La collaboration entre les salariés de l’entreprise à l’heure du télétravail
Rubén Sobrecueva
Architecte d'intérieur Spécialiste en aménagement de bureaux, je vous accompagne dans la recherche de solutions créatives pour répondre à vos enjeux de transformation et vos nouveaux besoins.
Le travail collaboratif dans un contexte de télétravail est un enjeu majeur pour bon nombre d’entreprises dont les équipes travaillent en mode projet.
Avant que le télétravail ne se développe sous l’impulsion de la crise sanitaire, pour faciliter la collaboration entre les équipes, s’était largement répandue la mise en place de plateaux projet. Tous les contributeurs majeurs étaient regroupés en un même lieu et un certain nombre de routines se mettaient en place pour synchroniser les travaux, gérer les difficultés, faciliter les échanges d’information...
A l’ère du télétravail, la colocalisation pour travailler ensemble n’est plus possible, ou n'est au mieux que partielle.
Heureusement pour nous les outils numériques viennent à notre secours, ils permettent l’intégration à distance de personnes dans une équipe de travail même s’ils sont dans un lieu différent de l’entreprise. Il y a depuis très longtemps des outils comme par exemple Slack très utilisé dans le domaine du développement informatique, couplé avec des outils de visioconférence qui peuvent être utilisés dans la gestion des projets et des contributions. Il y a également des outils comme Teams qui permettent à des équipes de partager des contributions et de travailler ensemble sur un même document. Mais dans l’évolution de la dématérialisation de nombreux nouveaux besoins sont apparus auxquels ces outils n’apportent pas encore de réponse comme notamment ce qu’apporte l’informel dans la gestion des projets.
Par exemple, dans ce type d’environnement, l’intégration de nouveaux salariés ou de nouveaux contributeurs est souvent bien plus compliquée et problématique, car l’informel est fondamental dans les phases de « on boarding ». Pour y faire face, on peut imaginer l’usage de la réalité virtuelle dans un futur proche, qui permette de pallier cette carence d’informel dans les nouveaux modes de communication.
En revanche, il y a des techniques de gestion de projet qui risquent de se développer, car elles sont bien plus adaptées aux besoins de l’ère du télétravail comme par exemple la salle Obeya virtuelle. Il s’agit d’une salle connectée équipée d’un écran tactile dans laquelle tous les éléments structurants d’un projet sont réunis dans une logique de management visuel et où les personnes à distances peuvent intervenir par le biais d’applications reproduisant en temps réel ce qui se passe dans la salle physique numérique principale. Les objectifs du projet, les plannings, la répartition des rôles et responsabilités, les avancées, les difficultés du projet et les solutions apportées y sont discutés et consignés au jour le jour au cours de réunions courtes collectives. Ce principe est connu sous le nom d’Obeya room et a été mis au point par Toyota pour transposer les principes de management visuel de la production au domaine des projets. De nombreuses entreprises telles qu’Airbus ou Peugeot se sont appropriées ces principes et les ont transposés dans une version numérique de salle connectée en utilisant des écrans tactiles et des applications cloud pour permettre de répliquer sur n’importe quel PC ou n’importe quelle tablette ce qui se fait dans la salle Obeya numérique maitre. Ces salles de briefing, de coordination et d’échange sont des lieux privilégiés de collaboration où les informations clés sont diffusées et gérées à des fréquences élevées et dans des formats synthétiques.
Dans le même esprit, il y a de plus en plus d’entreprises qui se servent de plateformes telles que YouTube pour incorporer en mode agile de la valeur à la communication entreprise, partager de l’expérience, faciliter l’apprentissage ou accompagner des processus d’intégration. On peut imaginer par exemple qu’on présente les nouveaux venus dans l’entreprise, grâce à la chaine du groupe, mais aussi que cette chaine soit utilisée pour diffuser à tous les pratiques de l’entreprise, les consignes de sécurité, les évènements passés et futurs, les réponses aux questions les plus couramment posées et les solutions à la résolution des problèmes courants rencontrés depuis la mise en place du télétravail…
Les travailleurs à distance ont souvent l’impression d’être coupés du flux d’information auquel ils étaient exposés lorsqu’ils se trouvaient au bureau tous les jours. Dans cet ordre d’idée, une question importante mise en lumière récemment par Harvard Business Review est la préoccupation des managers de ne plus pouvoir identifier des signes précoces de burnout ou de décrochage que présentent certains salariés à distance ou des dysfonctionnements collectifs à cause de cette dématérialisation de la communication. Même si à travers de vidéoconférences nous pouvons analyser quelques éléments de langage corporel et avoir des réactions, c’est bien souvent très insuffisant pour identifier les signaux faibles de problèmes plus profonds. Le manque d’interactions face à face avec les collaborateurs les moins proches complique terriblement la gestion de ce type de problèmes.
Pour surmonter ces difficultés, il est donc important de ne pas improviser dans la pérennisation éventuelle du télétravail surtout lorsque les interactions entre collaborateurs sont importantes. Il convient de bâtir des stratégies pour commencer la transition vers le travail à distance, les managers doivent être très impliqués dans les choix d’implantation, les choix organisationnels, la spécification des besoins en matière d’outils. C’est eux qui seront ensuite en première ligne pour gérer les difficultés et pour donner l’exemple aux salariés impliqués.
Au niveau de l’aménagement, selon les besoins et les choix, il peut être nécessaire de prévoir par exemple des salles dédiées pour installer des Obeya room numériques, un studio pour réaliser et monter des vidéos facilement, des espaces pour faire de la réalité virtuelle …
Au niveau des outils numériques, au-delà des outils de collaboration classiques que nous avons déjà évoqués (Slack pour piloter des projets, Teams pour faire du travail collaboratif sur des documents partagés…), il peut être utile de s’équiper d’outils comme Iobeya pour faire du management visuel, d’outils de capture et montage vidéo simple, d’une plateforme interne de partage de vidéo …
Enfin au niveau de l‘équipement, il peut être utile de s’équiper de matériels performants de visioconférence, d’écrans tactiles de grande dimension pour le travail collaboratif à distance et présentiel en simultané et de matériel audio et vidéo simple d’utilisation.
images : capital.fr ergon optoma, j'ai connu la salle obeya grâce à une des mes réalisations.