La coordination

Au sein des MSP est apparu un nouveau métier : la coordination d'équipe.

Dans cet article généraliste, je vais vous lister les tâches concrètes dont peut se charger le/la coordinateur(trice). Chaque équipe étant unique, il n'y a pas de modèle unique, certaines tâches peuvent être assurées par les gérants ou d'autres membres impliqués dans la vie collective.

1- Les réunions:

La tâche principale du/de la coordinateur (trice) est d'organiser les réunions/ rencontres de l'équipe. Cette tâche simple doit, pour être efficiente, nécessiter un temps important et se décompose en plusieurs étapes:

=> Préparation de la réunion:

La rédaction de l'ordre du jour, complet mais pas trop chargé pour éviter les réunions à rallonge, est la partie la plus importante du travail. Une réflexion en profondeur pour prioriser les axes à aborder et la technique d'animation la plus appropriée. Ce temps peut prendre de 1 heure à 3 heures.

Ce temps de préparation parfois long permet d'optimiser le temps médical. En effet, plus la réunion est préparée avec des objectifs précis et la technique d'animation en adéquation avec les décisions à prendre, plus le temps de réunion est court et efficient.

=> Convocation des professionnels:

Le mail est le moyen le plus répandu pour diffuser les informations au sein d'une équipe. Un réseau social d'équipe peut aussi être utilisé. La convocation doit être envoyée au moins 15 jours avant la réunion et un rappel 2 ou 3 jours avant est le bienvenu.

=> Animation de la réunion:

Lorsque la technique d'animation a été maitrisée et la réunion préparée, l'animation de la rencontre est aisée. Astuces : nommer un secrétaire de séance, un pousse décision et un maître du temps chargé de faire respecter les temps impartis pour chaque point. Cela permet d'éviter les réunions à rallonge.

Pensez à:

• faire signer la feuille d'émargement à chaque rencontre!
• fixer la date de la prochaine réunion dans le cas de réunions récurrentes ( cela vous évitera un "doodle")
• remplir le tableur de comptage de réunions

=> Diffusion du compte rendu:

Après relecture du compte-rendu, ce document est diffusé aux professionnels ayant assisté à la réunion, voire à toute l'équipe.

Astuce: rédiger un relevé de suivi. Ce document récapitule les tâches et les missions que chacun doit accomplir et la date limite pour réaliser cette action. Ce document est plus rapide à consulter par chaque professionnel que le compte rendu qui retrace l'ensemble des discussions. Objectif: retrouver rapidement les actions que chacun doit effectuer pour faire avancer le projet.

2- Guider un groupe de professionnels pour la rédaction d'un protocole:

La rédaction d'un protocole pluri-professionnel se fait en plusieurs étapes:

• Définition des objectifs et de la population cible
• Recherche bibliographique: recommandation HAS, étude scientifique
• Identification de la problématique de prise en charge coordonnée
• Définir les critères d'évaluation d'un protocole
• Rédaction du corps du protocole

Cet axe fera l'objet de plusieurs articles dans les semaines à venir.

3- Rédiger le bilan ACI:

Ne nous le cachons pas: rédiger le bilan pour l'Accord Cadre Interprofessionnel n'est pas une partie de plaisir! La première année... Et oui! Les délégués CPAM connaissant de mieux en mieux l'exercice coordonné, les équipes se structurant de plus en plus, remplir le bilan ACI devient ( presque !) un jeu d'enfant.

Je prépare les tableurs de comptage d'heures, les tableaux de participation aux réunions, les tableaux récapitulatifs des stagiaires que je remplis tout au long de l'année. A la fin de chaque réunion : je scanne la feuille d'émargement que je classe, puis je remplis le tableur excel de comptage d'heures et le tableau récapitulatif des réunions.

Le tableur excel calcule les rémunérations de chaque professionnel et le tableau récapitulatif des réunions permet d'avoir une vue d'ensemble des réunions, c'est-à-dire les thèmes et le nombre de participants.

En fin d'année, il reste à aller chercher dans le SIP (Système d'Information Partagée) certains indicateurs, notamment le nombre de patients vus en RCP et le tour est joué.

4- Gestion de la comptabilité:

Ah la comptabilité ! L'équipe a, pour fonctionner, une enveloppe financière de la CPAM. Chaque équipe a, au préalable, décidé dans un règlement intérieur le mode de répartition de cette enveloppe.

=> Le budget prévisionnel:

Étape essentielle dans la gestion de la comptabilité: le budget prévisionnel consiste à lister:

• D'une part les dépenses fixes: salaire de la coordination, des référents ( SIP, co-gérants...), assurances diverses, location de salle de réunion, factures de comptable, factures du SIP..... liste non exhaustive !
• D'autre part, comme son nom l'indique il s'agit de prévoir les dépenses de l'année. Je liste les réunions obligatoires que nous rémunérons: par exemple, la participation au comité de gestion représente environ 3600€. Qui se décompose comme ceci : 4 réunions par an avec 9 participants maximum , les réunions durent 2H en moyenne et nous avons choisi de rémunérer les membres du comité de gestion à 50€ de l'heure.

Le budget prévisionnel doit être en corrélation avec le projet de santé de l'équipe. Je veille à ne pas prévoir trop d'actions pour pouvoir rémunérer tous les temps pluriprofessionnels de chaque professionnel.

Le tableur Excel de comptage d'heures permet de suivre en temps réel les dépenses et d'ajuster si nécessaire le nombre d'actions mises en place.

=> La comptabilité :

Pure et dure qui consiste à rentrer toutes les lignes de comptabilité. Ce poste peut être délégué à une secrétaire.

=> Lien avec l'expert-comptable:

Il est nécessaire de rencontrer l'expert-comptable une ou 2 fois l'année pour valider le bilan comptable et fournir les pièces justificatives.

=> Présentation du bilan comptable à l'équipe:

Cette partie est importante pour permettre une transparence financière et entretenir un climat serein au sein de l'équipe. Cette présentation est faite lors de l'assemblée générale durant laquelle nous récapitulons ce qui a été fait l'année précédente et décidons collectivement des actions mises en place l'année suivante.

5- Accueil des stagiaires:

Nous accueillons au sein de l'équipe de nombreux stagiaires: stagiaires médecins et stagiaires paramédicaux. L'équipe a souhaité formaliser l’accueil des stagiaires pour:

• rompre l'isolement des stagiaires
• permettre une intégration rapide des stagiaires dans l'équipe
• leur permettre de se familiariser rapidement avec l'exercice coordonné
• leur proposer d'observer les autres professions

En pratique: j'ai rencontré un représentant de chaque profession accueillant des stagiaires pour organiser l'accueil des stagiaires en fonction des particularités de chaque profession. Suite à cette rencontre, j'ai rédigé un récapitulatif de cette organisation que je donne pour mémoire au représentant.

D'une manière générale, il a été décidé que:

• J'envoie au stagiaire une semaine avant son arrivée : un livret d'accueil qui récapitule des infos simples: adresse, heures d'ouverture, parking, trombinoscope de l'équipe, possibilité de logement ...
• Je rencontre les stagiaires dans la semaine de leur arrivée pour leur présenter l'exercice coordonné et ses applications concrètes dans notre équipe. Pour ce faire, j'ai rédigé un support papier qui reprend brièvement l'historique de l'équipe, le descriptif des principales actions de l'équipe et un organigramme de l'organisation.
• Je propose au stagiaire d'organiser, si il le souhaite, un temps de passage pour observer les autres professions.

Cette organisation est adaptée en fonction des spécificités de chaque profession. Par exemple: pour les stagiaires médecins, je les rencontre sur un temps commun avec l'infirmière Asalée.

6- Accueil des nouveaux professionnels:

Dans la même logique, je prends un temps pour rencontrer les nouveaux professionnels qui arrivent dans l'équipe.

Plus une équipe a vécu de choses ensemble, plus le sentiment d'appartenance et d'identité commune est forte. Les règles collectives sont connues de tous et sont parfois implicites.

L'intégration d'un nouveau professionnel (et j'entends par intégration : une acculturation à la notion d'exercice coordonné avec l'utilisation des outils de l'équipe comme la RCP, ou un protocole et un sentiment d’appartenance au groupe) n'est pas chose aisée. C'est un processus complexe qui prend du temps, nécessite de la persévérance et de la bienveillance. Pour permettre au nouveau professionnel de se sentir appartenir au groupe et de trouver sa place: il faut veiller à lui transmettre l'histoire de l'équipe et lui expliquer les règles de fonctionnement explicites et surtout implicites.

7- Rédaction d'une newsletter hebdomadaire:

Pour permettre une bonne communication de la vie de l'équipe, je rédige le lundi matin un mail adressé à l'ensemble de l'équipe. Ce mail est un mail d'infos généralistes de la vie de l'équipe de la semaine à venir. Je rappelle les dates de réunions, les grandes échéances à venir ( AG, comité de gestion ou avancement des projets de l'équipe), je transmets des infos de la fédération régionale des maisons et pôles de santé et si besoin des informations nationales. Je peux aussi faire des appels à participation à des groupes de travail .

Astuce: je veille à mettre au maximum 4 informations par newsletter.

En conclusion:

Mon quotidien de coordinatrice d'équipe de soin primaire est variée et il nécessite une vue d'ensemble des actions de l'équipe. Je commence mon temps de coordination en listant les tâches que je dois accomplir dans la matinée et je priorise en fonction des urgences du moment. J'ai cité dans cet article des tâches que j'effectue en ce moment mais ce ne sont pas les seules. Je peux citer aussi: lien avec les élus, les partenaires institutionnels , les associations d'usagers; répondre à un appel à projet; suivi et évaluation des protocoles,...