Le Strategic Workforce Planning

Un outil PUISSANT pour les DRH des entreprises en plein développement.

Le SWP est une approche prospective qui se veut plus pragmatique que les démarches GEPP, en associant fortement les directions opérationnelles, pour aboutir à des scenarii aux horizons temporels courts. En cherchant à anticiper les besoins, le SWP permet, par le biais d’hypothèses, d’aligner la stratégie RH avec la stratégie de l’entreprise et plus particulièrement :

Les 6 étapes d’une démarche de SWP réussie

1. Considérer les objectifs stratégiques de votre entreprise

Prendre en compte l’alignement des objectifs de l’entreprise avec le projet est le premier facteur clé de réussite. De cette manière vous pouvez clairement démontrer la pertinence de votre démarche, impliquer toutes les parties prenantes dès le début et au passage éviter d’être bloqués dans les étapes futures.

Les bonnes questions à se poser :

– Qu’est-ce que ma structure veut entreprendre ? – Quels sont les objectifs de mon entreprise à court, moyen et long terme ? – De quelles compétences j’ai besoin pour atteindre ces objectifs ?

2. Analyser votre effectif actuel

Le besoin du SWP émane directement de vos collaborateurs. Vous devez avoir une vision globale et à jour de toutes les compétences en mouvement dans l’entreprise. Pour réussir cette étape, la cartographie des compétences, les People Analytics et la GPEC sont de précieux outils sur lesquels s’appuyer : vous pourrez par exemple capitaliser sur les données démographiques de vos collaborateurs, leur niveau de séniorité et leurs appétences pour aiguiser votre plan.

Il y a deux façons de considérer l’analyse de votre effectif, en rapport avec la qualité et la quantité.

• Qualité : évaluer les collaborateurs sur leur performance actuelle et leur potentiel futur.
• Quantité : quantifier votre effectif puis le segmenter en prenant en compte les embauches, le turnover et la mobilité interne.

Les bonnes questions à se poser :

– Quel est le diagnostic actuel de mon effectif en terme de qualité ? – Quelles sont les compétences déjà présentes dans l’entreprise ? – Qui sont les collaborateurs les plus performants de l’entreprise ? – Quel est leur potentiel ?

3. Identifier le futur besoin de compétences

Maintenant que vous avez une vision claire de la cartographie des compétences de vos collaborateurs et de leurs besoins, vous pouvez enfin commencer à penser à l’après : l’identification des compétences dont vous aurez besoin dans le futur.

Les bonnes questions à se poser :

– Quelles sont les compétences manquantes dans mon entreprise aujourd’hui ? – Quelles sont les compétences à combler sur le moyen et long terme ?

4. Créer plusieurs scénarios

Avoir identifié des besoins de compétences en adéquation avec les objectifs business ne vous garantit pas que tout va bien se passer. On ne peut pas prédire le futur et c’est pour cette raison que considérer plusieurs scénarios vous aidera à appréhender l’incertitude.

Exemple :

Le confinement a ouvert les chakras de beaucoup d’entreprises quelque peu réticentes à la mise en place du télétravail régulier ; forcées de constater que cette pratique a permis à beaucoup de maintenir une activité malgré les restrictions sanitaires. Avec le SWP appliqué à cet exemple, vous pouvez déjà anticiper plusieurs types d’impacts du télétravail sur votre structure :

• L’impact sur les modes de management : vos managers doivent apprendre à fédérer, motiver et impliquer les collaborateurs à distance. Pour ce faire, il faudra les accompagner et les former pour qu’ils puissent appliquer ces nouveaux modes de management.
• L’impact sur les soft skills : comment permettre aux soft skills de rester impactantes alors qu’on ne peut plus les exercer en présentiel ? Quel risque pour l’organisation du travail ?
• L’impact sur la démotivation : il est indéniable que certains employés sont réfractaires au retour au bureau, alors comment limiter ce type de cas ? Quelles mesures à mettre en place pour les collaborateurs démotivés ?
• L’impact sur l’informel : les discussions informelles entre collaborateurs participent beaucoup à l’innovation et la créativité en entreprise, c’est ce qui permet d’aboutir sur des idées. Comment préserver cette dynamique ?

Une fois les différents impacts identifiés, il s’agit de déterminer leur influence sur l’entreprise. Toujours en se référant à l’exemple, si aucune action n’est prise pour limiter l’impact du télétravail, quel est le risque pour l’entreprise en terme de chiffre d’affaire ? Quel département sera le plus touché ?

Imaginer plusieurs scénarios se traduit notamment par la prise en compte d’événements inattendus, et c’est le cas du Covid-19. Mais aussi par la situation financière de votre entreprise et l’impact de la transformation digitale.

5. Faire appel à une expertise externe

Le Strategic Workforce Planning requiert beaucoup d’expertises différentes, surtout dans une démarche d’identification des compétences manquantes à l’entreprise. Pour vous aider, n’hésitez pas à vous entourer de partenaires qui pourront apporter de la valeur à toutes les étapes du projet. À titre d’exemple :

Une solution permettant d’obtenir un référentiel de compétences dynamique avec une vision en temps réel sur les talents de l’entreprise vous aidera à analyser votre effectif efficacement. Un expert en Strategic Workforce Planning apportera une méthodologie clé pour réaliser des scénarios pertinents.

Le SWP n’est clairement pas une tâche facile, particulièrement quand l’agilité et la transformation digitale ne font pas partie de la culture d’entreprise. Une solution partenaire peut vous être utile sur la totalité ou une partie du projet et vous aider à maintenir votre planning et atteindre vos objectifs.

Conseils :

Dans le cadre de l’impact du télétravail, un expert en SWP pourra vous accompagner dans l’implémentation des solutions RH qui correspondent à la résolution de votre problème :

• Former les managers aux nouveaux modes de développement
• Valoriser les soft skills avec des nouveaux modes de travail
• Prendre des mesures correctives pour les collaborateurs réfractaires comme une charte pour les inciter à revenir sur le lieu de travail.
• Mettre en place des outils qui maintiennent la communication informelle.

6. Analyser, aviser et s’adapter

Une fois le projet lancé, votre mission n’est pas encore tout à fait terminée. Le SWP repose sur les principes de l’agilité et se doit donc d’être piloté avec la fameuse méthodologie “test and learn”. C’est-à-dire qu’au lieu de mettre en place un processus gravé dans le marbre, vous tirez des enseignements en continu et adaptez votre démarche.

Pour mener une démarche en accord avec un environnement en constante évolution, entourez-vous de solutions qui s’intègrent facilement à vos outils existants et vous permettent de capitaliser sur toutes les données. Vous pourrez vous référer à ces indicateurs pour adapter votre Strategic Workforce Planning et toujours avoir un coup d’avance !

SWP must be based on all these prerequisites to be effectively implemented. Indeed, a company must understand its level of maturity before embarking on strategic workforce planning.