La dépendance à l homme clé, DSI reprenez la main.

Introduction:

La dépendance à l’homme clé est un impact peu mesuré dans les entreprises et pourtant lourd de conséquences surtout dans nos métiers. Même si au premier abord il peut être intéressant voir flatteur d’avoir une personne qui a des compétences exceptionnelles, qui est multifonctions ou qui conserve la mémoire de l’entreprise il peut arriver un jour où ce château de cartes s’écroule dû à des mouvements internes ou des conséquences externes. Nous avons tous connu au travers de nos expériences des personnes dévouées pour leur entreprise devenues “indispensables” au fonctionnement. Cette façon d’être, de travailler qui nourrit le besoin d’exister au travers de ses collègues et de l’équipe dirigeante. Ces pratiques qui poussent ces personnes à construire autour d’eux, de leurs travaux une bulle opaque.

Cette tour d’ivoire qui devient fragiliser lors d’impondérables comme :

• la maladie
• la baisse de la motivation, des compétences
• l’absence à plus ou moins long terme
• le départ définitif

L’homme clé que je rencontre le plus souvent est l’informaticien, il est une des personnes qui à le plus de pouvoir. Il évolue dans un écosystème méconnu du reste des collaborateurs de l’entreprise, même s’il a l’impression de s’exprimer de façon claire son langage n’est pas toujours compris ou adapté selon les situations. Le fait d’avoir une fonction importante dans l’organisation de l’entreprise cela lui confère une confiance légitime et toute puissante qui lui permet de déborder sur ses fonctions initiales (finance, direction).

J’entends souvent dire l’informaticien sait tout , voit tout.

Il est du rôle de l’équipe encadrante de se poser des questions sur le risque d’avoir un homme clé de ce type dans son organisation au cas où la tour d’ivoire serait menacée.

L’homme clé dans votre organisation:

• s’est se rendre indispensable
• il devient juge et parti
• perd sa prise de recul
• amplifie la dépendance de l’entreprise
• peut devenir pompier incendiaire lorsqu’il perd de sa posture
• peut instaurer un climat conflictuel s’il perd de sa légitimité

Comment détecter et limiter cette dépendance:

Détecter et reprendre la main sur une dépendance n’est pas une chose facile pour une équipe encadrante, il faudra agir avec patience, malice et pugnacité.

C’est le travail d’un homme, le manager. Il est de son rôle de détecter cette dépendance sous toute forme qu’elle soit. Il doit avoir les moyens et les outils pour comprendre comment cette dépendance s’est installée ou s’installe. Son dialogue doit être adapté avec son équipe et doit faire le lien avec les autres métiers pour être capable de présenter et valoriser ce qui est produit. On entend souvent dans les entreprises que les informaticiens ne font qu’imposer des choses sans prendre en considération les remarques des collaborateurs.

Il doit utiliser des moyens d’audits pour évaluer le niveau de dépendance et en déduire des risques pour l’organisation. Il est clair que le manager n’a pas toujours les moyens d’évaluer au plus près, avec précision cette dépendance liée à des données techniques. Un accompagnement externe est obligatoire pour produire un plan d’amélioration en vue de diminuer ou limiter cette dépendance.

Il doit être capable de détecter et limiter les tâches répétitives en proposant des processus d’automatisation pour gagner en efficacité. Ce gain permettra à son équipe de prendre plus de plaisir et d’être performant dans des tâches demandant plus de complexités.

Il veillera à mettre en place une automatisation de la documentation des processus où suite à l’analyse de risques les procédures critiques seront détaillées pour permettre de répondre plus facilement à des problèmes de résilience, de continuité de service ou de plan de reprise d’activité. Le manque de documentation, de procédure est le problème “numéro un” de la dépendance à l’homme clé.

Pour résumer, il faut définir des étapes pour reprendre la main sur tout collaborateur dont le poste est indispensable:

1. Lister l’ensemble des domaines où le collaborateur à une influence, définir les risques encourus dans le cas de son absence voir simuler un problème.
2. Identifier un manager qui possède les compétences et qualités pour identifier, limiter et contrôler cette dépendance.
3. Écrire et documenter les processus vitaux de l’entreprise avec en face les compétences liées. Mettez en place des indicateurs (suivi des performances, détection de dépassement de fonction)
4. Présenter votre démarche dans une dynamique d’amélioration continue en prônant un but commun, la croissance de l’entreprise.

Conclusion:

La gestion de dépendance à l’homme clé dans une entreprise et encore plus dans le métier de l’informatique est une chose pas facile et délicate. Si cette dépendance est déjà en place, la tâche sera encore plus difficile. Essayer de profiter d’un changement organisationnel par exemple pour faire passer un message et initier un éclatement des fonctions, des responsabilités.

Il faut bien distinguer dépendance et délégation de fonctions, de services et de pouvoirs. Il est du rôle de la direction et du manager de définir des processus pour éviter de donner l’opportunité à un collaborateur de se retrouver dans une situation délicate, voir de mettre en péril le fonctionnement de l’entreprise. (charge de travail, organisation, suivi et formation).

Posez-vous la question suivante :

Y’a-t-il de la place dans mon organisation pour ce genre de collaborateur ?

Cette dépendance est néfaste à la productivité, à l’échange et à la montée en compétence des autres collaborateurs.

Cédric Lamouche