Comment réussir l'onboarding de votre salarié ?

Article rédigé par Yann Bouché, expert paie

Souvent négligé, l'onboarding de votre salarié est pourtant une procédure qui sera déterminante pour la suite de votre collaboration avec le talent qui vient d'intégrer votre société. Quelles sont les étapes à ne pas manquer ? Quels outils peuvent vous faciliter la vie ? Faisons le point.

Pourquoi est-il essentiel de réussir l'onboarding ?

1/ Parce qu'un onboarding réussi est un gage (quasi) assuré :

• de fidélisation,
• d'une meilleure implication,
• d'atteinte d'une productivité satisfaisante plus rapidement.

2/ Parce qu'un recrutement réussi permet une optimisation des coûts. En effet, un onboarding qui se solde par un échec nécessite la mise en place d'un nouveau process de recrutement. Quand on sait que celui-ci a un coût pouvant aller de 2 000 à 10 000 €, il est capital de réduire au maximum les risques.

3/ Parce que les nouveaux collaborateurs sont les premiers ambassadeurs de votre marque client auprès des futurs salariés. Si vos propres salariés parlent de vous en des termes positifs, les nouveaux talents auront envie de faire partie de votre équipe.

Les étapes essentielles à respecter

Avant l'arrivée du salarié

L'onboarding est un process qui s'anticipe si on l'on souhaite qu'il soit réussi. Avant que votre salarié rejoigne votre entreprise, vous devez notamment :

• rédiger le contrat de travail (ou une lettre d'embauche) et le transmettre au salarié : cela pourrait attendre l'arrivée du salarié mais anticiper cette action pourra vous faire gagner du temps mais surtout rassurer votre futur salarié
• préparer son environnement de travail et s'assurer qu'il bénéficiera de tous les outils nécessaires à la bonne prise en main de son poste. Si le salarié arrive et que rien n'est prêt, il aura le sentiment de ne pas être attendu, presque oublié ce qui est très mauvais début de collaboration ! Cela peut passer par la préparation des stylos et du bloc note, pour aller jusqu'à la panoplie de goodies de l'entreprise ! Vous pouvez également avoir des attentions personnalisées, comme a pu en témoigner cette salariée de Renault :
• Demander et obtenir les codes informatiques du nouveau collaborateur : dans certaines entreprises sans les sacro-saints codes d'accès tout travail est rendu impossible. De plus, le fait d'avoir déjà ses codes lors de son arrivée renforcera la bonne impression que le salarié se fait de votre entreprise et de l'accueil qui lui est réservé.
• Prévenir le reste de l'équipe : des collaborateurs prévenus accueilleront encore mieux leur nouveau collègue.
• Si le salarié a été recruté pour un établissement ou agence spécifique qu'il n'aurait pas encore visité, on lui envoie un plan d'accès.

Enfin, une formalité administrative doit être réalisée au plus tôt 8 jours avant son arrivée et au plus tard juste avant sa prise de poste : la déclaration préalable à l'embauche. Elle peut être réalisée très simplement sur internet en moins de 5 minutes !

Le jour de son arrivée

Ça y est, il est là !

Cette première journée sera rythmée par différents rituels mais aussi par des formalités administratives.

Une journée type pourrait ressembler à ça :

• Le dirigeant, l'office manager ou le Chief Happiness Officer accueille chaleureusement le nouvel entrant. Dès son arrivée, on le reçoit dans un bureau autour d'un café ou d'un thé afin d'échanger avec lui sur son état d'esprit, ses enthousiasmes et ses éventuels doutes.
• Ensuite, on le présente au reste de l'équipe et on lui fait visiter les locaux.
• On installe le salarié à son nouveau poste de travail avec les recommandations d'usage et on lui remet son "kit de démarrage" : il pourra être constitué par exemple d'un livret d'accueil, des codes d'accès informatique, de la charte informatique de l'entreprise...
• Le salarié fait la connaissance de son parrain ou de son mentor, un collaborateur confirmé qui l'accompagnera, le guidera et sera là pour répondre à l'ensemble de ses questions tout au long de son intégration.
• Pour la pause déjeuner, l'équipe le conviera à partager le repas avec eux.
• On invite le nouveau salarié à faire connaissance avec son nouvel environnement de travail et ses nouveaux outils à l'aide d'une approche ludique et pourquoi pas digitale.
• Dans la journée, il faudra également passer par la case administrative : signature du contrat, prise de rendez-vous à la médecine du travail, remise des documents d'affiliation à la prévoyance et à la mutuelle...

Au cours des premières semaines

Les jours et les semaines qui suivent sont décisifs.

Le salarié doit être accompagné sans être materné, supervisé sans être surveillé. Le parrain / mentor et l'office manager joueront un rôle décisif dans cette phase de l'onboarding.

Le salarié devra pouvoir compter sur eux pour répondre à ses interrogations, intégrer les procédures et habitudes de travail internes et se sentir soutenu dans cette nouvelle aventure. La mise en place de solutions de e-learning peuvent aider le nouveau collaborateur à se former de manière optimale.

Des entreprises ont également recours à des "serious game" permettant aux nouveaux salariés de découvrir leur nouvelle entreprise, les différents services, les produits et services proposés...

Au cours des premiers mois

Passé le premier mois, l'onboarding n'est pas terminé.

Il peut être utile, dans l'intérêt de tous, que vous receviez votre salarié en entretien afin d'échanger avec lui sur le début de son expérience dans votre entreprise. Après l'avoir écouté, vous pourrez souligner les compétences et aptitudes qu'il aura su mettre en oeuvre mais également les axes de progression attendus.

Il faudra continuer à faire monter le salarié en autonomie tout en maintenant son accompagnement.

D'autres points d'étape pourront bien sûr être organisés afin de rassurer le salarié et de continuer de le guider.

Ces premiers mois seront aussi le meilleur moment pour faire adhérer le salarié à votre marque employeur et votre culture d'entreprise. Ceci pourra se concrétiser lors d'une convention annuelle ou d'un séminaire d'intégration.

Vous pourrez également proposer à votre salarié, au cours de ses 3 premiers mois, de répondre à un questionnaire de satisfaction ou un rapport d'étonnement. Ceci vous permettra de recueillir ses premières impressions mais également de faire évoluer vos futurs onboardings !

Les outils vous accompagnant au quotidien

Comme vous avez pu le constater, un onboarding réussi demande beaucoup d'investissement en temps et parfois en moyen.

Cependant, des solutions digitales peuvent vous faciliter la vie.

Pour tout l'aspect administratif et RH, une solution telle que NewDeal Technology peut être un réel atout. L'utilisation de ce service vous permet, en plus d'établir vos bulletins de salaires et les déclarations liées, de réaliser un onboarding totalement digitalisé :

• votre nouveau talent pourra saisir lui-même les informations le concernant au sein de votre solution paie,
• sa déclaration préalable à l'embauche pourra être transmise directement à l'Urssaf grâce à cet outil,
• il pourra uploader ses documents d'identité directement depuis son espace collaborateur afin que vous puissiez les récupérer
• votre salarié pourra également y réaliser son affiliation prévoyance et mutuelle.

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Article rédigé par Yann Bouché, expert paie