L’ERP en entreprise

De nos jours, l’évolution des ERP vers plus d’informations et de flexibilité sont des facteurs essentiels qui démontre le succès des progiciels auprès des entreprises.

Depuis leur apparition en 1980, les nouvelles technologies ont révolutionné le monde de la finance et de la gestion des entreprises. Elles ont permis à plusieurs entreprises de pourvoir faciliter le traitement de l’information. L’ERP, plus connu sous le nom de Progiciel de Gestion Intégrée constituent un atout majeur en matière de management.

Pour saisir tous les enjeux d’un ERP, commençons par donner sa définition puis son principe de base.

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Un ERP (Entreprise Ressource Planning) ou en français PGI (Progiciel de Gestion intégrée) sont des outils permettant d’optimiser le système d’information en ayant recours à une solution couvrant les principales fonctions d’une entreprise tels que, les ventes, la comptabilité, la logistique et la production. Un progiciel ERP induit généralement une grande marge de manœuvre et une réponse rapide (time to market) aux besoins de plus en plus complexe des entreprises.

Principe de base d’un ERP :

Les données d’un ERP sont standardisées et partagées, ce qui éliminent les saisies multiples et évitent l’ambigüité liée à l’existence de données multiples de même nature assurant ainsi une cohérence de l’information.

Un ERP se caractérise également par l’usage systématique d’un moteur de workflow (système permettant d’automatiser un flux d’information au sein d’une organisation) pas toujours visible par l’utilisateur, il permet, lorsqu’une donnée est entrée dans le système d’information, de la propager dans tous les modules du système qui en ont besoin, selon une programmation prédéfinie. L’ERP permet une double saisie voir une triple saisie des mêmes informations dans des systèmes différents.

Depuis son invention il a permis de voir plus grand en ce qui concerne le traitement des données et de l’information.

Beaucoup de tâches qui auparavant étaient exécutées par les contrôleurs de gestion sont maintenant automatisées grâce aux ERP. On nomme cela le processus de « reporting des données », on dispose de la même base qu’avant la création des ERP mais au lieu d’être dépendant envers les contrôleurs de gestion, les résultats peuvent maintenant être établies de façon plus direct et rapide. On passe d’un travail sur les indicateurs retardés à un travail sur les indicateurs physique avancées. L’attention du contrôleur qui était jusque-là sur la collecte des informations en ce qui concerne le degré de réalisation des budgets peut, grâce aux ERP se consacrer aux prévisions et aux analyses. Des chercheurs ont longtemps planché sur la question de l’évolution de ce processus.

Avantages

Les ERP mises sur la réduction des erreurs due à la centralisation des informations pour délivrer des améliorations de performance au niveau organisationnel. En outre, il permet une solution centralisée et plus sécurisée en rassemblant en un seul endroit l’ensemble des données d’une entreprise.

Inconvénients

L’apprentissage des collaborateurs d’une entreprise sur l’intégration d’un nouvel outil avec de nouvelles méthodes demande beaucoup de temps, de la patience et un engagement de l’ensemble de l’organisation et ce manque de temps est néfaste pour certaines entreprises.

Son niveau de complexité est aussi non-négligeable, et souvent mal identifié par les entreprises, environ 51% des entreprises interrogées voient dans l’implantation de leur ERP un échec.

Concernant la solution en elle-même, une telle machinerie demande beaucoup plus d'effort en mise à jour et en entretien. Car si un ERP va prendre en charge tous les aspects de votre activité, il peut exister des déséquilibres entre les différents modules, notamment sur les fonctionnalités ou la facilité d'usage.

L'utilisation d'un ERP est d’une certaine manière une dépendance vis-à-vis de l'entreprise qui héberge et édite la solution.

Comment bien définir le besoin d’un ERP pour une entreprise

Naviguer et choisir le bon environnement pour votre entreprise n'est pas chose facile. Pour cela il vous faudra bien peser les pour et les contres.

Pour vous aider dans cette tâche, voici trois grands axes sur lesquels vous pouvez vous appuyer pour prendre votre décision:

·        Quels sont les processus et les activités que vous souhaitez améliorer ? Une fois ceux-ci bien définit, vous serez en mesure de choisir la meilleure solution qui s’offre à vos besoins.

·        Quelles sont les compétences techniques sur lesquelles vous pouvez vous appuyer en interne? Sans moyens et ressources, il vous sera plus difficile de mener à bien une intégration 100% ERP par exemple.

·        Quels sont les risques que vous êtes prêts à prendre ? Car pour tout changement, vous devez être prêts à les analyser afin de ne pas mettre en péril votre activité.

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