Les universités et l'archivage !
L’archivage des documents qu’ils soient d’origine papier ou électroniques est une obligation pour les établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel.
Aussi, les Universités doivent archiver !
Le cadre de l'archivage pour les Universités
Comme cela est précisé par l’Agence de mutualisation des universités et des établissements (AMUE), les universités font partie des établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel sont des établissements nationaux d'enseignement supérieur et de recherche et jouisse à ce titre de la personnalité morale et de l'autonomie pédagogique et scientifique, administrative et financière.
En 2013, Fabien Oppermann indique qu’il faut attendre le début du XXIème siècle pour "(…) accentuer la prise de conscience quant à la nécessité de s’occuper des archives des établissements d’enseignement supérieur (…)". En effet, suite à la loi Faure de 1970, Charles Mercier au chapitre 9 « Les archives des universités (1968-2012) parle "Des archives négligées (du début des années 1970 au début des années 1990)" en soulignant la longue maturation nécessaire à la mise en place d’un service d’archives au sein des Universités.
C’est d’ailleurs ce que relaie Charlotte Maday en Mars 2013 où elle indique que "ce n’est qu’en 2002 qu’est créé le premier service d’archives en Université. Il faut attendre 2002 pour la constitution du réseau des archivistes des universités, rectorats, organismes de recherche et mouvements étudiants (Aurore) qui est depuis 2011 une section à part entière de l’Association des archivistes français (AAF)"
A ce titre, ces établissements gèrent des archives. Les archives correspondent à la définition donnée par le code du patrimoine en son article L.211-1 qui indique : « Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité. »
Et de préciser en son article L 211-4 : Les archives publiques sont :
Enfin, l’article 212-2 du code du patrimoine précise :
A l'expiration de leur période d'utilisation courante, les archives publiques autres que celles mentionnées à l'article L. 212-3 font l'objet d'une sélection pour séparer les documents à conserver des documents dépourvus d'utilité administrative ou d'intérêt historique ou scientifique, destinés à l'élimination.
La liste des documents ou catégories de documents destinés à l'élimination ainsi que les conditions de leur élimination sont fixées par accord entre l'autorité qui les a produits ou reçus et l'administration des archives.
Avec les obligations associées au respect du RGPD (article L212-3) et les obligations associées à l’article L212-4.
Quelques textes de références :
On le voit les archives et plus encore les archives publiques font partie des préoccupations des Universités.
Le cycle de vie des documents
Ensuite, vient ce que l’on appelle le cycle de vie des documents.
Globalement, il y a 3 âges qui correspondent aux
Les archives définitives dans les universités en Europe et au Canada ?
Sur cette question, c'est plus quelques exemples qui ne donneront évidemment pas un panorama complet mais plutôt quelques tendances sur la nécessité d'archiver mais surtout d'archiver pour la conservation, l'accessibilité et la mise en valeur des archives !
On commencera avec l'Europe, eh oui... avec en fer de lance cette citation de Diter Schlenker Directeur des Archives Historiques de l'Union Européenne qui indique "La mémoire européenne commune est mieux saisie et conservée aux Archives historiques de l'Union européenne, où les archives des institutions de l'Union européenne sont préservées avec les documents des pionniers et visionnaires, des dirigeants politiques et des nombreux témoins européens issus des mouvements, des associations et des groupes politiques.". A ce titre on pourra consulter le site web associé qui donne un aperçu de l'ensemble des fonds conservés en 2023 et c'est imposant.
Ce travail de mémoire est également présent en Suisse à l'emblématique Université de Lausanne et son service des ressources informationnelles et archives (UNIRIS) avec par exemple la très belle collection de photographies de Rodolphe Archibal Reiss avec une invitation à l'exploration de cette magnifique exposition et vous pourrez par exemple lire l'analyse d'Olivier Robert de "Mise en scène d'un accident : le Crêt de la Charrue (24 mai 1913). L'université de Genève n'est pas en reste avec les archives de l'Institut Jean-jacques Rousseau, les archives d'Architectures avec pas moins de 100.000 documents graphiques et 60.000 diapositives sur l'architecture et l'urbanisme de Genève et sa région.
En Belgique, on peut citer par exemple l'Université de Liège avec son service archives créé en 1990 et qui a pour mission de conserver les archives administratives depuis la fondation de l'institution en 1817. Cela comprend à la fois les archives du Secrétariat Général, les archives du personnel, les archives des facultés et les fonds spéciaux. ON citera également l'UC Louvain et l'Université Libre de Bruxelles (ULB) et son catalogue des archives, patrimoine et réserve précieuse...
Au Canada, on est également dans le même état d'esprit avec par exemple l'Université de Montréal qui en Juin 2017 pour le 50ème anniversaire du service des archives (DGDA) indiquait dans "Les archives définitives à la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal : accroissement, traitement, diffusion" indiquait "Sur la page d’accueil du site Web de la Division de la gestion de documents et des archives (DGDA) de l’Université de Montréal, on retrouve cette phrase : « Pour une mémoire institutionnelle d’utilité courante et historique »" et de poursuivre (...) Les archives définitives, qu’elles soient institutionnelles ou de sources privées, font partie intégrante de la mission de la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal parce que la DGDA, c’est aussi : 9 761 contenants d’archives définitives ; 11 760 dossiers d’archives photographiques traités de façon définitive ; plus de 11 200 documents audiovisuels traités de façon préliminaire ou définitive ; plus de 26 300 documents d’archives imprimées. Consultez le site de la DAGI pour plus de détails.
On n'oubliera pas non plus l'Université de Laval et son service archives et la mise à disposition en ligne d'Instruments de recherche. Prenez également le temps de parcourir les expositions virtuelles et par exemple celle sur les archives de folklore et d'ethnologie.
Bon, vous l'aurez compris, le monde des universités francophone proche est aligné voire précurseur pour nombre d'entre eux et ont d'ores et déjà des collections d'archives historiques conséquentes !
Des archives courantes, intermédiaires et définitives ?
Les archives papier existent toujours et doivent être archivées. De préférence dans un logiciel pérenne, simple d’accès et d’utilisation et qui permet de gérer de manière centralisée à la fois les archives papier mais également les archives numérisées et nativement électroniques.
En effet, avec l’arrivée des documents électroniques depuis quelques années maintenant mais également et surtout la dématérialisation de bons nombres de référentiels, s’il existe toujours une distinction entre archives courantes et intermédiaires, celle-ci tend parfois à se « confondre » en pratique dans la mesure où certains documents peuvent directement être des archives intermédiaires et donc être conservés dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) qui d’ailleurs pour Spark Archives permet également de gérer et conserver des archives papier.
Les archives courantes peuvent donc selon les cas de figures rencontrées être directement conservés dans un SAE afin de faire l’objet d’un archivage intermédiaire si cela s’avère nécessaire pour la durée légale attendue.
En effet, le fait de pouvoir à tout moment consulter selon son périmètre d’accès les archives est souvent vu comme un gain de temps pour les différents services et utilisateurs et la centralisation des accès et des documents quel que soit leur origine papier ou électronique est facilitateur.
Pour les documents papier mais également pour les documents électroniques, la valeur probatoire des documents conservés dans le SAE en conformité avec la norme NF Z 42-013 permet également « d’être à même de produire des preuves en cas de contestation, défendre ses droits et ses intérêts. »
En outre comme le rappelle l’AMUE, « Toute personne ne respectant pas les obligations légales d’archivage ou accomplissant des actes de destruction est passible de lourdes sanctions. »
L’archivage des documents qu’ils soient papier ou électroniques permet de se prémunir dans le cadre de contentieux qui peuvent survenir. L’archivage des documents à également vocation à faciliter la diffusion des documents aux personnes autorisées, à fluidifier les circuits de décision, les échanges et la communication au sein de l’établissement.
S'inscrire dans le temps est également une mission importante !
Les archives définitives y contribuent, elles inscrivent la valeur patrimoniale, institutionnelle de l’établissement au travers du temps.
A ce titre de nombreux établissements utilisent d'ores et déjà leurs archives à des fins de valorisation de leurs activités.
Ces activités prennent d’ailleurs plusieurs formes.
On peut retrouver des Instruments de recherche sur des thématiques diverses comme à la Sorbonne :
Dans d'autres établissements, cela sera par exemple sur les fonds audiovisuels en Lorraine, des colloques sur la Mémoire audiovisuelle de la littérature en collaboration avec d'autres universités, des archives vidéo à Paris 8; des fonds photographiques à Bordeaux, à l'UMR Archimède, en Lorraine encore ou à Montpelier.
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On le voit les déclinaisons sont variées et adressent l’ensemble du spectre des archives.
Dans tous les cas, la consultation des documents est évidemment envisageable dans le respect des délais de communicabilité (Légifrance) :
Mais alors comment mettre cela en place simplement et rapidement ?
Rien de plus simple !
Pour simplifier l’archivage des documents papier et électroniques, plusieurs possibilités sont mises en place chez Spark Archives.
Une offre clé en main accessible en ligne directement à travers l’offre TAE Spark Archives qui permet de disposer d’une offre qui permet d’effectuer à la fois de l’archivage courant, intermédiaire et définitif que cela soit pour des archives papier, numérisées et/ou électroniques. Si besoin, d’autres modalités sont également disponibles afin de mettre à disposition cela dans votre environnement.
Politique d’archivage, plan de classement et tableau de gestion
La politique d’archivage est de votre ressort et nous pouvons vous accompagner pour la mise en place de votre tableau de gestion / plan de classement. Cela vous permettra de gérer l’ensemble des règles de conservation nécessaires.
Le plan de classement se calque notamment sur l’instruction de tri et de conservation pour les archives reçues et produites par les services et établissement concourant à l’éducation nationale de 2005 et prend en compte l’ensemble des documents cités par l’AMUE :
Les archives pédagogiques :
Les archives scientifiques :
Evidemment sont également inclus les archives administratives qui peuvent prendre la forme de dossiers d’inscription administrative des étudiants, dossiers individuels de personnels, documents des conseils (procès-verbaux, documents annexes, dossiers de séance…), documents de pilotage, budgets et comptes financiers, marchés de travaux, de service et de fourniture, documents relatifs à la sécurité des bâtiments et des installations techniques, dossier de contentieux et tout autre documents qui doit être archivé.
Quelques exemples de politique d’archivage qui peuvent donner des idées :
En pratique, un accès direct au Système d'Archivage Hybride !
Accès et authentification simplifié
L’application permet de s’authentifier de manière sécurisée et de distinguer les accès selon les droits applicatifs et les périmètres d’accès.
Ces éléments sont préétablis de manière à faciliter la vie des utilisateurs qui une fois le service ouvert peuvent bénéficier directement de l’ensemble des fonctionnalités prédéfinies et adaptées à leurs usages.
Concrètement, un utilisateur final pourra généralement verser et consulter les documents dans son périmètre, un lecteur/chercheur pourra consulter les documents qui sont autorisés à la consultation.
Description des archives et versement manuel ou automatisé
Une fois les dossiers créés et décrits, ceux-ci peuvent être rattachés au dossier de la personne. Cette dernière option dépend des offres mais elle peut s’avérer intéressante pour regrouper des dossiers d’archives papier et/ou électroniques autour d’une même personne et d’avoir de ce fait une vue d’ensemble de son activité « archivistique ».
Les dossiers peuvent être rattachés ou pas selon les cas de figure à un versement afin d’être identifié dans l’application mais pas forcément versé. Les descriptions (métadonnées) des documents papier et/ou électroniques sont visibles dans le périmètre des utilisateurs associées ; les documents électroniques sont visionnables et téléchargeables. Les documents papier peuvent être mis dans des conditionnements ad hoc soit directement par les utilisateurs finaux soit par les archivistes. Cela permet d’ajuster les traitements selon les services. De même la description des archives s’effectuent selon des masques de saisies qui peuvent aller d’une description à la boite, au dossier voire à la pièce selon les pratiques.
Le bordereau de versement peut être édité et est conservé et est éditable à tout moment, l’attestation d’archivage signée électroniquement est également disponible.
L’ensemble de ces opérations sont possibles manuellement, par import de fichiers Excel ou CSV de façon manuelle ou en masse (INGEST). L’utilisation des API est opérationnelle et plébiscitée par de nombreux clients de manière à être autonome pour la gestion des utilisateurs, services, plan de classement et référentiels selon vos cas d’usages et selon les offres. D’autres modalités d’interfaçages avec les GED notamment sont également disponibles.
Consultation des documents papier ou électroniques
La consultation des archives s’effectue selon les autorisations accordées aux différents profils et selon les périmètres d’accès (ex : le service comptabilité n’a pas accès aux documents du service des ressources humaines ou de la scolarité et vice versa ; des autorisations temporaires pouvant être ouvertes le cas échéant selon les services). On peut ajuster cela avec des niveaux de confidentialité si besoin voire une gestion à l’utilisateur pour certaines entrées du plan de classement.
La recherche s’effectue à travers une barre d’expression en texte libre sur les différents champs de description des archives et/ou sur le contenu indexé des documents électroniques ou océrisés ; une fonction de recherche avancée permet également de réduire et/ou combiner différents critères afin d’afficher les résultats de recherche selon un tableau ou selon un affichage en mosaïque plutôt dédiée aux images. La sélection permet d’effectuer les demandes de communication en quelques clics ; les demandes sur les archives papier sont traitées par le service des archives. Les demandes électroniques sont générées de manière asynchrone et mis à disposition des utilisateurs.
Selon les offres la gestion des demandes de dérogation est également disponible.
La traçabilité est de mise à tout moment dans l’ensemble du cycle de vie des archives de manière à pouvoir restituer une chronologie de l’ensemble des actions effectuées.
Traitements archivistiques associés aux documents
Les archivistes et administrateurs se partageant selon la taille du service, de l’équipe le traitement des versements et des consultations sur les archives papier et électroniques.
La consultation des documents électroniques s’effectue en toute autonomie dès lors que les périmètres d’accès sont définis.
L’ensemble des autres opérations archivistiques sont à la main de l’archiviste/administrateur afin de geler, anonymiser, modifier en masse des descriptions archivistiques, gérer le traitement du sort final des archives dont la DUA arrive à échéance en lieu avec les services producteurs et/ou les archives départementales.
Archives définitives, cadres de classement et Instrument de Recherche
Les archives définitives peuvent également être gérées à travers le cadre de classement en conformité avec la norme ISAD (G). A l’issue de la création de ses fonds, le service des archives pourra créer des Instruments de Recherche (IR) et les publier au format PDF et/ou les exporter au format XML EAD afin de valoriser ses fonds d’archives.
De cette manière les services archives peuvent gérer à la fois les archives courantes, intermédiaires et définitives selon leurs besoins et avancements.