Gestion de projet | L'état d'esprit du projet (Mindset du projet)

J'ai pensé à ce sujet de gestion de projet pendant de nombreuses années. L'état d'esprit du projet est-il réel?

Y a-t-il une culture ou un ensemble d'habitudes ou de comportements pouvant définir le  Mindset du projet ? Les chefs de projet ont-ils un Mindset du projet?

Qu'est-ce qui rendent certaines personnes plus adaptées aux projets que d'autres?

Quels sont les traits  de personnalité à rechercher lors de la sélection d'une équipe pour un projet qui n'a pas nécessairement une expérience directe du projet?

Que peut faire le partage des connaissances essentielles pour que les membres de l'équipe soient clairs sur la culture du projet?

Ce scénario devient de plus en plus pertinent étant donné que le personnel opérationnel de nombreuses organisations est de plus en plus appelé à travailler sur des projets car ils ont une connaissance approfondie de l’impact des processus d'affaires. Bien que les objectifs opérationnels soient similaires - ils ont tendance à être répétés, l'équipe sait comment les atteindre et les répéter. 

Le projet

Lorsque nous examinons un projet en général et les éléments clés d'un projet, voici certaines façons dont un projet peut différer d'un environnement opérationnel. 

• ·        Un projet a un début. Ce n'est pas une entité préexistante.
• ·        Un projet a une fin. Une fois la portée livrée, le projet se terminera.
• ·        Un projet est un état temporaire - il ne continuera pas pour toujours. Les équipes de projet, salles et codes de travail sont temporaires.
• ·        Un projet est unique. Même si la livraison d'un projet fait partie d'un programme plus vaste, le projet est unique à son équipe, son site et son installation. Un projet n'est pas répété.
• ·        Un projet ne fait pas partie des affaires comme d'habitude. Les projets ne sont   pas des processus opérationnels définis et des tâches facilement reproductibles.

Ressources du projet

En regardant les caractéristiques ci-dessus. Les deux premiers éléments, à savoir le projet, ont un début, et le projet a une fin évidente pour la plupart des gens et ne nécessite aucune explication ou introduction.

Les trois autres éléments, état temporaire, unique et ne faisant pas partie des activités habituelles, posent certains des plus grands défis aux équipes d'opérations ou de soutien qui sont soudainement intégrées dans des projets ou qui se retrouvent dans une équipe de projet.

Les équipes Opérations et Support sont habituées à une routine. Chaque semaine se ressemble et se sent pareil, la standardisation des pratiques de travail et des tâches ainsi qu’un calendrier de réunion fixe pour chaque semaine.

Le rythme d'activité du projet variera à mesure qu'il passera du lancement à la spécification, de la conception à la construction, de la construction à l'essai, de l'essai à la qualification, de la qualification à la mise en œuvre et à la clôture du projet.

Avec chacune de ces phases du projet vient un défi différent, une cadence différente et la capacité des ressources du projet à s'adapter. Le rythme et le changement au niveau et au type d'activité sont essentiels à la réussite du projet. Ce changement de routine, de rythme et d'activité est ce pour quoi la plupart des gens travaillant dans les opérations peuvent avoir du mal à se battre pour la première fois qu'ils travaillent sur un projet.

Culture de projet

Un chef de projet ou un ingénieur ayant des années d'expérience saura instinctivement quand adopter un rythme différent au sein d'un projet, alors que les ressources d'exploitation deviendront simplement confortables avec différents niveaux de rythme et de changement.

Lorsque le rythme change, certaines ressources s'adaptent et se libèrent même si elles quittent leur zone de confort. Personnellement, j'ai toujours encouragé les gens à continuer à apprendre et à sortir de leur zone de confort de temps en temps, car cette expérience favorisera la croissance individuelle.

En tant que gestionnaires de projet et chefs de projet, devons-nous éviter ou aborder la zone de confort susmentionnée? La prévention vaut-elle mieux que guérir? Si une ressource n'a aucune expérience de projet, devrions-nous les considérer pour des projets critiques?

Sinon, devrions-nous leur offrir des conseils, du coaching et du soutien pour faciliter la transition d'un projet sans projet à un projet? Les gens sont-ils capables d'adopter le «Mindset de projet?» C'est une opportunité pour vous de vous développer en tant que leader en entraînant quelqu'un dans une position de confiance dans son nouveau rôle.

Sélection de l'équipe

Lors de la sélection des ressources basées sur les opérations pour les projets, prenez en compte les facteurs ci-dessus. La personne est-elle apte à changer de rythme, à changer d'activité ou à changer de routine? Demander directement à la personne ne certifie pas que ce sera la bonne réponse. Vous devez faire un peu de recherche sur les individus comme vous le feriez en recrutant pour n'importe quel rôle.

Découvrez si elles ont des antécédents d'adaptation de changement dans leur travail quotidien. Quelle a été leur réponse aux nouvelles politiques, procédures, processus et systèmes de l'entreprise? Comment ont-ils réagi aux situations de pression dans le passé ou aux changements de direction de dernière minute?

Vous devez faire votre recherche lors de l'embauche de ressources de projet pour plusieurs raisons, mais par-dessus tout, la contrainte la plus importante est le temps. Comme les projets ont une durée planifiée fixe, vous n'avez peut-être pas le temps de prendre un risque sur une ressource.

En résumé

Passer des opérations au travail basé sur un projet devrait être vu comme une opportunité de grandir en tant qu'individu et d'élargir les capacités de la personne et de l'organisation.

Il n'y a pas de règles strictes pour la sélection des ressources du projet, mais je cherche le «Mindset de projet ». Je définis cela comme un ensemble de caractéristiques qui fournira une indication de la façon dont une personne répondra à un projet.

Comment je résume ceci:

1.   La capacité de faire face positivement au changement

2.    Une volonté de creuser profondément pour franchir une étape importante

3.    N'a pas tendance à réagir aux surprises rencontrées sur un projet

4.   La capacité d’interchanger de rôles et de travailler plusieurs rôles pour accomplir le travail

5.   La capacité d'éteindre et de refroidir après une période de travail de haute intensité

6.   Ne doit pas prendre personnellement des discussions liées au travail

7.   Peut rester concentré sur l'objectif final

8.   Croire que l'objectif final est possible

9.   Peut épauler l'équipe pour livrer la portée à tout prix

Cela semble facile, oui ? J'aimerais connaître vos pensées sur ce sujet.

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