L’efficacité : une affaire de priorités

«Dès que vous mettez votre costard, plus personne ne vous dira la vérité » Philip Crosby

J’espère donc, Monsieur le dirigeant que vous avez fait l’enquête proposée dans mon article précèdent, sur la part du temps que vos responsables accordent à leurs priorités. Et je suppose que vous avez fait la même découverte que moi, à savoir « Une bonne partie des responsables passent le clair de leur temps sur des choses non prioritaires ».

Maintenant je vais être franc avec vous : « vos responsables ne sont pas les seuls à assumer la responsabilité du manque d’efficacité : vous aussi vous assumez en tant que Top manager une partie du manque d’efficacité de votre staff ! ».

Vous êtes donc une partie du problème. La bonne nouvelle c’est que vous êtes aussi une partie de la solution au problème du manque d’efficacité.

Processus suggéré pour améliorer l’efficacité de votre équipe:

Voici le processus que je vous suggère pour améliorer de manière durable l’efficacité de vos responsables (je ne discute pas du sérieux car un responsable est par définition sérieux) :

Étape 1 : Réunissez vos responsables et dites leurs franchement (et amicalement !) que vous avez tous des points à gagner au niveau de l’efficacité. Si vous apportez des chiffres à l’appui ce serait encore plus convaincant. Le message à passer est à peu près le suivant :

«Messieurs, je sais que vous êtes sérieux et que vous faites de votre mieux…mais notre efficacité est à revoir »

A l’issue de cette réunion de 10 minutes donnez à vos responsables un travail à faire (chacun dans son poste) :

a) Quelles sont les 3 missions qu’ils considèrent comme les plus importantes dans leur poste

b) Par quel indicateur peut-on mesurer l’efficacité dans chacune des 3 missions

Laissez leurs 2 à 3 jours de réflexion avant de poursuivre le processus.

Étape 2 : dans votre bureau, essayez de répondre vous-même aux 2 questions selon votre propre point de vue.

Exemple :

a) Quelles sont les 3 choses les plus importantes que j’attends de mon chef d’atelier

b) Comment je peux mesurer son efficacité sur chacune de mes 3 attentes

Faites ce travail pour l’ensemble des postes clés, et gardez en les résultats.

Étape 3 : Prenez le temps après 2 ou 3 jours de lire les résultats apportés par chacun de vos responsables sur leurs postes respectifs.

Vous disposez ainsi de 2 points de vue :

- Ce que vous attendez de vos responsables (les 3 priorités)

- Et ce qu’ils croient que vous attendiez d’eux

Comparez les 2 points de vue et ne soyez pas surpris si vous trouvez de temps en temps des divergences de vue entre vous et vos responsables.

Cette comparaison vous permettra de sortir avec des petites fiches de 15 x 10 cm2 comprenant chacune les 3 priorités du responsable et l’indicateur pour mesurer chacune.

Maintenant que vous avez ces fiches en main faites appel à la connaissance que vous avez de chacun de vos responsables pour faire une évaluation objective et dire par exemple pour votre chef mécanicien :

- Priorité 1 : réparation pannes : très bien

- Priorité 2 : entretien du parc : assez bien

- Priorité 3 : budget : très faible, on dépense trop sur les achats en pièces de rechange

Donc s’il y a une amélioration à faire au niveau du chef mécanicien ce sera au niveau de l’économie des dépenses.

Faites ce travail d’évaluation pour tous vos responsables. Vous saurez à la fin pour chacun de vos responsables :

- Les priorités qu’il assure bien et celles dont il a besoin d’amélioration

Étape 4 : Organisez une réunion individuelle avec chacun de vos responsables. Félicitez chacun sur les priorités qu’il assure bien et discuter avec lui ouvertement des priorités qui sont mal assurées. Le but de ces réunions n’est pas de réprimander le responsable mais d’analyser avec lui les causes du manque d’efficacité pour pouvoir les éliminer ou au moins les réduire. Plusieurs causes peuvent être mises sur table :

- Le manque de temps

- Le manque d’une compétence spécifique

- Le manque d’un moyen matériel

- Le manque de collaboration de la part d’un collègue

La qualité des résultats que vous allez obtenir à la suite de ces réunions dépendra du niveau de franchise et de confiance qui vous lie à vos collaborateurs. Plus il y aura de ces ingrédients et plus vous allez connaitre les vraies causes des problèmes et sortir ensemble avec de vraies solutions.

Étape 5 : Le résultat final sera un plan d’action pertinent et précis avec chacun de vos responsables. Et puisque vos responsables auront contribué activement à trouver les solutions ils seront mieux impliqués pour les appliquer

Ce plan d’action sera votre outil le plus précieux pour lancer des actions d’amélioration pertinentes, les suivre et les évaluer.

C’est un travail simple mais profond et de longue portée. En plus ce travail ne se fait qu’une fois par an ou toutes les 2 années. Allez-y, passez à l’action et Bon courage.