La délégation ou la peur du travail mal fait

L'un des premiers écueils auxquels se heurte un entrepreneur est la délégation, souvent perçue comme une perte de contrôle. Or déléguer est l'une des compétences clés nécessaires à une entreprise performante. 

L’homme aux innombrables casquettes

Qui peut se targuer d’être à la fois acheteur, vendeur, financier, comptable, commercial, technicien, standardiste, informaticien… ? J’entrevois certains artisans remuer dans les rangs… Mesdames et messieurs, êtes-vous bien certains de maîtriser tous les rouages de la gestion d’entreprise ? Qui répond au téléphone lorsque vous êtes sur le terrain avec un client ? N’avez-vous jamais chargé Madame (ou Monsieur…) de quelques tâches comptables ou autres ? N’avez-vous jamais eu d’apprentis, que leur faisiez-vous faire ? Restaient-ils à vous observer les bras ballants ?

Ainsi, vous en conviendrez : même l’être le plus intelligent et débrouillard de la planète, aussi multitâches soit-il, ne peut tout gérer seul. Il lui sera nécessaire, à un moment ou à un autre, de DÉLÉGUER…

Cela paraît simple… Et pourtant ! Pour que les objectifs soient atteints et que tout roule dans le bon sens, confier une tâche – quelle que soit son importance – à une tierce personne ne s’improvise pas. Ainsi, lorsque l’on est amené à diriger des hommes, l’une des qualités principales que l’on se doit de maîtriser réside dans le fait de savoir comment réussir cette délégation. En d’autres termes : comment manager efficacement !

Quels sont les apports de la délégation ? 

Se délester de certaines tâches n'est pas un exercice aisé. C'est même tout un art ! Une délégation efficace et réussie requiert quelques efforts et un certain temps afin de bien en comprendre les mécanismes et surtout les avantages pour vous même, mais également pour toute votre équipe : 

•  Motiver vos collaborateurs - En déléguant, non seulement vous pourrez vous concentrer sur les missions essentielles de votre poste et les plus bénéfiques à votre entreprise, mais vous permettrez également à vos collaborateurs de s'impliquer davantage, prendre des initiatives, donner plus de sens à leurs propres missions et ainsi décupler leur motivation.
•  Maîtriser votre temps - Sur le papier, votre temps est bien réparti. Vous organisez vos journées de façon à être efficace et avoir une vision des projets en planifiant à court et long terme. Ça, c'est la théorie ! Car, en pratique, vous pouvez rapidement vous retrouver rattrapé par les tracasseries quotidiennes et les problèmes - plus ou moins envahissants - qui surgissent sans prévenir.
•  Vous focaliser sur vos priorités - L'objectif est donc de faire en sorte de perdre le moins de temps possible sur ces derniers et allouer un maximum d'efforts et de concentration sur l'essentiel. Après tout, c'est bien pour ça que vous êtes là ! Confier ces tâches non stratégiques à une personne de confiance et compétente pour ce type de mission vous permettra de vous concentrer sur votre mission première, à savoir : faire marcher votre équipe dans le bon sens et au bon rythme afin de contribuer à l'essor global de votre entreprise et lui permettre de continuer à se développer. 
•  Responsabiliser les membres de votre équipe - En déléguant, vous insufflez un sens des responsabilités à vos collaborateurs, entraînant une valorisation de leurs compétences, une motivation accrue et une notion de sens dans l'effort fourni. La roue vertueuse est en mouvement !

Des règles à respecter

Il existe quelques grands principes dans la mise en place d’une telle transmission. Rien de bien sorcier, il s’agit, une fois encore, de faire preuve de bon sens :

• Cerner les tâches qui peuvent être confiées à un collaborateur ou une entité extérieure à l’entreprise. Déléguer pour déléguer ne présente aucun intérêt, quel qu’il soit. Le but est de libérer du temps pour vous recentrer sur l’essentiel et donc gagner en efficacité… et en rentabilité ! Il s’agit ipso facto de faire l’inventaire des actions que vous accomplissez quotidiennement dans le cadre de votre poste. Une fois cette liste conçue, il convient de créer deux grandes catégories bien distinctes et d’y affecter lesdites tâches : celles qui font l’essence même de votre fonction, primordiales, centrales et stratégiques, et celles qui sont dévoreuses de temps, mais non essentielles. Ces dernières empêchant bien souvent de se concentrer de manière efficace sur les premières.
• Choisir le bon délégataire et s’adapter. Faites-vous d’ores et déjà à l’idée qu’il y a fort à parier que le travail ne sera pas fait tel que vous l’auriez réalisé vous-même. Par conséquent, il est important de bien connaître la personne vers qui vous allez vous tourner : sa personnalité, ses compétences, sa façon de travailler, son potentiel, sa réputation s’il s’agit d’une entreprise externe, etc. Cela afin que le résultat se rapproche le plus possible de celui que vous auriez produit. Vous devrez établir une vraie relation de confiance, gage de réussite. Pour ce faire, il vous faudra, cela coule de source, vous adapter !
• Définir les objectifs et les responsabilités. Lorsque votre choix sera arrêté, il convient d’organiser un premier entretien pour faire part de votre décision à votre délégataire et établir les règles de ce mandat. Les objectifs, moyens et outils mis à la disposition de votre collaborateur devront être clairement exposés. Vous devrez également expressément fixer les échéances et deadline du projet. De la même manière, il vous est essentiel de définir les responsabilités et pouvoirs de chacune des parties quant aux différentes étapes et éventuelles décisions utiles à la réalisation de la mission. Tout cela fera idéalement l’objet d’un écrit sur lequel chacun pourra s’appuyer.
• Suivre son mandataire. Tout comme il est important de définir explicitement la mission confiée, il est essentiel de rester disponible. S’il n’est pas question de jeter votre chargé de mission dans la fosse aux lions et le laisser se dépatouiller tout seul, il n’est pas non plus envisageable que ce dernier vous dérange toutes les cinq minutes. D’où l’intérêt de bien connaître ses collaborateurs et de faire le bon choix… Toutefois, vous déléguez. Il est donc important, si vous souhaitez que la mission soit un succès pour tout le monde, de vous assurer que tout se déroule selon ce que vous avez convenu et selon vos objectifs respectifs. Ce n’est pas une fois la mission arrivée à son terme que cela se passe. Ainsi, il est primordial de faire ensemble régulièrement le point tout au long du mandat pour apporter quelques éventuelles adaptations, désamorcer les malentendus ou encore donner quelques précisions.
• Débriefer. Une étape essentielle pour chacun ! En mettant en avant les avancées individuelles de chacune des parties, mais également les avantages induits pour le collectif, vous ferez de cette délégation une expérience positive, quelle qu’en soit le résultat – malheureusement, malgré le bon vouloir, l’énergie et les compétences de tous, il arrive que certaines missions ne soient pas menées à bien. Il est alors essentiel de bien cerner les points qui ont pu enrayer la machine afin d’en tirer les bons enseignements – et accessoirement remotiver les troupes.

Une fois la mission menée à son terme, et si elle est couronnée de succès, vous allez pouvoir envisager l’avenir sous un autre angle, pour vous, comme pour votre chargé de mission…

Il vous a prouvé que vous pouviez compter sur lui, pourquoi ne pas le faire évoluer, par exemple ? Et peut-être déléguer d’autres tâches afin de vous concentrer, encore plus efficacement, sur le cœur de votre mission à vous ?!