La dématérialisation des marchés publics au 1er octobre 2018.
La dématérialisation des marchés publics entre en vigueur le 1er octobre 2018. Une aubaine pour les entreprises, notamment dans le cadre du portage salarial où Portageo témoigne de son expertise depuis plusieurs années.
« La commande publique devient plus transparente, plus lisible et plus accessible ». Dans une vidéo disponible sur son site Internet, le ministère de l’Économie, des Finances, de l'Action et des Comptes publics affiche son enthousiasme face à la dématérialisation des marchés publics qui entrera en vigueur le 1er octobre 2018 dans le cadre de la transformation numérique des services publics, en France et en Europe. A compter de cette date, la passation des marchés publics supérieurs ou égaux à 25 000 € HT devra obligatoirement être dématérialisée. Fini le papier !
Cette mesure concerne tout le monde. D'abord les acheteurs soumis aux règles de la commande publique comme l’État, les collectivités territoriales (Régions, Départements, intercommunalités, communes), les établissements publics ou les syndicats mixtes. Ces acteurs devront dématérialiser l'ensemble des procédures d'achat et publier les informations essentielles des contrats sur des plateformes numériques : les profils d'acheteur. Ces derniers garantiront la sécurité des actions et les échanges par un système d'horodatage. Ce qui permettra d'assurer la traçabilité des échanges entre l'acheteur et les opérateurs économiques impliqués dans une procédure de marchés publics.
Économies, simplification et efficacité pour les entreprisesPour les entreprises qui souhaitent accéder à la commande publique, cette dématérialisation des marchés publics à partir de 25 000 HT est une excellente nouvelle. Elle va, en premier lieu, leur permettre de réaliser de conséquentes économies d'impression et d'envois postaux lors de la conception et de la transmission de leurs dossiers de candidature en réponse à des appels d'offre de marchés publics. Mais ce n'est pas pas tout : la mesure va, par ailleurs, faciliter l'accès des entreprises à la commande publique. Grâce à la dématérialisation des appels d'offre, elles pourront assurer un travail de veille plus efficace et disposer plus rapidement et plus simplement des informations sur les marchés lancés. Il leur sera également possible d'effectuer des recherches ciblées et ainsi de ne pas passer à côté de nouvelles opportunités essentielles à leur développement.
Autre avantage de taille pour les entreprises qui répondent à des appels d'offre de marchés publics : elles pourront, à compter du 1er octobre 2018, réutiliser les documents électroniques produits d'un marché à l'autre. Une possibilité qui leur permettra non seulement de gagner du temps dans leurs candidatures mais aussi de multiplier leurs réponses. Et de disposer ainsi de plus de chances de décrocher les marchés qu'elles ciblent.
Une procédure 100 % dématérialisée%Pour chercher les marchés publics disponibles, les entreprises pourront donc se rendre sur les plateformes numériques, profils d'acheteur, où elles auront accès aux offres actuelles. Il leur sera aussi toujours possible de consulter la liste des annonces légales publiées sur le site du Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP.fr). La numérisation et la publication en ligne des appels d'offres supérieurs ou égaux à 25 000 € HT permettra, par ailleurs, aux opérateurs économiques d'utiliser des outils de veille sur Internet pour ne laisser par aucune annonce intéressante.
Lorsqu'une entreprise aura identifié un marché qui correspond à ses activités et auquel elle veut candidater, elle pourra alors tout simplement télécharger la documentation de la consultation et échanger avec l'acheteur directement par l'intermédiaire du profil d'acheteur en ligne. La candidature s'effectuera, elle aussi, intégralement en ligne avec un formulaire électronique et l'obligation de joindre les pièces demandées de manière dématérialisée. Pour cela, le formulaire électronique DUME (Document unique de marché européen) remplacera les formulaires DC1 et DC2. Grâce à ce dispositif, les documents seront réutilisables par les entreprises qui candidateront à plusieurs marchés publics français et européens. Quant au dépôt de l'offre, il se fera lui aussi en ligne. Sa date et son heure seront horodatés par la plateforme et gardés en mémoire.
Pour le portage salarial, Portageo s'inscrit pleinement dans cette transition et accompagne ses partenaires dans la dématérialisation des marchés publics. L'entreprise sait répondre depuis des années à leurs appels d'offre et sera désormais encore plus efficace. La numérisation des procédures va, en effet, améliorer la complétion et le parcours de décision des dossiers liés à un marché public.
Signature, facturation et publication des résultatsLa dématérialisation se poursuivra une fois l'entreprise candidate sélectionnée par l'acheteur. Celui-ci pourra en effet profiter de cette mesure pour exiger une signature électronique au contrat. Ce qui aura pour effet de simplifier et de sécuriser l'engagement contractuel. La signature électronique sur un document dématérialisé est mise en œuvre par un certificat électronique. Installé sur une carte à puce ou une clé USB, il devra être utilisé pour la ratification du document en question via un logiciel de signature. La liste des certificats électroniques de signature agréés par la Commission européen est disponible sur le site Internet du ministère de l’Économie, des Finances, de l'Action et des Comptes publics.
De plus, les opérateurs économiques candidats qui n'auront malheureusement pas remporté l'appel d'offre pourront néanmoins accéder aux résultats du marché par le biais du profil d'acheteur ; Les commanditaires seront obligés d'y publier les principales données du marché (la nature et l'objet, le montant, l'entreprise lauréate...).
Si la facturation électronique est déjà obligatoire pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire depuis le 1er janvier 2018, elle le sera aussi pour les PME (plus de 10 salariés) à partir du 1er janvier 2019 et pour les micro-entreprises (de 0 à 10 salariés et chiffre d'affaires ou bilan inférieurs à 2 millions d'euros) à partir du 1er janvier 2020. A ce titre, les entreprises pourront profiter de la solution Chorus Pro mise à disposition gratuitement par l’État français.
Avec sa dématérialisation, la commande publique va gagner en efficacité et en rapidité. Elle sera aussi plus sécurisée et toutes les entreprises y auront accès plus facilement. Il faut néanmoins savoir que le dépôt d'une offre dématérialisée peut prendre du temps, surtout la première fois puisqu'il faudra récupérer et numériser certains documents. Il est ainsi recommandé de ne pas attendre le dernier moment pour candidater. Mais aussi, en amont, de s'entraîner sur les plateformes d'acheteur qui proposent d'ores et déjà des outils pour cela.