Nouveau collaborateur ? C'est le grand jour !

Ca y est. Aujourd’hui, vous accueillez votre nouveau collaborateur, LE candidat sorti vainqueur de votre processus de sélection vous ayant passablement occupé ces dernières semaines, voire ces derniers mois. C’est donc le jour J pour votre nouveau poulain… mais également pour vous comme responsable !

Nombre d’entreprises ont intégré un processus d’accueil, mais également de nombreuses autres improvisent. Une intégration réussie est cruciale, et prend naissance bien avant le jour J. Bien des temps d’essai se soldent malheureusement par un échec, souvent dû à une incompréhension des parties prenantes comme à une intégration perfectible. Vous ne voulez certainement pas voir réduits à néant tous vos efforts de sélection et souhaitez forcément voir évoluer votre nouvelle recrue de manière optimale... regardons tout ceci de plus près, étape par étape.

 Un à deux mois avant le jour J

L’annonce. Les éléments contractuels étant réglés, il est temps d’annoncer à l’interne, voir à l’externe si la fonction le nécessite, l’arrivée prochaine.  

La logistique. Assurez-vous que l’emplacement de travail sera prêt à temps. S’il s’agit d’un remplacement, les choses devraient se faire naturellement. Pensez toutefois qu’un nouveau collaborateur devant se greffer sur le poste du collaborateur sortant, voire se le partager, peut se sentir rapidement mal à l’aise. Un poste « tampon » pourrait désamorcer cette problématique. S’il s’agit d’un nouveau poste, votre poulain sera certainement heureux de trouver une place fonctionnelle dès son arrivée.  

Informatique. L’embûche oh combien traditionnelle ! Veillez à avoir créé tous les accès nécessaires. Rien de tel pour décourager le nouvel arrivant que de devoir attendre deux semaines pour pouvoir accéder à vos systèmes informatiques. 

Administration. Une brochure d’accueil, donnant tous les détails utiles aux premières semaines (présentation de l’entreprise, fonctionnement interne, organisation, personnes de contacts, valeurs de l’entreprise, etc), sera du plus bel effet, oui, mais pas que ! Avec cette brochure, vous rassurerez le nouvel arrivant et promulguerez la bienveillance comme valeur fondamentale de votre entreprise.  

Planning. Préparez un planning couvrant les premiers jours ou semaines, planning qui précisera les actions, visites, entretiens intermédiaires de situation etc.  

Mentor. L’attribution d’une personne professionnellement proche du nouveau collaborateur durant un temps donné (en général 3-6 mois) donnera également de la confiance et désamorcera nombre de petites interrogations. Pensez-y et sélectionnez suffisamment tôt la personne qui assurera cette mission temporaire (et en corolaire, vous développerez la motivation du mentor choisi !).

Le jour J

Accueil. Hormis la traditionnelle visite des locaux et présentations des futurs collègues, la remise de la brochure d’accueil et du planning des premières semaines, un petit mot de bienvenue rédigé à la main et déposé à la place de travail restera marqué dans l’esprit du nouvel arrivant. Vous pourriez également faire signer tous les membres de l’équipe, qui auront peut-être organisé un petit présent de bienvenue !  Proposez un café en commun avec l’équipe et pourquoi pas, invitez-le pour le petit-déjeuner, moment privilégié pour faire mieux connaissance et donner rapidement un sentiment d’appartenance.  

Soyez disponible. Montrez à votre nouveau poulain qu’il compte et que vous souhaitez qu’il se sente rapidement à l’aise. Témoignez donc de votre disponibilité pour lui.

Les jours suivants

Si vous avez planifié des entretiens de suivi, ne les manquez et ne les déplacez sous aucun prétexte. Vérifiez si l’intégration se passe comme vous l’avez prévu et que votre nouvel arrivant ne manque de rien. Donnez un premier feedback partiel sur votre sentiment d’adéquation au poste et formulez d’éventuelles recommandations, si cela est opportun.

2-3 mois après

Rapport d’étonnement. Votre nouveau collaborateur est précieux, pour diverses raisons comme vous l’avez sélectionné, mais également pour un autre aspect souvent oublié : il a un regard neuf ! Profitez de cet état unique et très temporaire, et sollicitez-le sur les éléments qui l’ont surpris, en bien ou non, dans ses premiers tours de roue. Vous en apprendrez beaucoup sur votre fonctionnement et votre entreprise !

Fin de temps d’essai. La période « probatoire » arrive à son terme. Il est temps de faire un bilan sur l’adéquation au poste, les objectifs suivants, et sur le rapport contractuel. Si tous les feux sont au vert, profitez-en pour réunir l’équipe et confirmer son poste, forme d’intronisation dans le groupe. Profitez également du moment pour solliciter l’équipe sur le regard porté sur la période d’intégration. Vous pourriez y glaner de précieuses informations pour affiner encore votre processus d’accueil.

Vous venez ainsi d’accomplir non seulement une intégration réussie, gage de performance et de motivation de votre nouveau poulain mais également… d’assoir votre position de manager !  

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Patrik Roulin / RP Solutions

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