N'est pas Bi qui veut ! Même Excel ...

A trop voir de soi-disant "tableaux Bi" n'être que de simples ramassis de graphiques et autres chiffres, je me résous ici, modestement, à redéfinir les besoins et les attendus de ce genre de présentation.

Rappelons d'abord que le tableau Bi n'est pas un tableau Excel ! La différence est dans la forme comme dans le contenu.

Le tableau de bord Excel reprend par une suite d'artifices plus ou moins automatisés des résultats issus de consolidation dans des présentations classiques : tableaux, graphiques, au mieux tableaux croisés dynamiques … Il dessine l'état d'une situation à un instant précis. Bien souvent il résulte d'une accumulation de consolidations à tous les étages de tableaux Excel travaillés par tous les organes d'un service, d'une filiale ou d'une société et regroupés par un malheureux(se) volontaire par ce merveilleux copier/coller … une fois par mois voire … Combien avons-nous déjà repris de tableaux issus de plusieurs jours de "bricolages en tous sens", suscitant souvent stress de dates délais ou de chiffres tombés par accident au dernier moment !

Le but étant juste de visualiser avec plus ou moins d'élégance et de couleurs (qu'il est facile de faire moche … !) des résultats bruts ne permettant aucune introspection ni aucune analyse hors du champ des résultats exposés.

Le tableau de bord Bi lui est d'une philosophie différente. Il s'agit d'un tableau de pilotage.

Le dictionnaire définit cette "Action de guider dans des parages difficiles". Guider sous-entend pouvoir modifier la route, chercher la bonne voie et pour ce faire il faut des indicateurs de position, d'accélération, de dérive … L'idée d'un tableau Bi est de dire "je dois arriver à tel objectif" et pour ce faire je peux jouer sur telles ou telles valeurs. Par exemple, pour finir son budget en équilibre il faut surveiller la différence entre le prévu et le réalisé, et donc sur les éventuelles dérives. Celles-ci doivent être visibles par poste, par service, par date … afin d'affiner la route au plus près. Les rechercher, les surveiller et les corriger. C'est dans ce sens que doit être initié un indicateur Bi : un levier d'actions.

Piloter veut aussi dire chercher les causes des écarts. Dans un tableau de bord Bi, les graphiques par de simples clics permettent de plonger dans l'historique de construction des chiffres et donc ainsi de descendre jusqu'aux niveaux primaires si besoin. Un tel travail d'introspection est impossible sur Excel et si simple avec Power Bi par exemple ! Il en va de même avec les tableaux dont les données multi-filtrées peuvent permettre de comprendre les process par des sondages dans leurs processus de création. Là aussi l'idée est simple : à quoi sert de voir une dérive si l'on ne sait pas quelle en est la cause et s'il n'est pas possible de la chercher ?

Enfin le pilotage doit se faire avec une navigation à vue ! Comment piloter si la production d'un tableau prend 2 jours et n'est réalisable qu'une fois par mois voire … Avec Power Bi et ses applications associées (Power Query, Power Pivot, Power Map), les données sont consolidées automatiquement et aussi régulièrement que nécessaire sans intervention d'un désigné volontaire ! Les scripts de préparation moulinent les datas et offrent au tableau de bord Bi des données actualisées et correctement formatées. Les indicateurs graphiques, puissants et ergonomiques, dessinent le cockpit qui sera l'outil de pilotage du manager.

En tout état de cause, il reste primordial de définir ses éléments clés, les leviers sur lesquels il sera possible d'agir pour conduite au mieux son activité. Tout le talent d'un expert-Bi réside dans cette détermination, nécessairement faite avec le responsable. Une ligne d'horizon claire, des témoins judicieusement construits, le pilotage devient un jeu d'enfant !

Moralité de l'histoire : Ne vous laissez pas abuser par ces grands tableaux Excel, pensez pilotage … et demandez-nous de soulever le capot ! vous serez séduits par la puissance du moteur et le plaisir de conduire … ou plutôt de piloter !