériel non pris en charge tel que piano, caravane, …, mode de transport utilisé).

Le salarié complètera par un inventaire complet de ses biens à emporter en y joignant des photos et ce, pour la douane et l’assurance.  

Il listera les éventuels objets devant partir en garde-meubles.

Le plus souvent, il est difficile de partir avec sa voiture (soucis de carte grise, de plaque d’immatriculation, d’assurance).

Il faudra vérifier que le permis de conduire reste valable dans le pays d’affectation. Certains pays exigent le permis de conduire international, d’autres imposent de repasser le permis localement ou bien acceptent sa validité sur une durée limitée. Recommandons de toujours disposer d’une traduction de son permis de conduire en anglais en cas de contrôle policier.

Si la nationalité de l’expatrié et/ou celle d’un membre de sa famille requiert une procédure d’immigration, il devra présenter son acte de naissance et celui des personnes l’accompagnant à l’étranger, son certificat de mariage le cas échéant et les copies de ses diplômes. Chaque document sera traduit par un traducteur assermenté.

Il conviendra de vérifier que toute la famille dispose d’un passeport en cours de validité.

Bien que non obligatoire, l’inscription au consulat du pays d’origine sur le lieu d’affectation permettra notamment d’être sur les listes électorales pour voter. 

Les voyageurs français pourront aussi s’enregistrer en ligne sur le portail Ariane du Ministère des Affaires Étrangères pour être alertés sur leur téléphone portable en cas de crise au cas où des opérations de secours seraient organisées ou pour joindre rapidement les familles et proches en France. 

Le futur expatrié devra procéder à son changement d’adresse et en informer ses proches. Il pourra souscrire un abonnement auprès d’Ubidoca, la boite postale sans frontière (réception du courrier, scan, stockage et réexpédition à l’adresse de son choix à l’international).

Le salarié donnera son adresse à l’étranger à l’employeur dès qu’elle sera connue. Elle doit obligatoirement apparaitre sur les bulletins de paie ou sur les relevés de charge notamment s’il y a des cotisations de retraite versées dans le pays de départ.

Les locataires dénonceront leur bail immobilier et demanderont une attestation de mutation à l’employeur leur permettant de raccourcir significativement le délai de préavis tandis que les propriétaires pourront, s’ils le souhaitent, rechercher un locataire.  

Certains auront à organiser les remboursements du prêt immobilier, le cas échéant.

Puis le salarié procédera à la résiliation de ses contrats (électricité, gaz, eau, …) et abonnements (télévision, téléphone, internet, magazines).

Concernant les assurances, prévoir la résiliation voire la modification de ses contrats notamment si le salarié garde un logement inoccupé pendant sa mission. Bien souvent, l’assureur demandera une sur cotisation pour logement vacant plus sujet à des visites malveillantes.

Sur le plan financier, il conviendra de rencontrer son banquier afin de recenser d’éventuelles modifications du compte bancaire (transformation d’un compte de résident fiscal en compte de non-résident fiscal). Selon la législation de chaque pays, certains comptes d’épargne pourront être conservés (Plan d’Epargne en Actions en France) ou clôturés (Livret de Développement Durable en France pour les détenteurs devenus non-résident fiscaux français). 

Puis le salarié pourra commander des devises du pays d’accueil.

Il informera son centre des impôts de son départ à l’étranger dans les 30 jours précédents sa mobilité à l’international. Si la famille rejoint l’expatrié ultérieurement, par exemple en fin d’année scolaire, cette démarche se fera au moment du départ de la famille. 

Pour le fisc français, la déclaration se fait en ligne sur l’espace personnel du contribuable (impôtsgouv.fr) avec la date de départ de France et l’information d’une adresse à l’étranger.

Lorsque le nouveau domicile n’est pas encore trouvé, le contribuable précisera les coordonnées d’un représentant fiscal (le plus souvent un proche de la famille, un ami) qui aura un simple rôle de boite aux lettres.

Certains pays exigent une procédure plus complète de quitus fiscal ou d’exit tax pour les patrimoines élevés. Il est recommandé de rencontrer un avocat fiscaliste spécialisé en mobilité internationale au pays de départ et d’effectuer la même démarche dans le pays d’arrivée afin d’appréhender toutes les conséquences fiscales de la mobilité dans un nouveau pays.

Bien que non obligatoire, de nombreuses entreprises offrent ce double entretien à leurs expatriés car les équipes Ressources Humaines ne sont pas des fiscalistes, au fait de toutes les réglementations fiscales dans le monde. De plus, pour des raisons déontologiques, l’employeur ne peut connaitre le patrimoine et les éventuels revenus personnels du salarié, voire de son conjoint.

Cet entretien, confidentiel entre le salarié et les avocats, peut aboutir à de précieux arbitrages financiers (certaines optimisations fiscales ne pouvant être mises en œuvre que par des contribuables résidents fiscaux du pays de départ).

Le candidat au départ donnera toutes ses instructions à l’employeur pour solder son droit à congé en cours (paiement, transfert sur un Compte Épargne Temps, prise de congés) et pour rembourser un éventuel prêt personnel ou immobilier.  

En matière de couverture sociale, le salarié devra remplir tous les formulaires présentés par son employeur pour sa retraite, sa prévoyance, son assurance frais de santé et maladie ainsi que pour le rapatriement sanitaire sans oublier de garder à portée de mains, par ex dans un fichier informatique tous ses contrats avec les garanties, les cartes d’adhésion, les numéros d’urgence à composer.

Pour les personnes qui quittent la sécurité sociale française et seront couvertes par un régime local de protection sociale complété ou non par des assurances privées, elles devront remplir le formulaire « transfert de résidence » sur le site Ameli et restituer leur carte vitale à la CPAM. 

La couverture sociale du conjoint doit être analysée avant le départ.

S’il démissionne en France pour suivre le salarié à l’étranger, il peut, sous certaines conditions, bénéficier de plusieurs formules pour percevoir le chômage quelques mois en Europe seulement ou bien au retour en France.

Il a également la possibilité de cotiser de manière volontaire à la retraite de base via la CFE (Caisse des Français de l’Étranger) pour obtenir des trimestres comme s’il avait travaillé en France. Avec au moins un enfant à charge de moins de 20 ans (accompagnant à l’étranger ou resté en France), l’option « chargé de famille » permet de réduire par deux les cotisations.

Pour la santé, il convient de vérifier si les vaccins de toute la famille sont à jour, si certains sont obligatoires ou recommandés en fonction de chaque destination, de se renseigner sur la disponibilité des médicaments sur place en cas de traitement et de prévoir une trousse de secours avec les produits indispensables, se renseigner sur la qualité de l’eau, sur la disponibilité des produits alimentaires et le coût des denrées en cas de restriction. 

Enfin, certains employeurs proposent un bilan de santé complet dans un centre spécialisé avant tout départ.

Pour les parents candidats au départ, la caisse d’allocation familiale devra être prévenue de la mobilité en cas de prestations versées.

La recherche d’établissement scolaire devra être anticipée : possibilité d’école sur place ou enseignement à distance via le CNED, internat pour les enfants restés au pays d’origine. Prévoir une pré-inscription (de nombreuses écoles à l’étranger ont des listes d’attente), se renseigner sur les documents à fournir, préparer les bulletins scolaires, les copies de diplômes, informer l’école actuelle du départ et demander un certificat de radiation.

Les propriétaires d’animaux contacteront la compagnie de transport pour connaitre les formalités à accomplir pour rentrer sur le territoire. De nombreux pays imposent une quarantaine de plusieurs jours auprès des services vétérinaires ajoutant des coûts à prendre en compte. 

Cette liste à la Prévert nous incite à vous recommander une anticipation de plusieurs mois, idéalement entre 3 et 6 mois, en fonction de la taille de la famille, de la destination (pays nécessitant un visa, un permis de travail pour lequel la durée des formalités est incompressible) pour assurer une installation réussie à l’étranger.