Demain j'arrête de perdre mon temps en réunion !

Ce matin j'étais en réunion chez un de mes clients : 3 heures de réunion de 10 à 13, 8 personnes présentes, la moitié n’a visiblement rien préparé et découvre le sujet, plus des 2/3 des participants ont un écran ouvert et/ou le regard porté toutes les 30 secondes sur un téléphone qui s'allume sans cesse, 5 cafés avalés pour tenir le coup et les décisions que nous avons prises… Quelles décisions d’ailleurs ? Je souris à mon client mais j'ai perdu mon temps et j'ai faim... ☹☹☹

Chez ce client on me parle de design thinking, de nouvelles méthodes pour doper la créativité et favoriser l'innovation, ok tout cela est très intéressant mais cela ne change rien sur le fond à ce que j'ai vécu ce matin : quelques soient les organisations et les modes de collaboration, il faut savoir optimiser la préparation et le déroulé de ses réunions.

Voila quelques chiffres pour vous en persuader (source Huffingtonpost)

• Plus de 90% des moins de 35 ans (salariés des grands groupes de plus de 5.000 personnes) se sentent inutiles en réunion.
• 32% des cadres se sont déjà endormis pendant une réunion.
• 95% des cadres pensent qu'une meilleure organisation des réunions (définition de l'ordre du jour, animation ou rédaction de compte-rendu) permettrait aux entreprises de gagner du temps, d'être plus performantes.

Vous avez comme moi déjà connu des réunions mal préparées, mal organisées… des réunions parfois inutiles qui consomment beaucoup de temps et qui coûtent cher à l’entreprise. "Le temps c’est de l’argent" alors suivez ces conseils ! plus vous serez efficaces dans vos réunions, plus vous serez rentables et rapides dans vos projets. Vous arrêterez de perdre du temps : le vôtre et celui des autres.

Passons en mode SOLUTION ! Dans cet article je fais un rappel des quelques règles à respecter pour gagner en efficacité. Je ne vais pas m'attarder sur le contenu et l'animation de la réunion (qualité du discours, maintient de l'attention, règlement des conflits, ...). Je vais me concentrer ici sur des basiques d'organisation qu'il est bon de respecter.

Quelque soit le type de réunion (d'information, de brainstorming, de décision) et la forme qu'elle peut prendre (présentielle, à distance,...), ces règles sont communes et peuvent être appliquées.

Mais pour bien démarrer rappelons la définition d’une réunion ! la réunion est un moment qui permet de traiter en groupe un ou plusieurs problèmes qui, s'ils étaient traités par des individus isolés, auraient peu de chance d'être résolus.

Alors comment bien la préparer et la gérer ?

Avant la réunion...

Objectif de la réunion

Avant tout chose, définissez l’objectif de la réunion pour ne pas céder aux travers de la «réunionnite» : Quel est l’objectif de la réunion ?

Pas d’objectif, pas de réunion !

En fonction de l’objectif, vous devez valider en amont que la réunion est le mode le plus efficace pour y parvenir. Si c’est le cas, alors on passe aux étapes suivantes.

Périmètre de la réunion

Nombre et qualité des participants : Réunissez un nombre restreint de participants, afin de ne pas risquer de rendre la réunion peu efficace. Chaque personne autour de la table doit avoir son «utilité».

Durée : Ciblez une durée de 15 minutes. On doit en effet chercher à réduire la durée sur un temps "utile". La durée ne devrait jamais dépasser 1 heure (si plus alors endormissements assurés).

Mode: Une réunion téléphonique / visio peut-elle être suffisante ? Vous devez sans cesse vous poser cette question ! Nous avons tous les outils à disposition pour échanger, partager et se voir sans devoir se déplacer alors pourquoi s’en priver ? les réunions à distance sont d’ailleurs souvent plus efficaces et plus économiques.

Lieu : Le choix de la salle et/ou du lieu est important, je vais y revenir plus tard.

Ordre du jour

Pour bien préparer votre réunion et son ordre du jour, commencez par la découper en sujets bien formulés. Pour prévoir un timing réaliste, minutez les différents sujets de l’ordre du jour.

Horaires

Même si il n'y a pas de contre indication absolue, je recommande de planifier une réunion sur un créneau plutôt le matin en évitant les horaires du midi pendant la pause déjeuner qui comme son nom l'indique doit être une pause pour déjeuner, j'évite aussi le créneau post déjeuner pendant lequel les énergies ne sont pas au max de leur potentiel.

Disponibilité des participants

Sous couvert de disponibilité des participants, de nombreuses réunions sont fixées très loin dans les agendas alors que la décision doit être rapide. Ne perdez pas de temps ! si la date possible est trop éloignée, changez votre mode d’échange et/ou réduisez les participants à ceux qui sont les plus "utiles" et informez en les autres.

Pour garantir une disponibilité, j'ai personnellement une autre habitude, je réserve toujours dans mon agenda 3 créneaux dans la semaine qui sont systématiquement bloqués au cas où... cette technique d'anticipation peut être appliquée à un groupe comme un comité de direction ou un groupe projet.

Pour valider la disponibilité des participants avant de leur proposer un créneau de réunion, utilisez aussi les agendas partagés, vous gagnerez du temps.

Salle réservée

En fonction du nombre de participants, il est nécessaire de trouver une salle de réunion libre. Utilisez pour ça les agendas de salles partagés. Il existe par ailleurs des solutions qui vous permettent de connaître la disponibilité des salles mais aussi leur réelle occupation (pour exemple, allez donc voir ce que propose la société Jooxter).

Autre petit conseil, allez également faire un tour dans votre salle de réunion la veille et 15 minutes avant la réunion pour vous assurer que la salle est bien propre et qu’il ne reste pas une boite à pizza sur la table.

Par ailleurs il n’est pas toujours obligatoire d’avoir une salle de réunion, souvent le moment d'échange peut très bien se faire debout autour de la machine à café ou dehors sur la terrasse. La position debout est de fait plus dynamique et évite que l’on regarde son ordinateur pendant la réunion. Les morning briefing appelées aussi "réunions carrelage" dans le retail se font le plus souvent debout.

Matériel adapté

Validez bien que vous aurez le matériel nécessaire et si vous ne l’avez pas dans la salle, ramenez le. Pensez toujours au backup avec pour exemple une copie vos supports sur une clé ou sur le portable d'un binôme, en cas de plantage, c’est une sécurité...

Participants prévenus et préparés

Diffusez l’ordre du jour, en précisant le lieu ainsi que l’heure de début et de fin de la réunion. Afin d’optimiser l’efficacité des échanges, transmettez vos supports ou un document préparatoire situant le contexte, faisant apparaître quelques questions clés, Cela permettra aux participants de mieux préparer leurs interventions pour une prise de décision plus efficace.

Pendant la réunion...

Tour de table

Si il y a des nouveaux, un « tour de table » permet à chacun de se présenter brièvement. J'ai dit "brièvement" ! Attention à bien limiter le tour de table, le temps est précieux !

Désignation d'un rapporteur

On désigne le chanceux qui réalisera la rédaction du compte-rendu. Si possible, évitez que l’animateur soit également le rapporteur, cela permet à l’animateur de se concentrer sur l’objectif à atteindre.

Récapitulatif du relevé de décision précédent

S’il s’agit d’une série de réunions, les décisions de la réunion précédente peuvent être passées en revue, pour mémoire ou pour suivi de l’avancement de leurs réalisations.

Rappel de l'ordre du jour

Avant d’entrer dans le vif du sujet, je vous recommande de récapituler brièvement l’ordre du jour de la réunion, le temps imparti sur chaque sujet et les intervenants.

Les points importants de l'ordre du jour devront préférentiellement être abordés en débuts de réunion, où la concentration est maximale et afin de ne pas risquer de les traiter rapidement en fin de réunion.

Timing respecté

Timing prévu, Timing tenu ! ne jouez pas avec l’agenda des participants et tenez votre timing. Si ça glisse sur l’horaire, l’animateur doit buzzer et recadrer les participants.

Soyez strict sur la ponctualité et commencez à l'heure. En rappelant l'ordre du jour, rappelez dès le départ le temps maximum imparti à chaque sujet.

Rédigez un relevé de décisions

Le rapporteur rédige ce relevé de décisions en indiquant le responsable et une date prévisionnelle de livraison pour chaque action. Ce relevé peut être rappelé en fin de réunion.

Fixez la date de la prochaine réunion

S’il s’agit d’une série de réunion, profitez de la présence des participants pour convenir d’une date commune pour la tenue de la ou des réunions suivantes.

Après la réunion…

Rédigez le compte-rendu

Pas de réunion sans compte rendu ou à minima un plan d’action qui a pour objectif :

• d'acter des décisions
• de formaliser le travail réalisé pour permettre par exemple aux personnes non présentes à la réunion d'être informées.
• de capitaliser l’information

Je vous conseille de rédiger ce compte-rendu « à chaud », directement suite à la réunion.

Analysez votre réunion

N'hésitez-pas à faire une auto critique de votre réunion. Si elle s'est bien passée, essayez de comprendre pourquoi pour reproduire plus facilement. Si la réunion s'est mal déroulée, analysez les causes pour éviter qu'elles ne se reproduisent.

"Parfois je gagne, parfois je perds, toujours j'apprends !"

Si je devais retenir 10 points pour une réunion efficace ?

 ✪ Pas d’objectif = pas de réunion

 ✪ Nombre de participants limité aux participants utiles à l’atteinte de l'objectif

 ✪ Durée maximum 1h ► 15 à 30 minutes sont généralement suffisantes

 ✪ Ordre du jour : obligatoire

 ✪ Timing prévu = timing tenu

 ✪ Dispos + Salle + Matériel ► J'anticipe

 ✪ Ordre du jour et supports envoyés en amont

 ✪ Je commence toujours par rappeler l’objectif et parfois je fais un tour de table

 ✪ Je ne perds jamais de vue l'objectif de la réunion

 ✪ Après la réunion je rédige un compte rendu contenant à minima un relevé des décisions

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#reunion #performance #transformation