Comment gérer votre temps et vos priorités

Il est possible de faire plus avec votre temps que vous n’en faites actuellement. Vous avez surtout la possibilité de vous concentrer davantage sur les choses les plus importantes de votre vie en appliquant des principes simples qui ont marché pour d’autres et qui marcheront pour vous aussi.

Découvrez ici 7 principes de gestion des priorités et du temps qui lorsque vous les respectez optimiseront votre capacité à vous concentrer sur ce qui importe pour vous et ne plus voir votre temps vous échapper.

La loi de la bonne chose

‘’Vite faire et bien faire ne doit pas empêcher de faire la bonne chose’’ (Stephen R. COVEY).

C’est la loi que nous violons le plus.

Les parents la violent en essayant d’éduquer avec bonne affection leurs enfants sans rechercher l’adéquation avec les défis auxquels ces derniers sont ou vont être confrontés, sans prendre leur avis, sans savoir ce qu’ils aiment et veulent. Les dirigeants incompétents la violent en accordant plus d’importance à la forme qu’au fond.

La différence essentielle entre les gens à succès et ceux qui ont du mal à donner un sens véritable à leur vie, c’est que les premiers analysent l’opportunité et l’adéquation de ce qu’ils vont faire avec leurs objectifs les plus importants avant de se mettre à travailler.

Se surprendre entrain de faire ce qui ne mérite pas du tout d’être fait, quel que soit l’entrain et l’engagement qu’on y met, est l’une des meilleures manières de mal utiliser son temps.

A la fin de la journée, les intentions et les efforts ainsi que l’occupation ne comptent pas. 

C’est le résultat qui compte.

Avoir travaillé toute la journée, tout fatigué, n’a de sens que si on a passé sa journée à faire ce qui ajoute de la valeur à sa vie, à ses rêves, à ses finances, à ses relations, à sa carrière, à sa famille, à son expertise, à sa santé, à sa communauté…

La loi de la priorité des priorités

Quand on connait ses priorités, quand on a des engagements plus forts et plus intenses qu’on tient à honorer, il est plus facile de dire NON à tout le reste.

Imaginez que vous vous apprêtez à partir pour un rendez-vous important auquel vous ne pouvez vous permettre de venir avec quelque retard et que quelqu’un vous rend visite et insiste pour vous parler.

La question est simple : ‘’Allez-vous lui consacrer du temps ?’’.

La plupart des gens diront que tout dépend de l’importance de ce qui l’amène.

Ce que font les gens exceptionnels, c’est qu’ils disent tout simplement : ‘’J’ai un autre engagement à l’extérieur. Cela me prendra 1h30. On pourra se voir en ce moment si tu veux ».

Pourquoi ?

Parce que vous avez déjà un engagement.

Votre défaillance ne peut être expliquée par la survenance de cette nouvelle urgence même si c’est ce que font la plupart des gens et justement, ils ont du mal à gérer leur temps et à trouver l’équilibre.

La loi de la clarté

Cette loi dit qu’il est difficile de mal choisir le chemin quand ont sait clairement où on va. La clarté conduit aux bons choix, les bons choix conduisent aux bonnes décisions.

La caractéristique des gens indécis qui perdent du temps à choisir ou qui finissent par mal choisir est lié au fait qu’ils ne savent pas exactement ce qu’ils veulent faire de leur vie, quelles sont les valeurs auxquelles ils tiennent, les choses qu’ils ne peuvent pas se permettre de faire, les lignes qu’ils ne doivent pas dépasser, qui ils souhaitent devenir et les qualificatifs et étiquettes qui ne doivent pas leur être collés.

Voici une question qui ne mérite pas d’être posée : ‘’Celui tient à rester intègre, acceptera-t-il ou donnera-t-il est pots de vins ?’’.

Nous perdons du temps à gérer les conséquences de nos mauvais choix plutôt que de nous concentrer sur la marche vers la réalisation de notre idéal parce que nous perdons trop souvent de vue cet idéal exigible ainsi que les principes et valeurs qui vont avec.

La loi de l’action immédiate.

Elle dit qu’il est impossible d’oublier de faire ce qu’on a fait.

C’est simple ! Vous devez appeler votre agence de voyage pour confirmer votre réservation.

Vous avez trois possibilités :

1) Les appeler tout de suite et confirmer la réservation et conserver votre place sur le vol ou dans le train.

2) Noter que vous devez les appeler.

3) Compter sur votre mémoire pour vous rappeler que vous devez appeler votre agence de voyage.

 Trois résultats : vous pouvez oublier de lire vos notes et votre mémoire peut faillir parce que vous n’avez pas noté.

Mais si vous passez immédiatement l’appel et confirmez la réservation, il est impossible que vous oubliiez de le faire. 

La clé est la suivante : faire une chose est toujours plus rapide et souvent plus efficace que prévoir de le faire. Ne reportez pas à demain ce que vous pouvez faire maintenant.

La loi de l’anticipation

Elle dit que seules les choses qui n’ont pas été faites en leur temps deviennent urgentes.

En réalité l’urgence n’existe pas.

Le dépôt de la réponse à un appel d’offre devient urgent parce qu’on a mis du temps à en démarrer la rédaction.

Le rapport à envoyer au siège devient urgent parce que celui qui doit le demander l’a demandé en retard ou que celui qui doit le fournir n’a pas anticipé sur la demande ou s’est mis à le produire trop tardivement.

La plupart des gens qui n’ont que des urgences ne sont que ceux qui sous-estiment la délicatesse et la densité de la tâche à accomplir et surestiment le temps qui leur reste.

En effet, la meilleure manière d’être en retard c’est de dire : « J’ai encore du temps ».

La clé est la suivante : si vous travaillez suivant un certain sens de l’urgence comme si tout est urgent alors que ce n’est pas le cas, vous allez anticiper sur les urgences futures et plus rien ne sera urgent.

La loi de procrastination créative.

Je tiens cette loi de Brian Tracy. Elle dit que pour pouvoir faire une chose, il faut reporter une autre.

En effet la procrastination est l’art de reporter à plus tard ce qui peut être fait maintenant.

Lorsqu’on dispose d’un instant devant être utilisé pour faire deux choses différentes choses, il faudra reporter l’une d’elle.

C’est ici que le mot créatif entre en jeu.

Face à une chose importante et une autre moins importante, ceux qui maitrisent leur temps et leur vie reportent intelligemment et froidement la moins importante pour se concentrer sur la plus importante. 

Il existe toute une théorie sur la définition de ce qu’on pourrait être considéré comme étant IMPORTANT ET A PRIORISER.

Si vous avez du mal à savoir ce qui important à faire entre deux choses, comparez leurs conséquences futures respectives.

Celle qui a une conséquence future moins lourde est celle que vous devez reporter.

Exemple : entre ‘’Rompre son sommeil à l’heure pile, faire le sport et partir’’ et ‘’Continuer à dormir, ne pas faire le sport et arriver en retard au travail’’, qu’est-ce qui est à conséquence future plus lourde ?

Le premier naturellement. Mais comme vous le savez, la plupart des gens disent que s’ils ne continuent pas à dormir, ils risquent d’être lourds dans la journée.

Conséquence, ils arrivent en retard et n’ont plus l’occasion de savoir s’ils sont lourds ou non parce que le temps est parti ainsi que les opportunités. Pire, ils font les frais du fait de n’avoir pas fait d’exercice sportif chaque jour quand ils dépassent les 45 ans.

La loi de la hiérarchisation

Il y a certaines choses qui devraient être faites avant d’autres du fait de leur caractère prioritaire.

Cette loi reprend la loi de la procrastination créative dont nous avons discuté plus haut en y ajoutant la séquence.

Le principe est qu’il faut terminer les actions de grande importance avant de démarrer les actions de moindre importance.

Pour appliquer efficacement cette loi, classez vos actions à engager suivant un ordre de priorité en utilisant les lettres A, B, C, D, E.

L’exigence ici est de ne pas s’attaquer aux actions B que si vous avez pas terminé les actions ou activités A1, A2, A3, A4…

Vous ne passez aux actions C que lorsque vous avez fini B1, B2, B3, B4…

Les tâches D sont à DELEGUER parce quelqu’un d’autre peut les faire mieux que vous pour que vous vous concentriez sur les actions A, B et C.

Quant aux actions ou activités de catégorie E, elles sont à ELIMINER parce qu’on retrouve ici la critique inutile et perverse, la calomnie,  l’inquiétude,  la médisance, les commérages et la colère…les débats politiques…