La rétrospective ++ avec Umbreon

Umbreon est un outil qui permet d’animer gratuitement des ateliers en ligne.

Aujourd’hui je vous propose de regarder comment organiser une rétrospective pour remotiver votre équipe en se concentrant uniquement sur les aspects positifs.

L’activité se présente sous forme d’un tableau de 4 colonnes :

💪 Qu’est-ce qui dans ce sprint vous a permis de croître et de vous développer ?

🔋 Qu’est-ce qui vous a donné et vous donne aujourd’hui de l'énergie ?

💙 A qui souhaitez vous donner une appréciation ?

✨ Quels sont vos 3 souhaits pour le futur du projet ?

Cette rétrospective s’articule autour de 4 étapes visant à faire émerger des idées permettant d’améliorer le fonctionnement de l’équipe à l’avenir.

1- Réflexion individuelle

Les participants disposent de 10 minutes pour inscrire au moins un ticket dans chacune des colonnes précédemment citées. A cette étape, les participants voient uniquement les tickets qu’ils ont eux mêmes rédigés.

Umbreon affiche le temps restant sur l’écran.

2- Partage des idées

Umbreon va ensuite masquer l’ensemble des tickets rédigés par les participants, et l’animateur va proposer à chaque participant de partager ses tickets.

L’idéal étant que l’ordre de passage des participants se fasse naturellement à la demande des participants, mais, au besoin, l’animateur peut choisir le participant qui dévoilera ses tickets.

L’animateur dispose d’une interface spécifique qui lui permet d’afficher au fur-et -à-mesure les tickets des participants. 

Les participants peuvent bien entendu réagir lorsqu’un d’eux présente son ticket, mais l’animateur devra veiller à ce que l’intervention soit brève et que la discussion ne dérive pas sur l’analyse et la résolution du ticket. Cette étape arrivera un peu plus tard...

3- Choix des sujets à traiter

Avant de procéder au vote pour sélectionner les sujets qui seront discutés, l’animateur devra, à l’aide des participants, regrouper les tickets identiques. Umbreon activera à cette étape la possibilité de combiner les tickets au travers d’un glisser/déposer.

Le vote sur les tickets devient également possible à cette étape. Les participants disposeront donc de 2 votes à répartir comme ils l’entendent. Un participant peut voter 2 fois pour un même ticket et un autre peut répartir ses votes sur 2 tickets.

Umbreon triera automatiquement les tickets pour mettre en évidence ceux qui ont obtenus le plus de votes en haut de la colonne.

4- Identification des actions

Les 3 tickets ayant obtenus le plus de votes peuvent être discutés un par un par les participants. Le nombre de ticket traité n’est pas limité, mais l’animateur devra veiller à ce que ce nombre soit raisonnable.

Lorsqu’une action est identifiée, l’animateur ou les participants peuvent créer un ticket dans la colonne concernée et le positionner éventuellement en dessous du ticket d’origine. 

Pour bien distinguer les actions des tickets rédigés initialement par les participants, les nouveaux tickets s’afficheront en rouge.

L’animateur devra veiller à ce qu’il n’y ait pas trop d’actions mises en place et surtout que pour chaque action, un acteur ou responsable soit identifié.

4- La fin

L’activité est terminée, mais une bonne rétrospective se termine toujours par un R.O.T.I. pour s’assurer que les participants n’ont pas perdu leur temps et que le format leur a convenu. Umbreon propose également des activités pour animer et conduire facilement vos R.O.T.I : Le R.O.T.I. Express! ou Le R.O.T.I. à bulle