Contrôle URSSAF : focus sur la lettre d’observations

Votre entreprise vient d’être contrôlée par l’URSSAF et vous avez reçu une lettre d’observations vous informant des redressements envisagés ?

Il convient d’accorder la plus grande importance à ce document.

La lettre d’observations est envoyée à l’entreprise à l’issue du contrôle.

Ce document, qui peut être assez (voire très) volumineux, renseigne le cotisant sur l’objet du contrôle, les documents qui ont été consultés par les agents au cours de leurs vérifications, la période sur laquelle a porté le contrôle, et détaille l’ensemble des observations des agents.

Ces observations peuvent consister en des redressements (les montants sont alors précisés, ainsi que leur mode de calcul) ou des observations pour l’avenir (l’URSSAF se contentant, dans ce cas, de demander au cotisant de modifier sa pratique sur tel ou tel point, sans redresser le passé).

La lettre d’observations doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires (délai pour y répondre, faculté d’assistance par un conseil de son choix etc). Il est important de vérifier qu’elles y figurent bien car leur absence peut, dans certains cas, entraîner l’annulation de l’ensemble des opérations de contrôle, et donc des redressements.

Faut-il répondre à la lettre ?

En théorie, il n’est pas obligatoire de répondre à la lettre d’observations. En effet, l’entreprise qui a gardé le silence conserve le droit de contester la mise en demeure qu’elle recevra ultérieurement.

Cependant en pratique, il est fortement recommandé à l’entreprise, pour chaque redressement qu’elle entend contester, de répondre de manière la plus étayée, argumentée et documentée possible aux observations.

En effet, à ce stade de la procédure, l’entreprise se trouve encore dans un dialogue avec les agents qui l’ont contrôlée. L’envoi de justificatifs supplémentaires, par exemple, permet fréquemment d’obtenir des diminutions substantielles des redressements. Et par conséquent une minoration des montants qui figureront sur la mise en demeure ultérieure.

Le cas échéant, il peut également être judicieux de proposer des ajouts ou des précisions à la liste des documents consultés figurant sur la lettre d’observations.

Rappelons en effet que lors d’un contrôle, l’URSSAF ne peut pas redresser des éléments qui, ayant fait l'objet d'un précédent contrôle dans la même entreprise, n'ont pas donné lieu à observations de sa part (sous réserve que les circonstances de droit et de fait soient inchangées).

L’une des difficultés, pour l’entreprise qui souhaite utiliser cet argument, consiste à prouver que les agents de l’URSSAF ont bien vérifié telle ou telle de ses pratiques lors du précédent contrôle. Pour ce faire, la liste des documents consultés qui figure dans la lettre d’observations peut être une aide précieuse.

De quel délai dispose l’entreprise pour répondre à la lettre d’observations ?

L’entreprise a 30 jours à compter de la réception de la lettre d’observations pour y répondre. Attention, 30 jours n’équivalent pas obligatoirement à 1 mois (à vos agendas !).

Elle a toutefois la possibilité de demander à l’URSSAF une prolongation de ce délai, à condition de formuler sa demande avant l’expiration du délai de 30 jours (et sauf en cas de constat de travail dissimulé ou d’emploi d'étrangers non autorisés à travailler, ou de mise en œuvre de la procédure d’abus de droit).

Pour en savoir plus : 06 23 50 38 60 / spl@petitlunvenavocat.com