La méthode des 5M et l’amélioration continue avec ISO…

Voici un article qui m'a été soufflé par mon auditrice Qualiopi, qui exerce aussi en tant qu'auditrice ISO 9001.

La méthode des 5M et la certification ISO 9001 sont intimement liées, car elles partagent un même objectif : améliorer la qualité de vos produits ou de vos services tout en optimisant les processus de votre organisation.

L’ISO 9001 est une norme de gestion de la qualité internationalement reconnue, qui établit les exigences pour un système de management de la qualité (SMQ) orienté vers la satisfaction client et l’amélioration continue.

La méthode des 5M s’intègre naturellement dans un système de gestion conforme à l’ISO 9001, car elle permet de diagnostiquer les causes des non-conformités et des dysfonctionnements, afin de les corriger de manière efficace et durable. Voici comment chaque élément des 5M s’aligne sur les principes et exigences de l’ISO 9001.

La méthode des 5M est un outil d’analyse largement utilisé en gestion de projet, en qualité, et en résolution de problèmes. Elle est particulièrement populaire dans les secteurs industriels pour identifier les causes d’un problème ou d’un dysfonctionnement.

Elle est aussi connue sous le nom de "diagramme d'Ishikawa" ou "diagramme de causes et effets". L’objectif principal est de classer les causes possibles d'un problème en cinq grandes catégories, représentées par les cinq "M" : Méthode, Matériel, Main-d'œuvre, Milieu, et Matière. Dans certaines adaptations, un sixième "M" (Mesure) est ajouté. Voici une description des cinq catégories :

1. Méthode

• Lien avec ISO 9001 : La norme ISO 9001 exige que les processus soient documentés, contrôlés et améliorés en permanence. Elle met un accent fort sur la documentation des procédures et la standardisation des processus pour garantir que toutes les opérations se déroulent de manière cohérente et contrôlée.
• Lien avec la méthode des 5M : Dans le cadre des 5M, l’analyse des méthodes permet de vérifier si les instructions et les procédures sont conformes aux standards établis. Par exemple, une entreprise certifiée ISO 9001 devra s’assurer que toutes ses méthodes de travail sont correctement documentées, accessibles et respectées par les employés. Si des écarts sont constatés, ils peuvent être considérés comme des non-conformités à traiter dans votre SMQ.
• Exemple : Si une procédure de contrôle qualité est mal définie, cela peut entraîner des erreurs dans le processus de production. L’ISO 9001 recommande la révision régulière des méthodes pour assurer leur adéquation aux besoins.

2. Matériel

• Lien avec ISO 9001 : La norme impose le suivi et la maintenance des équipements pour garantir qu’ils sont adaptés aux opérations, sûrs, et en état de fonctionner correctement. Elle prévoit également des processus de contrôle des équipements de mesure pour éviter des erreurs dues à des instruments défectueux ou mal calibrés.
• Lien avec la méthode des 5M : L'analyse du matériel dans le cadre des 5M permet de s’assurer que les machines, outils et logiciels sont performants, sécurisés et adaptés aux besoins de l’entreprise. En cas de non-conformité, l’ISO 9001 exige que des mesures soient prises, telles que la maintenance corrective ou la calibration des équipements.
• Exemple : Un défaut sur un produit peut être causé par une machine mal calibrée. La norme ISO 9001 recommande de tenir un registre de la maintenance des équipements pour garantir leur bon fonctionnement et leur conformité aux exigences de qualité.

3. Main-d'œuvre

• Lien avec ISO 9001 : La norme ISO 9001 accorde une grande importance aux compétences et à la formation des employés. Elle stipule que le personnel doit être suffisamment formé, compétent et conscient de l’impact de son travail sur la qualité des produits ou des services.
• Lien avec la méthode des 5M : Dans la méthode des 5M, l’analyse de la main-d'œuvre vise à évaluer si les employés ont reçu une formation adéquate et possèdent les compétences nécessaires pour effectuer leur travail de manière efficace. Si des lacunes sont identifiées, la norme ISO 9001 encourage à mettre en place des plans de formation pour combler ces écarts.
• Exemple : Si des erreurs sont fréquemment observées dans une tâche spécifique, cela peut être dû à un manque de formation. L’ISO 9001 recommande de vérifier les compétences des employés et de les former pour maintenir la qualité attendue.

4. Milieu

• Lien avec ISO 9001 : L’environnement de travail est un aspect clé dans l’ISO 9001, qui exige que les conditions de travail soient propices à la qualité. Cela inclut non seulement les facteurs physiques (température, éclairage, bruit), mais également les aspects organisationnels et la sécurité des employés.
• Lien avec la méthode des 5M : Dans les 5M, l’analyse du milieu consiste à vérifier que l’environnement de travail est optimal pour éviter toute incidence sur la qualité des produits. Cette analyse permet d’identifier les facteurs environnementaux qui peuvent affecter la qualité ou la sécurité des opérations.
• Exemple : Un environnement de production poussiéreux pourrait causer des défauts sur des produits finis. La norme ISO 9001 recommande de maintenir des conditions de travail adéquates pour éviter ces risques, ce qui peut inclure des contrôles réguliers de l’environnement et des mesures correctives.

5. Matière

• Lien avec ISO 9001 : La norme exige que les matières premières et autres ressources soient contrôlées et conformes aux spécifications établies. Les fournisseurs sont également sélectionnés et évalués pour s’assurer de la qualité et de la conformité des matériaux livrés.
• Lien avec la méthode des 5M : L’analyse de la matière dans les 5M permet de vérifier la qualité, la disponibilité, et la conformité des matières premières. L’ISO 9001 impose aux entreprises de contrôler leurs fournisseurs et de vérifier les matériaux reçus pour prévenir les non-conformités.
• Exemple : Si une matière première est de mauvaise qualité ou non conforme, cela peut entraîner des défauts dans le produit final. En ISO 9001, une non-conformité de matière déclenche une analyse pour corriger le problème, et éventuellement des actions auprès du fournisseur pour éviter les récidives.

La méthode des 5M dans le cadre de l'amélioration continue

La certification ISO 9001 encourage l’amélioration continue via la méthode PDCA (Plan-Do-Check-Act), qui est très compatible avec la démarche des 5M.

• Planifier (Plan) : Dans le cadre des 5M, cela consiste à identifier les causes potentielles d’un problème.
• Faire (Do) : Mettre en place des actions correctives pour chaque cause identifiée.
• Vérifier (Check) : Suivre les résultats pour vérifier si le problème a été résolu.
• Agir (Act) : Si les actions correctives ont été efficaces, mettre à jour les procédures, former le personnel, ou effectuer d’autres ajustements pour garantir la pérennité des améliorations.

En conclusion, la méthode des 5M est un outil d’analyse très utile pour répondre aux exigences de l’ISO 9001, car elle permet de diagnostiquer et de résoudre efficacement les problèmes, contribuant ainsi à un système de gestion de la qualité solide et orienté vers l'amélioration continue.

Avec IMSM, vous bénéficiez de 4+1 piliers pour réussir votre certification :

• Simplicité de votre système pour éviter les usines à gaz,
• Pragmatisme pour l’établir selon les procédures déjà en place quitte à les optimiser,
• Efficacité puisque 100% des entreprises accompagnées et présentées à la certification par IMSM ont obtenu leur sésame ISO,
• Transparence pour une prestation sans surprise financière, il n’y a aucun coût caché sur les 3 ans de votre cycle de certification.
• Optimisation de votre expérience ISO grâce à la plateforme 100% dématérialisée IMSMLoop

Un projet ISO ? On en discute ? Cliquez ici !