Douze conseils pour bien gérer son temps

Le temps est relatif, ce n’est pas moi qui le dit mais Albert E. Mais alors pourquoi certains d’entre nous sans être des ministres ont toujours l’impression d’en manquer ?

Lorsqu’on a une multitude de choses à faire, comment choisir ? Quelle «stratégie » adopter ? Remettre à plus tard ? S’épuiser à vouloir tout faire ? Dresser des listes interminables qui ne seront jamais suivies ?

« Time is money »,  a dit Benjamin Franklin. Cependant, le temps est beaucoup plus précieux que l’argent. Car maîtriser son temps, c’est d’abord la liberté de décider de son quotidien.

Gérer son temps revient quasiment uniquement à faire des choix. Mais aussi à savoir s’imposer une autodiscipline sur toutes ces petites choses qui ont tendance à plomber notre planning. Dans la gestion de notre temps, 2 facteurs clés : L’URGENCE et l’IMPORTANCE, influencent nos comportements et nos choix.

Il existe 12 règles simples pour arrêter de se laisser submerger :

1.      Je planifie mon  activité : Avec 24 heures par jour 365 jour par an, le temps a des trésors à vous offrir. Pour en profiter, il est nécessaire de lister les activités auxquelles vous voulez consacrer du temps  et programmer à l'avance certaines tâches.

2.      Je priorise ce que j’ai à faire : distinguez l'urgent et l'important : l'activité urgente doit être programmée très vite. Mais il y a aussi des choses importantes qu'il ne faut pas oublier de programmer.  Si vous ne faites que l'urgent, vous négligez l'important qui va vite devenir urgent à son tour...

3.      J’adopte un rythme régulier : il est plus facile de faire les choses inscrites dans nos emplois-du-temps de façon régulière : débriefing quotidien du matin avec les N-1 par exemple. Si votre activité est régulière, vous prendrez le rythme, cela deviendra une habitude, l'effort pour s'y mettre sera moins grand.

4.      Je tiens compte de mon rythme personnel. Etes-vous du matin ou du soir ? Avez-vous besoin de beaucoup de sommeil ? Aimez-vous faire un break à midi ou préférez-vous faire du "non-stop" jusqu'à 18 heures ? Nous sommes tous différents face au temps. Tenez compte de vos rythmes biologiques et de vos habitudes (familiales, culturelles), dans votre organisation.

5.      Je range mon espace de travail : En effet, le désordre vous fait perdre un temps chaque jour ! Réussir à ressortir un dossier caché parmi un tas de paperasses, débusquer un contrat dissimulé au fin fond de votre tiroir… autant d’actions banales qui deviennent héroïques dans un bureau mal rangé ! Prenez donc quelques minutes le matin ou le soir pour classer les papiers qui trainent sur votre bureau et pour mettre de l’ordre sur votre table. Et n’oubliez pas : ce qui vaut pour votre bureau physique est tout aussi valable pour votre bureau d’ordinateur.

6.      Je sais dire non : Rendre service à un collègue  en accomplissant une tâche rapide, oui, mais perdre son temps sur des activités inutiles, non !

7.      Je délègue quand cela est nécessaire : si vous voulez pouvoir un minimum sortir la tête de l’eau, il va falloir apprendre à déléguer certaines tâches quand cela est possible.

8.      Je me fixe un timing : Si vous ne projetez pas de terminer une tâche en 2 heures, c’est bien simple, vous ne la terminerez pas en 2 heures ! Sans se mettre des limites, il est plus dur de résister à la tentation de faire autre chose, de passer d’une tâche à l’autre, ou tout simplement de ne pas s’arrêter sur des détails insignifiants et chronophage.

9.      J’anticipe les  imprévus : C’est bien connu, le propre des plannings réglés au millimètre c’est qu’ils sont impossibles à tenir ! Alors planifiez chaque jour une heure ou deux de battement dans votre planning.

10.  Je cultive l’écoute active : une information mal comprise car vous n’écoutiez pas votre interlocuteur à 100 %, ou un email juste survolé, et c’est peut-être une erreur que vous allez commettre sur la réalisation d’une tâche. Pour ne pas à avoir à perdre du temps à refaire un dossier ou à rappeler un client, soyez pleinement à l’écoute.

11.  Je neutralise les « mangeurs de temps » : pour cela :

-  Stop aux collègues sympathiques mais collants, aux collègues « toxiques » qui ne font que critiquer l’entreprise

-  Limiter votre utilisation des réseaux sociaux, vous risquez de perdre de précieuses minutes, voire des heures, chaque jour ,

-  Osez éteindre votre téléphone et fermer votre boite email lorsque vous êtes sur une tâche qui demande de la concentration,

-  Corriger les mauvaises habitudes prises dans le but d’aller plus vite. Souvent, l’envie de « faire rapide » nuit à la qualité de travail et fait perdre du temps à moyen terme. Par exemple c’est le cas des emails envoyés trop rapidement à leur destinataire, sans avoir pris le temps d’expliciter le propos. Au final : soit la tâche demandée sera mal comprise et, de fait, mal exécutée, soit l’interlocuteur ne comprendra pas et demandera des explications qui auraient pu être envoyées dès le départ.

12.  Je sais me détendre : être efficace ne signifie pas être constamment dans une phase de productivité intense. Apprenez à prendre du recul pour mieux bondir !

B M