A LA RECHERCHE D'UN EMPLOI PASSIONNANT ?

Assistant(e) gestionnaire – Gestion de copropriété

Ayant évolué dans le domaine immobilier depuis plus de trente (30) ans, Gestior inc. est une entreprise familiale spécialisée en gestion de copropriété. Cette entreprise a bâti sa clientèle grâce à sa réputation basée sur des valeurs sûres : l’honnêteté, l’intégrité et la qualité des services offerts.

Gestior inc. est à la recherche d’une adjointe administrative pour la gestion d’un immeuble de prestige à l’ile des Sœurs.

Le poste à combler nécessite les connaissances suivantes:

- Bilinguisme : excellentes habiletés de communication en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;

- Diplôme collégial (Technique de bureau/Secrétariat) ou expérience pertinente; 

- De 1 à 3 ans d’expérience à titre d’adjointe administrative ou l’équivalent; 

- Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); 

- Connaissance du logiciel de gestion Condo Manager un atout; 

- Aptitude à exécuter des tâches multiples simultanément et à respecter les échéanciers; 

- Dynamisme, bon jugement, intégrité, sens de l’organisation et débrouillardise sont requis; 

- Bon sens du service à la clientèle; 

- Capacité à travailler sous pression et en équipe; 

- Souci du détail.

Le travail consiste à assister le gestionnaire dans l'administration de l’immeuble, entre autres : 

·     La rédaction de lettres et courriels aux copropriétaires et aux notaires

·     La mise à jour des listes des registres

·     Les suivis administratifs

·     Carte de temps à vérifier et entrer dans système

·     S'occuper des rapports de la fin de semaine et tous les jours faire copies de photos provenant de la caméra, distribuer à qui de droit et faire un suivi.

·     Répondre aux visiteurs, copropriétaires, locataires et membres du CA, en personne ou au téléphone, aux interrogations et aux demandes de renseignements

·     Recevoir et s'occuper du courrier.

·     Préparer et distribuer les documents correspondants pour les réunions du Conseil d'administration et l'Assemblé générale.

·     S'occuper des calendriers de réservation des suites d'invités et de la salle sociale préparer les contrats et s'occuper de recevoir les paiements et s'assurer que la salle est propre.

·     Maintenir un système de classement efficace.

·     Programmer puces et vignettes et maintenir tous les systèmes à jour.

·     S'occuper de l'inventaire et commander les fournitures de bureau et produits d’entretien

·     S'occuper de donner informations pour les paies et faire suivi des dossiers personnels (changement d'adresse)

·     Vérification des factures avec les bons de commande et imputer dans logiciel Condo Manager

·     Envoyer paiement (PPA) à la banque tous les mois. Vérifier dans compte bancaire si NSF

·     S'occuper de la logistique des nouveaux locataires (emménagements, puces, etc.)

·     S'occuper des projets spéciaux (ménage du système de puces, blitz pour preuve d’assurances, etc.)

·     Toutes autres tâches connexes.