La facilitation au service de la rédaction d’un protocole entre 2 départements

Il y a 5 ans déjà, je réalisais ma première mission grâce à Vincent Dubois , pour un réseau d’établissements scolaires. 

Il travaillait sur le réaménagement d’un lieu et deux projets devaient se succéder dans les espaces sur 2 ans, chacun des projets étant porté par un département différent. 

Le premier département craignait que l’autre le pousse dehors trop vite et l’autre de ne pas pouvoir déployer son projet dans les temps à cause de l’occupation des locaux par le premier…

Nous mettons en place un mini-comité de pilotage de deux personnes pour lancer les entretiens de cadrage.

Il apparaît qu'au-delà du côté formel d’un protocole, les besoins principaux sont de pouvoir se parler, comprendre le projet de l’autre et avoir la liberté de l’interroger. 

Il se dégage que les intentions pour la démarche sont que chacun puisse exprimer ses craintes, ressorte rassurer sur les objectifs et les modalités pratiques de déploiement de chaque projet.

Le résultat final sera un document de synthèse (le protocole) regroupant les informations clés des deux projets validés pour accord par les parties prenantes.  

Sur cette base, nous challengeons avec le comité de pilotage deux possibilités : travailler avec un comité réduit de six personnes le document de synthèse avant une validation finale par tous ( 14 personnes ) ou collecter avec tous les informations avant une réunion de validation finale du document.

Au vu des besoins, il apparaît préférable de travailler avec tout le monde dès le début.

Cela a donné une journée où les intentions et les modalités pratiques de chaque projet ont pu être posées, interrogées et bonifiées par l’autre département.

La dernière séquence de la journée était un temps autour des plans pour que chaque département puisse indiquer les espaces dont il allait avoir besoin, à quelle date et pour combien de temps et qu’un ajustement puisse avoir lieu. 

Quel a été mon plus grand plaisir ? 

Le moment en fin de journée où je vois à la fois le groupe prendre son autonomie, où chacun dépasse son département et commence à former un “être ensemble”.

Ma proposition d’organisation autour de la carte ne leur convenait pas. Une personne du groupe proposa autre chose… Et tout de suite les gens se sont mis au travail au-delà de leur département ! Génial !

Quel a été mon plus grand vertige de la journée ? 

Le moment où je me suis retrouvé face à toutes les intentions sur le premier projet.

Même après classement par importance par le groupe, certaines faisaient débats et avaient besoin d’être approfondies et retravaillées…. Avec 14 personnes… Challenge ! 

Qu’est-ce qui a fait le succès de cet atelier ?

1- Le temps d'approfondissement de la demande : Je suis fier d’avoir pu faire émerger les besoins simples d’écoute, de poser les questions, pouvoir déposer ses craintes. Le format initial prévu était beaucoup plus formel. Sans ce temps de cadrage et d’interrogation de la demande nous n’aurions pas pu trouver le bon format correspondant aux besoins du groupe.

2- Les emails d’invitation annonçant l’atelier : J’ai eu de très bons retours sur ces messages annonçant l’atelier - précis, avec juste les informations nécessaires (horaire, lieu, intentions). Cela avait mis plusieurs participants en confiance avant l’atelier. 

3- Un cadre bien posé - J’ai pris mon temps pour poser le cadre et les intentions de la journée. Ça a pris presque 30 minutes. Je pense que ça a grandement participé à la sincérité et à la qualité des échanges ce jour-là.

4- Laisser le temps à ce qui doit se vivre et réorganiser le planning en accord avec les commanditaires - Nous avons eu une discussion importante pendant le repas de midi pour simplifier le programme de l’après-midi et accélérer le processus pour rester dans le timing.

Qu’est ce que je ferais différemment aujourd’hui ?

1- Le système de vote ou de partage via symbole d’information : J’avais préparé des systèmes de petits papiers pour voter ou indiquer certaines informations. Ca m’a pris beaucoup de temps à préparer et c’était trop long à utiliser. Avec le recul, je trouve ça très mignon - j’avais mis beaucoup de soin à préparer tout cela.

2- Faire travailler les intentions et les modalités pratiques en amont par chaque département pour n’avoir qu’un temps de questions et bonification en atelier. 

A la suite de cette première mission, un des participants m’a proposé un rendez-vous pour me parler d’un projet…. Ce sera ma seconde mission : organiser le processus de rédaction du projet scolaire de son établissement avec l’ensemble du personnel. 

J’ai retrouvé ce participant 3 ans plus tard pour un séminaire de 2 jours que je facilitais. Le séminaire portait sur la réorganisation de la gouvernance du réseau. A la fin du séminaire, il me partageait : "j’ai un problème avec vos méthodes. Je n’arrive pas à sortir mon ordinateur portable et faire avancer mes autres sujets.”

Je crois que c’était un compliment ;-).