La PMO est-elle essentielle ?

Votre projet va mal ? Vous n’êtes pas sûr de savoir pourquoi ? Vous n’arrivez pas à avoir de visibilité sur ce qui se passe ? Les PMOs vous coûtent cher, et vous vous demandez à quoi ils servent…C’est normal ! Mettre en place une PMO et en évaluer l’efficacité n’est pas une tâche facile, le travail de cette équipe est très souvent sous-estimé et les bénéfices difficilement quantifiables. Pour cela, je vais vous expliquer ce qu’est une équipe PMO (Project Management Office) et comment faire pour que celle-ci fonctionne bien.

Tout d’abord, laissez-moi vous rappeler les activités d’une équipe PMO.

L‘équipe PMO a pour rôle principal l’accompagnement du chef de projet dans ses activités quotidiennes allant de la gestion des projets à la prise de décision.

Cette équipe est souvent mise en place dès le début d’un projet, une fois les besoins définis. Les Lead PMO mettent en place les outils projets, appelés « PMO Toolkit », une liste des bonnes pratiques et d’outils permettant au management d’avoir une vue globale sur le projet. Ce PMO toolkit n’est pas prédéfini et universel : on l’adapte aux besoins et il est constamment challengé selon le projet ou la phase dans laquelle on se trouve.

Le PMO toolkit se compose généralement des éléments suivants :

·        La gouvernance projet : Document qui décrit le mode de management et le cadre organisationnel à instaurer. L’objectif est d’identifier clairement les rôles et les responsabilités de chacun de manière à assurer le bon déroulement des activités. Pour cela, il est nécessaire de définir clairement les différentes réunions à planifier, leur cadence, les participants et les livrables attendus.

·        Le Planning Projet décrit de façon détaillée l’ensemble des activités à réaliser avec les échéances (date de début et date de fin) ainsi que leur responsable. Le rôle de la PMO est non seulement de construire le planning, mais aussi de veiller à ce que celui-ci soit respecté et correctement mis à jour pour donner une visibilité au management sur l’état d’avancement du projet.

·        La matrice des risques projet : outil permettant d’identifier, d’évaluer et de prioriser les risques. Grâce à cet outil, il est possible de catégoriser les risques et problèmes selon leurs impacts et probabilité afin d’en déduire la criticité. Un plan d’action sera défini et suivi afin de mitiger l’impact.

·        D’autres outils sont mis en place afin de couvrir des activités telles que le suivi budgétaire pour maîtriser les dépenses et anticiper les dérives ou encore la gestion des livrables et le suivi du cadrage projet (Scope Management).

La collaboration de tous les acteurs des projets est essentielle pour le bon fonctionnement de la cellule PMO. Mettre à disposition les outils de gestion de projet les plus performants qui prennent en compte les spécificités de chaque projet, restera vain si ceux-là ne sont pas utilisés…Et par conséquent, la PMO se transformera en un important centre de coût pour le projet.

La PMO, une équipe méconnue

L’ère du tout digital représente un important défi pour toutes les entreprises, la nécessité d’adaptation entraîne celles-ci à investir dans de grands chantiers de transformation qui se traduisent en d’innombrables projets à piloter. Pour aider au succès des nombreux projets, la direction de programme met en place une équipe qui supporte leur pilotage, la PMO.

Au doigt mouillé, on considère qu’il faut y allouer 15% des jours/homme d’un projet – en comprenant le leadership du projet, les PMO de l’équipe centrale, les ressources PMO assignées aux différents projets, les PMO offshore (pour un projet international avec une composante offshore) – et ces 15% cumulés mois par mois pendant toute la durée du projet, représentent un nombre considérable de ressources.

L’importance des moyens alloués nous amène donc à nous demander, comment faire pour tirer le maximum de cette équipe ?  

Communication, proactivité, organisation ? Quels sont les facteurs clés de succès ?

Comme toute équipe de l’ombre, l’importance de la PMO a du mal à être mise en avant. La mise en place des processus et des outils est souvent longue et mal acceptée et les résultats ne sont pas forcément immédiats.

Pour un bon fonctionnement de l’équipe PMO il faut tout d’abord avoir une qualité primordiale, le sens de l’organisation. Comme mentionné auparavant, les tâches des équipes PMO sont diverses et variées et les attentes des chefs de projet aussi. Pour cela, une organisation rigoureuse se doit d’être respectée pour pouvoir répondre aux exigences de ce métier. 

Pour assurer le succès de leurs missions, les équipes PMO se doivent d’être force de proposition, en identifiant les risques et les problèmes, en créant les indicateurs de projet, en lançant les alertes quand cela est nécessaire et en instaurant une vraie relation de confiance avec tous les acteurs clés des projets.

Communication, proactivité et travail d’équipe…. Voilà quelques qualités essentielles pour être un bon PMO, capable de répondre aux exigences de ce métier et d’affronter tous les challenges que cela comporte au quotidien. Cette équipe se doit d’insuffler une discipline et un état d’esprit collaboratif qui permettra de tirer vers le haut tous les acteurs d’un projet. La mise en avant du travail des PMOs se fait via la communication. Faire connaitre ses tâches, objectifs et enjeux aide à justifier la mise en place d’une équipe PMO de qualité avec des profils appropriés.

Interagir avec les acteurs projet fait partie du quotidien des PMO. Expliquer et demander aux différents acteurs du projet de contribuer au bon fonctionnement des différents outils mis à leur disposition est sans doute un des exercices les plus importants et récurrent d’un PMO. En effet, si les acteurs du projet n’utilisent pas les outils de pilotage mis à leur disposition, ceci aura comme impact une vision de l’avancement incomplète, voire fausse, ne permettant pas une bonne prise de décision de la part du management. Minant donc les bienfaits sur le projet du travail de l’équipe PMO. 

Mais parmi tous les ingrédients cités précédemment, le support du leadership à la PMO est une condition sine qua non de succès. Les chefs de projets se doivent d’appuyer les demandes des PMO et rappeler les bonnes pratiques lorsque les acteurs du projet ne suivent pas la discipline nécessaire pour un bon fonctionnement des outils mis en place. Car en fin de compte, la PMO est l’équipe sur laquelle les chefs de projets s’appuient pour un meilleur pilotage du projet.

De toute évidence, la gestion de projet n’est pas une science exacte, les facteurs d’échecs peuvent être très nombreux, mais très souvent, en cherchant les similitudes entre les différents projets qui ont échoué, on se rend compte que les mêmes erreurs se répètent, comme le manque de communication, le travail en silo, le manque de recul, mais surtout la prises de mauvaises décisions à des moments clés du projet… Si on fait un recours intelligent à une bonne équipe PMO, on se donne les armes pour lutter contre tous ces risques.

C’est pourquoi, lorsque l’on en revient à notre question « La PMO est-elle essentielle ? » nous pouvons clairement en conclure que c’est bel et bien le cas à condition que cette équipe soit dimensionnée à la taille du projet avec des profils de qualités, car quel que soit le mode de travail d’un chef de projet, celui-ci aura toujours besoin d’une équipe PMO compétente pour atteindre les objectifs escomptés.