Distinguer les "3PO"

Connaissez-vous les 3PO? Projet-Programme-Portfolio-Opérations? Je voudrais vous convaincre que bien les distinguer permet d'en tirer les bénéfices escomptés et de rencontrer les attentes des parties prenantes.

C’est connu, un projet est une initiative temporaire pour réaliser un produit ou un service, alors que les opérations s'inscrivent dans la durée. Selon cette définition le projet est complété par la mise en opération du produit ou du service. Si j’ai le projet de produire un outil, quand l’outil est prêt à l’utilisation, le projet est terminé. C'est peut-être simple pour un outil, mais c’est aussi cette simplicité qu’on devrait rechercher dans les projets plus complexes. Ce qui va nous aider à atteindre cette simplicité, c’est de bien comprendre les besoins et de définir des objectifs atteignables dans une échéance mesurable. Prenez la conformité à des lois et règlements. Celle-ci dépend de l’évaluation de ce qui se passent dans les opérations, et un projet qui vise la conformité peut facilement dériver si on ne revient pas à la définition d’un projet. On aura avantage à définir ce qui peut être mis en place – les processus, les procédures et les outils technologiques – plutôt que de viser un audit sans faute.

Un projet peut être de très grande envergure sans être un programme s’il se termine avec la mise en opération. Pour parler de programme et le distinguer d’un projet, parlons de valeur. La valeur d’une initiative c’est lorsque les bénéfices l’emportent sur les coûts et les inconvénients. Et pour la mesurer, les produits ou les services doivent être utilisés et opérationnaliser. Un programme inclut en plus des projets pour réaliser les produits ou les services, les opérations qu’on en fait, et l’évaluation des bénéfices qu’on espère à la hauteur de ce qui était prévu. Si on reprend la conformité dans un contexte de programme, on définira des projets distincts (mais qui peuvent être interdépendants) et la valeur pourrait être de limiter des coûts d’opérations tout en obtenant un niveau de conformité plus élevé au prochain audit. La fin du programme aura lieu lorsqu'il sera évident que les bénéfices sont au rendez-vous, ou non.

Le portfolio regroupe des programmes et des projets qui forment un ensemble significatif selon les besoins de l’entreprise. Contrairement aux projets et aux programmes, il n’est pas contraint à une date de fin. Son contenu se transforme au fur et à mesure des mises en opération, des nouvelles demandes et des changements de priorité. Son objectif est de regrouper des programmes et des projets pour pouvoir sélectionner les meilleurs, réévaluer leurs pertinences en cours de route, et les arrêter s’ils ne sont plus alignés avec les priorités de l’entreprise.

Ces distinctions permettent d'entrevoir les différents mécanismes de gouvernance et de suivi qui doivent mis en place pour le suivi des 3PO. Comme la définition du succès de chacun diffère, si on utilise le mauvais moyen, on prend le risque de ne pas rencontrer les attentes de nos parties prenantes. Prenons plutôt le temps de bien évaluer ce qu’on cherche à accomplir, de bien définir les objectifs, et d'utiliser le bon moyen parmi les 3PO.