Je procrastine, ça me stresse ! Comment mieux m’organiser ?

Soyez rassuré, vous n’êtes pas seul dans ce cas. Nous sommes 20% à avoir tendance à remettre à plus tard, le travail de fond, au profit d’une multitude de tâches, plus faciles ou plus plaisantes, que nous menons souvent en même temps*.  

Les raisons :

• Notre cerveau, en favorisant les plaisirs et récompenses à court terme, nous conduit logiquement à procrastiner. Travailler vite et se faire plaisir vite !
• Nous sommes, sans cesse, sollicités au travail : toutes les 11 mn ! sachant que 25 minutes sont nécessaires pour se concentrer à nouveau. Un collaborateur passe environ 30% de son temps à gérer ses mails et un cadre consacre 2 jours/semaine en réunion*.

Les conséquences :

• Le stress et le sentiment de culpabilité sont de plus en plus présents au sein des organisations.
• Entre 2010 et 2015, la productivité des organisations a baissé ! Plus de temps et plus de collaborateurs sont devenus nécessaires pour une même activité. La négociation d’un contrat prendrait 22% de temps en plus, qu’il y a cinq ans*.

Comment préserver sa productivité dans ce contexte ?

Mieux s’organiser et gagner du temps ? Pas sûr !

De nombreux outils notamment collaboratifs, sont censés nous aider à mieux nous organiser et à gagner du temps, pour travailler plus, tout en étant plus connectés ! Sommes – nous pour cela plus productifs, ou tout simplement plus fatigués, avec des capacités de réflexion et concentration qui s’épuisent ?

Gagner du temps à prendre soin de soi ! Plus sûr !

• Prendre soin de soi,

c’est avant tout, prendre du recul pour tenir compte de ses capacités, de son état physique et mental dans l’instant présent, plutôt que de faire plus et plus vite. Je retiens 3 principes qui peuvent conduire à plus d’efficacité, surtout s’ils deviennent des réflexes au quotidien.

• Repenser ses priorités, plutôt que sa façon de faire, rend son organisation plus efficace.

J’applique la loi de Pareto : Quelles sont les 20% de tâches qui vont produire 80% de des effets attendus.Je me demande quel est le résultat que je souhaite atteindre, plutôt que, combien de temps je vais passer, ou quels efforts je vais fournir ou comment tout faire ?

• Gérer sa motivation et son plaisir permet de limiter sa tendance à procrastiner.

Je recense les activités pour lesquelles j’éprouve du plaisir, ou je cherche le point de motivation d’une activité nécessitant un investissement important. Je me donne des récompenses et offre ainsi des signaux positifs à mon cerveau.

• Gérer son énergie plutôt que son temps c’est opter pour une meilleure hygiène de vie.

Au lieu de chercher à tout faire tout de suite, en même temps, je planifie mon travail, en fonction des moments où je peux plus facilement me concentrer.

J’entretiens ma capacité de concentration, en alternant les phases de travail intenses sans être dérangé, planifiées et délimitées dans le temps et les phases de pause, consacrées au lâcher –prise, comme par ex la méditation, ou simplement 10 mn de marche ou de sieste.

Lorsque je n’arrive plus à me concentrer, je change d’activité ou je me relaxe, et je libère ainsi mon cerveau disponible pour laisser l’inconscient faire son travail, bien utile parfois dans des situations complexes.

Je prends régulièrement ces temps de pause. Je considère que cela fait aussi partie de mes compétences professionnelles comme un sportif sait gérer sa condition physique.

Et si vous preniez la main sur votre temps ?Travailler différemment plutôt que plus   .....et gagner en efficacité et sérénité !

*Source : synthèse Manageris