Faire vite, ou faire bien?

« J’ai répondu à votre courriel vite vite entre deux appels téléphoniques... »

... m’a dit un fournisseur il y a quelques mois. Sa réponse rapide mais confuse m’a plongée dans la perplexité. Plusieurs minutes de discussion ont été requises pour clarifier et enfin se comprendre. 

Ma question n'avait pourtant aucun caractère d'urgence. Une réponse moins hâtive, mais précise, m'aurait davantage convenu.

Cette situation est arrivée plus d’une fois.  

Mes constats et ceux de mes clients convergent. On déplore de plus en plus :

• de phrases incomplètes;
• de réponses partielles ou floues;
• de documents sans fil directeur, de « catalogues d’idées »;
• de fautes de français (ou d’anglais!) et de fautes de frappe;
• de communications suivies d’erratums (par exemple, le renvoi de l’infolettre avec mention d’une erreur dans l’envoi initial).  

Et que dire des messages automatiques proposés par LinkedIn, cliqués trop vite!

Sur le moment, une illusion de gain de temps

Sentiment d'urgence (justifié ou pas), sollicitations et interruptions perpétuelles amènent à faire vite, mais à oublier de faire « bien ». Courriels non relus, infolettres non vérifiées, documents rédigés sans faire de plan préalable : un gain de temps illusoire.

Veut-on s'acquitter de cette tâche de rédaction au plus vite (s'en débarrasser)... sans considérer les conséquences de possibles erreurs?

Plus tard, du temps à consacrer à rattraper les erreurs

Une communication erronée nécessitera :

• du temps pour réexpliquer ce qui était confus;
• du temps pour regagner la confiance des lecteurs en la rigueur de la personne ou de l’entreprise ayant transmis la communication.   

Réexpliquer ce qui était confus, regagner la confiance des lecteurs : voilà qui prendra plus de temps que ce qu’on a cru gagner en faisant vite.

À garder en tête : Des lecteurs ne diront pas qu’ils n’ont pas compris. Ils resteront sur une impression de complexité, de confusion, de déception. Ils seront hélas moins convaincus de la compétence ou de la motivation de l'émetteur à les aider.

Faire vite ou faire bien?

Choisissez vos batailles. La perfection n’est pas de ce monde. Lâchez prise, s’il le faut, sur un message d’enjeu mineur à un collègue.  

Accordez plus de temps aux communications qui :

• sortent du service, de l'entreprise, et en véhiculent l’image;
• expliquent vos services, vos produits (jusqu'à la documentation technique);
• ont une longue durée de vie (resteront visibles sur un site web, dans une base de connaissances, etc.);
• sont imprimées (et ne peuvent donc plus être modifiées).   

Agir un peu moins vite pour aboutir à beaucoup mieux!

Comment s’y prendre? 

• Rendez systématique la correction des fautes par le correcteur (celui de Microsoft Office ou Antidote). Il corrigera déjà la majorité des fautes de français. (Gardez toutefois l’esprit critique sur certaines suggestions des correcteurs automatiques! Plus d’informations à ce sujet sur demande).  

• Profitez des astuces d’efficience bureautique (raccourcis pour éviter de réécrire les phrases récurrentes, composants réutilisables, modèles .dotx .potx, .oft, etc.) pour réduire le risque d'erreur et libérer du temps; utilisez ce temps pour vous relire.

• Relisez les communications en pensant à votre lecteur. Ajustez votre rédaction à son niveau de connaissance. Ne prenez pas pour acquis qu’il sait! Évitez les formules interprétables.

Lisez ou relisez mon article LinkedIn « Du site web à l’offre de services : quand le charme est soudain rompu »

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Laurence Picot - RÉDACTIA, la rédaction efficace - www.redactia.com

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