Dernière ligne droite avant la démat'!

La loi NOTRe a fait couler beaucoup d’encre, étant donné son caractère innovant mais également du fait des obligations, souvent fortes qui en découlent pour les collectivités.

L’une de ces obligations, et non des moindres, concerne la dématérialisation de la chaîne comptable pour les départements, régions et communes de plus de 10 000 habitants au 1er janvier 2019.

Rappelons que l’objectif est d’éviter une rupture de la chaîne d’information financière, chaîne sous-entendu dématérialisée.

Les gains sont immédiats, transverses et indéniables pour tous les acteurs de cette chaîne :

• Rapidité de transmission
• Baisse des coûts papiers et de frais postaux, même si les coûts du SI augmentent, ils seront largement compensés en capitalisant le plus possible sur la dématérialisation et les systèmes mis en place
• Transmission possible du demandeur vers la paierie, tout en garantissant un contrôle de la collectivité intermédiaire bien sûr
• Contrôles et alertes automatisés, ce qu’il est impossible d’effectuer avec du papier
• Exigences potentiellement plus grandes quant à la qualité des documents transmis

 Nous ne reviendrons pas sur les principes de séparation de l’ordonnateur et du comptable qui sont sous-jacents à cette obligation de transmission des pièces (pas nécessairement dématérialisée, l’obligation pèse quoi qu’il arrive).

Les pièces dématérialisées peuvent être de nature juridiques, budgétaires, financières ou comptables.

Deux cas de figures peuvent se présenter :

• Des documents nativement numérisés : ils sont fournis sous une forme dématérialisée à la collectivité, leur transmission dématérialisée est donc native
• Scan des documents ou « OCR-isation » afin de dématérialiser les documents papiers : il convient d’avoir une véritable reconnaissance des caractères (OCR) performante pour ne pas alourdir la chaîne et devoir qualifier les documents dont la reconnaissance de caractère aurait été insuffisante

 Bien sûr, dans le cadre de cette obligation réglementaire, nous vous préconisons une dématérialisation native pour des raisons évidentes (coût, temps, efficacité, réduction des erreurs ou des supports…) 

Et vous ? où en êtes-vous dans votre dématérialisation ?