Contrôle de la qualité en formation, prévenir et agir

On établit souvent une corrélation entre le nombre croissant de prestataires de formation (plus de 76000 en 2014*) et le risque de fraude dans un secteur qui ne cesse pourtant d’être encore plus encadré. Plus que jamais, donc, l’heure est au contrôle. Dans la dépêche de l’AEF du 9/02/2017, le président de la cinquième chambre de la Cour des Comptes, Pascal Duchadeuil, évoque le décret qualité comme fondement « d’une politique coordonnée du contrôle avec une réelle analyse des risques qui est totalement absente aujourd’hui ». Le constat est sévère et annonciateur de vents violents pour les prestataires de formation… comme pour les financeurs qui selon Didier Migaud, premier président de la cour des comptes, feraient carrément preuve d'un "manque de responsabilisation" conduisant à "des contrôles de l'Etat qui ne sont pas à la hauteur"(1).

S’agissant des prestataires, titulaire d’un numéro d’activité, il est vrai que leur nombre n’a cessé de croître pour former un secteur atomisé : 83% des organismes réalisent moins de 150 000 euros de chiffre d’affaires et forment 24% des stagiaires. 44% du chiffre d’affaires du secteur était réalisé en 2014 par un seulement 1% des prestataires dont le CA dépasse 3M€*.

Quant aux financeurs, leurs missions s’étendent, dont celles du contrôle quand leurs ressources diminuent. L’équation s’avère donc d’autant plus complexe pour eux que la vision de la qualité qui leur est imposée est celle à partir de laquelle ils doivent construire leur politique de contrôle.

Ainsi, dans le cadre d’un système de contrôle renforcé, comment promouvoir la qualité en formation dans les nouvelles relations entre financeurs et prestataires tout en luttant efficacement contre la fraude ?

La formation est essentielle pour le développement de notre économie. Elle est un levier stratégique au service d’objectifs prioritaires : accès à la qualification, retour à l’emploi, reconversion, innovation… Or, des contrôles, à différents niveaux, multipliés et déclinés conduiraient à une limitation des moyens des prestataires qui tiennent un rôle clé dans la réalisation de ces objectifs économiques. L’expertise technique et pédagogique serait alors mobilisée à des tâches d’ordre administratif, sans pouvoir se renouveler, sans innover. Le risque serait donc l'affaiblissement des forces vives de la formation sans forcément réduire les pratiques frauduleuses menées par une minorité qui trouvera d’autres moyens de contournement.

Processus type de création d’une activité de formation

Dans le processus de lancement de son activité, tout futur prestataire de formation découvre d’abord les conditions à remplir pour obtenir son fameux numéro d’activité qui attestera de son existence sur le plan légal : Cerfa n°10782*03, extrait K-Bis ou numéro d’identification INSEE, première convention de formation datant de moins de 3 mois, programme détaillé de sa première formation, titres et qualités de l’intervenant, bulletin numéro 3 du casier judiciaire.

Cette démarche est fastidieuse mais elle n’est pas rédhibitoire. D’autant que, dès l’obtention de son numéro d’activité, il est vrai qu’il suffit à l’impétrant de réaliser au moins une action de formation par an pour le conserver. Pourtant, sur les 22000 prestataires d’Ile-de-France, près d’un quart le perdent, et autant l’obtiennent sur la même période. Précisons que les ¾ des prestataires en France réalisent moins de 75000 € de CA. Combien de formateurs indépendants sur LinkedIn entrent dans cette catégorie ? Certainement des milliers, sans compter ceux qui interviennent en sous-traitance quel que le soit leur statut : autoentrepreneur, intervenants en vacation, en CDD... qui caressent la perspective d’une indépendance administrative et financière totale grâce au numéro d’activité.

Depuis le 1er janvier, dans le processus de financement de son action de formation par un OPCA, le prestataire est d’abord invité à s’identifier dans le data-dock (data-dock.fr), base de données commune aux OPCA, OPACIF et FONGECIF et, on l’espère, d’autres catégories de financeurs. Il y apporte ses éléments de preuve, son argumentation ou sa certification, voire un peu plus selon les financeurs, dûment inscrite sur la liste du CNEFOP. Puis, pour l’ensemble des prestataires, suivra un contrôle sur pièces, un contrôle du service fait après prise en charge de la formation. Potentiellement un contrôle sur site complètera la régularité de sa situation et des modalités de réalisation de l’action prestée, telle qu’il l’a déclarée, telle qu’il pourra le justifier.

Les premiers effets du décret qualité se manifestent en ce moment par la multiplication des inscriptions sur le data dock. Parallèlement, on observe un développement exponentiel des prestataires qui visent une certification… à tout prix.

La qualité en formation en termes de bonnes pratiques doit désormais composer entre la qualité réglementaire (selon la Direccte et les financeurs) et la qualité normative (selon les organismes de certification).

Apports et limites du décret qualité

La logique des processus semble être la meilleure réponse dans une profession qui conçoit et vend de la prestation intellectuelle… par définition, difficilement traçable.

Les éléments de preuve, comme le programme de formation, la feuille d’émargement ou l’évaluation de satisfaction constituent donc autant de pièces justificatives, parmi d’autres, dans le cadre d’un contrôle effectué par les financeurs et visant à réduire les risques de fraude. Le décret qualité est ainsi une bonne occasion de rappeler les fondamentaux réglementaires, tant dans le fond que dans la forme.

De leur côté, en tant que tiers, les organismes de certification attestent du respect de leur référentiel qui a été calibré selon les critères du décret qualité. Leur travail s’effectue en amont et par des audits périodiques sur site.

Avec le décret qualité, les professionnels de la formation commencent à (re)penser leur métier en termes d’axes de progrès. Ils acceptent, ou accepteront, progressivement l’idée selon laquelle les processus dans leur organisation leur faisaient peut-être défaut. Et aujourd’hui, deux options s’offrent à eux sur lesquels ils doivent trancher : le référencement des financeurs ou la certification.

Il convient de rappeler que l’une et l’autre de ces options ne s’opposent pas, et peuvent même se succéder, le temps pour la grande majorité d’engager, par étape et en douceur, leur révolution copernicienne. Les organismes de certification sont débordés et ont, de toute façon, la garantie d’un carnet de commandes rempli sur plusieurs années.

En acceptant le référencement ou la certification, comme l’un des modes de preuve de conformité au décret, les prestataires devraient à terme trouver leur équilibre entre pratiques commerciales et contraintes légales ou financières.

Pour autant, ni le décret qualité, ni les certifications et labels ne constituent des boucliers impénétrables contre la triche ou la fraude. Ni la taille du prestataire, ni le volume de son chiffre d’affaires ne constituent de facteurs qui garantissent la conformité totale aux obligations réglementaires ou contre la tentation de s’y soustraire. La retentissante affaire Volkswagen aux Etats-Unis et leur logiciel espion nous rappellent que les erreurs d’appréciation existent partout. Ainsi, même dans les grandes entreprises prospères, qui affichent pourtant des certifications reconnues sur le plan international et dont la marque est incontestablement associée à la notion de qualité, la tentation ou le choix du contournement existe.

La prévention doit précéder le contrôle qualité

Il convient donc de dissocier les pratiques frauduleuses intentionnelles des pratiques non conformes par méconnaissance, par quête de simplicité administrative ou volonté de délais de paiement rapides parfois difficiles à trouver au sein du réseau de financement de la formation que la Cour des Comptes avait déjà qualifié de « complexe et hétérogène » (rapport 2008 sur « la formation professionnelle tout au long de la vie »).

Or, qu’observons-nous aujourd’hui ? 5 catégories de financeurs visés par le décret qui représentent en réalité plusieurs dizaines de financeurs différents, des politiques qualité distinctes selon les territoires et le statut des publics formés, 29 certifications et labels qualité sur la liste du CNEFOP, des solutions de financement pour accompagner les prestataires de formation dans la réforme qui ont pris fin… la veille de l’application du décret qualité, etc.

Bref, lorsqu’il est affirmé que plus de réglementation, de contrôle ou de norme participeraient à réduire la fraude ou le nombre d’intervenants (pour un résultat équivalent), il faut admettre que cela témoigne d’une méconnaissance préoccupante du quotidien des professionnels de la formation quels qu’ils soient : centres de formation continue, d’apprentissage ou formateurs indépendants.

Le premier risque pour les financeurs serait que les prestataires choisissent la troisième voie concédée, dans un élan démocratique, par le législateur. Celle par laquelle les prestataires peuvent s’exonérer du décret qualité, des certifications du CNEFOP et autre data dock pour poursuivre leur collaboration directe avec leurs clients habituels ou nouveaux avec qui ils ont su, ou sauront, tisser une relation de confiance naturellement bâtie sur des compétences.

Le deuxième risque, encore plus important, est la conséquence sur la qualité en termes d’évolutions de bonnes pratiques, de richesse et diversité de l’offre de formation. Le métier a besoin de moyens pour investir, se développer et accompagner les mutations économiques et technologiques. Pour cela, il doit expérimenter et innover afin de négocier le virage de la digitalisation dont il n’est qu’aux prémices. Il doit être encouragé, accompagné et non frappé d’ostracisme lorsqu’il fait le choix de la simplification administrative et financière… choix qui ne doit pas être assimilé à une pratique potentiellement frauduleuse.

Personne n’en ressortirait gagnant. Ni ceux qui sont chargés du contrôle et de la lutte contre la fraude en offrant aux prestataires l’alternative qui les feraient sortir des radars. Ni la qualité en formation, au sens « pratiques », qui serait appauvri dans sa diversité ou sa capacité d’innovation.

Or, la qualité en formation correspond à ce juste équilibre entre les missions d’intervention (ingénierie, animation, évaluation, accompagnement…), le développement (veille, nouveaux outils, nouvelles pratiques, expérimentations…) et le pilotage de l’activité (orientations, commercial, administratif et financier, réglementation…).

Alors que décret qualité est en application depuis 2 mois, des leviers doivent être activés au plus tôt pour accompagner ce nouveau changement dans la formation professionnelle. Il s'agit de lutter contre la fraude dans le cadre d'une politique de contrôle qui doit trouver le juste équilibre entre actions préventives et actions répressives.

5 actions pour accompagner la qualité en formation dans un cadre réglementé

Cette année, à l’issue de l’élection présidentielle, le prochain gouvernement réformera probablement à nouveau notre système de formation professionnelle continue après diverses consultations, auditions et lectures de rapports dont celui de la Cour des Comptes. Déboucheront ensuite de nouvelles négociations qui aboutiront à la signature d’un énième accord national interprofessionnel, puis la parution d’une nouvelle loi suivie de décrets et accords de branche. Alors même qu’en parallèle, portées par des mandatures récentes, dont certaines digèrent une réforme territoriale, les politiques de formation en région n’auront pas atteint leur vitesse de croisière. Leur poids dans la balance est significatif. En 2012, les dépenses de formation professionnelle continue représentaient 6,4 mds : 56% étaient financées par les organismes paritaires (OPCA, OPACIF, Unedic) et 28% par les régions selon le rapport du CNEFOP « Dépenses de formation professionnelle continue 2011-2012 ».

Notre système de formation est constamment ralenti et dépassé par l'enchaînement des calendriers électoraux, législatifs et réglementaires. Il est impliqué dans un processus itératif rapide qui le contraint à réformer sans s’être toujours pleinement nourri du bilan de ses politiques.

Dans ces conditions, parce qu’ils interviennent pour 93% des dépenses (données 2013*), les professionnels de la formation (privés à but lucratif, privés à but non lucratif et formateurs individuels) doivent désormais interroger et revoir leurs pratiques selon une définition réglementaire de la qualité. Au service du contrôle.

Les impacts sont d’ordre administratif, financier et organisationnel. L’accompagnement dont ils ont besoin, pour lever tout doute sur leurs pratiques, implique non seulement davantage d’efforts de simplification (le référentiel de la communauté des OPCA, la liste du CNEFOP, la base de données data-dock…) mais surtout de nouvelles clés de lecture.

Voici donc 5 pistes de réflexions et d’actions en faveur du développement de la qualité en formation sous toutes ces formes : réglementaires, normatives et surtout bonnes pratiques Métier :

1.      Proposer aux professionnels de la formation, pendant et au-delà de la période transitoire (qui s’arrête à fin juin), des actions d’accompagnement vers une démarche d’amélioration continue pour qu'ils s'approprient le décret qualité au delà de la contrainte administrative. Un support opérationnel pourrait, dans un second temps (2018-2019), assister l’application d’actions correctives et la consolidation des acquis,

2.      Créer, dans tous les territoires, des rencontres entre les professionnels de la formation et les financeurs. L’objectif est de présenter la qualité attendue au regard des politiques régionales ou sectorielles. Que les conventions et programmes en cours ne soient ainsi pas suspendus pour non-conformité au décret qualité sur les activités de formation engagées avant son application. Dans ce contexte, privilégier les échanges directs et accessibles, ou par approche multimodale, aux méthodes institutionnelles descendantes,

3.      Intervenir en amont, par une formation obligatoire (1 ou 2 jours) pour les nouveaux entrants dans la profession afin qu’ils soient préparés à une gestion optimisée et conforme de leur activité sur le plan légal. Ils sont experts dans leur domaine, pédagogues mais pas forcément au fait des fondamentaux du droit de la formation en constante évolution, ni spécialement initiés à un système de financement complexe (politiques, acteurs et dispositifs). Certaines Direccte, dont celle de l’Ile-de-France, organisent des réunions d’information (facultatives) à l'attention des prestataires de formation qui se sont vus attribuer un numéro d’activité. Peut-être peut-on, dès la reconnaissance de l’activité, envisager d’aller plus loin.

4.      Tenir compte du statut des prestataires dont le développement renforce l’atomisation du secteur. Adopter ainsi une communication plurielle et différents canaux afin de toucher autant l’individu, la structure dont l’activité de formation n’est pas la principale que le centre de formation. Leurs problématiques et ressources sont différentes mais les attentes en matière de la qualité réglementaire et de bonnes pratiques sont identiques. Ce phénomène d’atomisation pourrait encore progresser dans une économie où le salariat n'est plus le modèle unique,

5.      Renforcer les moyens des financeurs en charge des contrôles, pour prévenir les risques et lever toute suspicion sur des actions ciblées, en réalisant des visites préventives ou susceptibles de déboucher sur des sanctions et poursuites. De nombreux financeurs ont été affaiblis dans la mise en œuvre de la réforme*** alors que leurs missions ont été étendues. Il est difficile, dans ces conditions, de lutter efficacement contre la fraude ou de rencontrer et échanger avec les prestataires de formation autour de leurs axes de progrès.

Assistance au référencement des prestataires de formation sur qualif.fr

Pour bénéficier d’une assistance à leur référencement, les professionnels de la formation, actuels ou en devenir, certifiés ou pas, disposent d'un site de référence et de partage : qualif.fr

Ce site vient en support des professionnels, et n’a pas vocation à se substituer, aux initiatives diverses déjà portées par les financeurs. Au-delà de sa mission d’assistance au référencement, Qualif.fr présente une lecture transverse, assortie de conseils et documents, que les prestataires s’approprient et adaptent nécessairement dans un système de la formation encore très cloisonné.

Les prestataires de formation non certifiés ou ayant choisi le référencement trouveront sur ce site des éléments de preuve type ou de décryptage selon les indicateurs du référentiel qualité communs aux OPCA. La liste de ces documents sera enrichie dans les semaines à venir (télécharger les documents à partir de l'article "Assistance au référencement des prestataires de formation", en page d'accueil). Cette semaine, les documents disponibles portent sur les obligations réglementaires.

Les prestataires de formation certifiés pourront les confronter à leurs propres documents de travail. Si la certification leur permet des conditions d’accès a priori allégés au data dock et au référencement, elle ne les soustrait pas, pour autant, aux procédures de contrôle effectuées par les financeurs.

Ces documents sont partagés à titre indicatif et viennent compléter l’outil de diagnostic en ligne. Celui-ci, mis à disposition gratuitement, est déjà utilisé par plusieurs centaines de professionnels, dont des organismes titulaires d’une certification. Il permet à chacun d’évaluer ses pratiques au regard du référentiel de la communauté des OPCA et cela, en vue de son référencement. Grâce au système de notation (sur 200 points) et le rapport de diagnostic, le prestataire de formation, débutant ou expérimenté, dispose d'un premier aperçu de son positionnement et de ses axes d’amélioration.

Le chemin vers la qualité tracé par le décret se poursuit bien au delà de l'étape d’appropriation et d’enregistrement de documents dans le data dock. Même après avoir été référencés par un ou plusieurs financeurs.

L’accès aux financements, si valorisable soit-il sur le plan commercial, n'est pas l'aboutissement pour les professionnels de la formation de leur démarche qualité mais une première étape en termes d'auto-questionnement et d'évolution de pratiques.

Bon référencement aux prestataires de formation, et aux financeurs chargés de les réaliser.

* Rapport de la Cour des Comptes 2017

** Jaune Budgétaire 2017

*** Loi du 5/03/2014

(1) Actualités de la formation, Centre Inffo 09/02/2017