Mercredi, c'est Archi' - 1. Du périmètre et de la mutualisation de l'archivage électronique

La vocation du Vadémécum pour un bon usage des services d’archivage électronique (SAE) que je suis en train de rédiger, complète refonte et mise-à-jour de ce document que je fais évoluer depuis plusieurs années et qui s'en trouvera considérablement augmenté, est de faire un exhaustif bilan, sur ce qui soit exigible en fonction de l’état de l’art et des technologies actuelles, mais aussi principalement en rapport avec les retours d’expérience d’une douzaine d’années de projets d’archivage électronique conduits ou accompagnés par son auteur, qu’ils échouèrent ou qu’ils se concrétisèrent, ce Vadémécum s'accompagnant de quatre référentiels lexical, normatif, réglementaire et d'études et de rapports (ce vaste corpus étant déjà à disposition sur mon profil LinkedIn). Faute de créer une seconde lettre d'information électronique, LinkedIn ne le permettant pas et préférant présentement la consacrer au projet Arkhéopolis, c'est donc bien à un ouvrage en cours de publication que je vous convie chaque mercredi, si cela vous dit, la finalité de ce Vadémécum et de ses référentiels associés restant de demeurer à libre disposition par la suite, sans notion mercantile.

Si, paraît-il, toute vérité ne soit pas bonne à dire, tout ici sera dit, sans détours mais dans le respect de l’anonymat des acteurs, dans le seul but d’aider chacun à progresser sereinement ou à se lancer dans le merveilleux (non, ce n'est pas ironique chez moi) monde de la Dématique. La réalité des constats ne fera pas toujours plaisir, mais cet ouvrage à libre disposition n’est point à but consensuel, mais bien à vocation de faire avancer les sujets dans la bonne direction, avec toute l’intégrité, toute l’authenticité et toute la rigueur inhérente à l’archivistique et à ses maîtres-d’œuvre, les archivistes. 

Bonne lecture !

Du périmètre

Les textes réglementaires fournissent d’intéressantes définitions exhaustives concernant tant le périmètre de l’archivage électronique, notamment en droit public, que des problématiques de mutualisation, de tiers-de-confiance et de certifications, se référant aux référentiels lexical, réglementaire et normatif accompagnant le présent Vadémécum pour une exhaustive vision de l’ensemble des domaines afférents à la Dématique. 

« Un service public d'archives a pour missions de collecter, de conserver, d'évaluer, d'organiser, de décrire, de communiquer, de mettre en valeur et de diffuser des archives publiques. » Cf. art. R. 212-4-1 du Code du patrimoine créé par l’art. 2 du Décret n° 2017-719 du 2 mai 2017 (modifié au 5 mai 2017) relatif aux services publics d’archives, aux conditions de mutualisation des archives numériques et aux conventions de dépôt d’archives communales

« La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public, tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. » Cf. art. L. 211-2 du Code du Patrimoine

Le domaine privé se reconnaissant ainsi aisément dans ces mêmes missions, pour son propre intérêt. 

« Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. » Cf. art. L. 211-1 du Code du patrimoine modifié par l’art. 59 de la Loi n° 2016-925 du 7 juillet 2016 (modifiée au 13 février 2020) relative à la liberté de la création, à l’architecture et au patrimoine

Ces missions s’appliquant par conséquent aussi aux services et aux systèmes d’archivage électronique (SAE). 

De la mutualisation

« I.-Les archives publiques qui, à l'issue de la sélection prévue aux articles L. 212-2 et L. 212-3, sont destinées à être conservées sont versées dans un service public d'archives dans des conditions fixées par décret en Conseil d'État. Ce décret détermine les cas où, par dérogation aux dispositions qui précèdent, l'administration des archives laisse le soin de la conservation des documents d'archives produits ou reçus par certaines administrations ou certains organismes aux services compétents de ces administrations ou organismes lorsqu'ils présentent des conditions satisfaisantes de conservation, de sécurité, de communication et d'accès des documents. Il fixe les conditions de la coopération entre l'administration des archives et ces administrations ou organismes. Les dispositions qui précèdent ne sont pas applicables aux archives des collectivités territoriales et des groupements de collectivités territoriales.

II.-La gestion des documents d'archives publiques procédant de l'activité des personnes mentionnées à l'article L. 211-4 qui n'ont pas encore fait l'objet de la sélection prévue aux articles L. 212-2 et L. 212-3 est assurée par ces personnes sous le contrôle scientifique et technique de l'administration des archives. Ces personnes peuvent, par convention, mutualiser entre elles la gestion de ces documents par la mise en commun d'équipements, de personnel, de services ou de moyens matériels, logistiques ou financiers. » Cf. art. L. 212-4 du Code du patrimoine modifié par l’art. 202 de la Loi n° 2022-217 du 21 février 2022 (modifiée au 18 août 2022) relative à la différenciation, à la décentralisation et à la déconcentration et portant diverses mesures de simplification de l’action publique locale 

« La conservation des archives numériques sélectionnées en application des articles L. 212-2 et L. 212-3 peut faire l'objet, par convention, d'une mutualisation entre les personnes publiques mentionnées à l'article L. 211-4, dans la mesure où au moins l'une d'entre elles dispose d'un service public d'archives. » Cf. art. L. 212-4-1 du Code du patrimoine modifié par l’art. 202 de la Loi n° 2022-217 du 21 février 2022 (modifiée au 18 août 2022) relative à la différenciation, à la décentralisation et à la déconcentration et portant diverses mesures de simplification de l’action publique locale 

Cela étant, aussi louable et pragmatique que soit cette possibilité pour l’allègement des finances publiques, quid de la réalité du contrôle et des éventuelles sanctions quant au respect de la certification NF 461 (entre autres), les tiers-archiveurs y étant quant à eux soumis à de non-négligeables coûts, mais, sur le fond, intangibles, la sécurité, quelle qu’en soit le périmètre, n’ayant pas de prix ? 

« Les documents conservés dans les dépôts relevant du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture restent à la disposition exclusive du service, établissement ou organisme dont ils proviennent dans la mesure où ils ne sont pas communicables aux termes du livre III du Code des relations entre le public et l'administration, et des articles L. 213-1, L. 213-2 et L. 213-3. » Cf. art. R. 212-18 du Code du patrimoine modifié par l’art. 12 du Décret n° 2020-1831 du 31 décembre 2020 (modifié au 2 janvier 2021) modifiant le Décret n° 2009-1393 du 11 novembre 2009 relatif aux missions et à l’organisation de l’administration centrale du ministère de la Culture et de la Communication

« I.-La mutualisation de la gestion des archives intermédiaires ainsi que la mutualisation de la conservation des archives numériques définitives, respectivement prévues aux articles L. 212-4 et L. 212-4-1, s'effectuent sous le contrôle scientifique et technique de l'État. La mutualisation peut donner lieu à la mise en commun d'infrastructures, de personnel ou de moyens matériels, logistiques ou financiers ainsi que de connaissances ou de savoir-faire. Chaque partie à la mutualisation demeure responsable de ses données.

II.-Une convention détermine le périmètre de la mutualisation, la répartition des missions entre les parties, le niveau de service attendu, les moyens de fonctionnement et les compétences des agents en charge de l'exécution des tâches techniques ou fonctionnelles. Elle fixe des indicateurs de suivi qui feront l'objet d'un rapport établi chaque année et précise la personne partie à la convention chargée de la rédaction de ce rapport. La convention détermine le cadre financier dans lequel s'exerce la mutualisation sur la base d'un coût de fonctionnement et définit la méthode retenue pour la détermination de ce coût.

III.-La personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives est destinataire de tout projet de convention relative à la mutualisation de la conservation d'archives numériques définitives. Elle dispose d'un délai de quatre mois à compter de la réception du projet de convention pour vérifier sa conformité aux dispositions du présent code et faire part de ses éventuelles observations aux parties. En cas de défaut de conformité, elle informe les parties qu'elles ne peuvent pas signer la convention. En l'absence d'observations transmises dans le délai imparti, la convention est réputée conforme. La personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives est destinataire d'une copie de toute convention conclue pour la mutualisation de la gestion d'archives intermédiaires ou la mutualisation de la conservation d'archives définitives.

IV.-Le rapport annuel prévu au II est adressé par la personne chargée de sa rédaction à toutes les parties de la convention de mutualisation. Lorsque la mutualisation porte sur la conservation d'archives numériques définitives, ce rapport est adressé à la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'État dans un délai de deux mois à compter de son achèvement. Dans tous les cas, le rapport est tenu à disposition de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'État par chacune des parties à la convention. » Cf. art. R. 212-18-1 du Code du patrimoine modifié par l’art. 1er du Décret n° 2022-1305 du 10 octobre 2022 (modifié au 13 octobre 2022) relatif à la mutualisation des archives intermédiaires et définitives des personnes publiques 

« La conservation mutualisée d’archives numériques répond aux normes, conformes aux règles de l'art, qui portent notamment sur : 1° la sécurité et la redondance des infrastructures logicielles et matérielles ; 2° la gestion du cycle de vie des données et de leurs métadonnées ; 3° la présence de mécanismes destinés à assurer l'intégrité et la lisibilité dans le temps des informations ; 4° la traçabilité de l'ensemble des actions effectuées dans le système d'archivage électronique ; 5° la garantie de restitution de tout ou partie des données et de leurs métadonnées, ainsi que des informations de traçabilité afférentes. » Cf. art. R. 212-18-2 du Code du patrimoine créé par l’art. 3 du Décret n° 2017-719 du 2 mai 2017 (modifié au 5 mai 2017) relatif aux services publics d’Archives, aux conditions de mutualisation des archives numériques et aux conventions de dépôt d’archives communales 

Le contrôle scientifique et technique (CST) se réalisant désormais a minima faute de moyens auprès de tiers-archiveurs et de solutions à surveiller comme le lait sur le feu, tout cela ne semble qu’un vœu pieux, qui plus est de la part de certaines directions d’Archives départementales (DAD) réticentes, voire ouvertement hostiles, au concept même d’archivage électronique et de conservation sécurisée des données… Espérons que les jeunes générations de Chartistes y seront plus sensibles, l’expérience montrant toutefois que cette sensibilité aux données ne soient point générationnelle et les formations des archivistes à l’archivage électronique étant déplorables, comme développé dans de futurs articles. 

Mercredi prochain, nous aborderons les aspects tiers-hébergement / tiers-archivage...