Pourquoi choisir une PDP ?

Les premiers argumentaires des éditeurs candidats PDP commencent à être relayés. Ainsi Martin JACQMIN pour Tiime explique ici l'intérêt pour un expert-comptable de proposer la PDP de son éditeur de logiciel comptable , tandis que Romain Jacquier met en avant la PDP Sage Network dans cet autre post insistant sur les "fonctionnalités additionnelles" pour les entreprises. On peut aussi regarder ce post de Cecurity.com décrivant "3 avantages" de choisir une PDP.

Les éditeurs de logiciels OD (Opérateurs de Dématérialisation) ne manquent pas une occasion de questionner la plus-value réelle d'une PDP, considérant qu'on peut faire la même chose en se connectant gratuitement via leurs outils au PPF.

Alors pourquoi faire le choix d'une PDP ? (en attendant le "comment" qui viendra plus tard).

1. Les avantages globaux

1.1. Chorus Pro

On peut le dire sur le ton de la blague, ou pas. Le portail Chorus Pro déployé depuis 2017 pour la facturation B2G, peut donner un aperçu de ce qui nous attend avec le PPF. Notons en particulier le point suivant :

Le SI Chorus dans son ensemble affiche un taux de disponibilité partielle de 99,6% et un taux de disponibilité totale de 98,3% sur l’ensemble de l’année 2022.

Qu'est-ce que cela signifie ? Pas forcément grand'chose, s'agissant du "SI Chorus dans son ensemble", toutefois cela appelle des questions, notamment lorsqu'on lit certaines critiques concernant un portail "régulièrement inaccessible, pour maintenance ou autre". Ce taux de disponibilité est une information particulièrement importante, notamment lorsqu'on veut déposer les factures le vendredi à 17 heures avant de partir en week-end...

On attend de voir le "service minimum" des outils d'émission de facture et de suivi des factures reçues. C'est surtout le fonctionnel API pour connecter des logiciels OD qui sera intéressant.

1.2. Cybersécurité et certification de l'Administration

Les PDP doivent se conformer à un cahier des charges précis en termes de cybersécurité, notamment :

• Un hébergement SecNumCloud : Le référentiel #SecNumCloud "propose un ensemble de règles de sécurité à suivre garantissant un haut niveau d’exigence tant du point de vue technique, qu’opérationnel ou juridique [...] les données doivent être protégées en conformité avec le droit européen".
• Une certification ISO 27001 concernant la sécurité des systèmes d'informations (voir cet article de Tenor Data Solutions ).

Evidemment, un éditeur de logiciel OD peut également se conformer à ces normes. L'intérêt de passer par une PDP est que la certification vous garantit un niveau de sécurité et vous évite de devoir analyser la présentation technique de l'éditeur.

A l'inverse, un candidat PDP peut avoir isolé le périmètre de la PDP pour répondre à ces obligations, et proposer des outils "intégrés" avec la PDP hors hébergement SecNumCloud et certification ISO 27001. Un post d' Arthur Waller il y a quelques mois concernant la certification de Pennylane m'avait alerté :

"nous avons décidé de certifier ISO 27001 l'ensemble de notre plate-forme et non seulement la brique PDP"

C'est un point d'attention à vérifier lors du choix du partenaire : a-t-il fait le nécessaire "a minima", ou a-t-il profité du cahier des charges PDP pour faire évoluer globalement son écosystème ? Quel niveau de sécurité pour vos données entre la brique émission de factures, la PDP, les infos de paiement, si seule la brique PDP est certifiée ?

1.3. Le confort et la simplicité des intégrations

C'est à mon avis l'argument majeur des PDP, en particulier pour les TPE-PME : un ensemble de services intégrés permettant de gérer la totalité du périmètre couvert par la réforme pour arriver à la déclaration de TVA pré-remplie :

• Emission de factures vers les clients B2B assujettis TVA.
• Solution facilitant (et accélérant) l'encaissement des factures clients, suivi des statuts de factures, important pour la gestion des litiges et relances.
• Réception des factures fournisseurs.
• Mise en paiement des factures fournisseurs avec mise à jour du statut de facture.
• Génération des différents e-reporting de façon automatique : e-reporting des transactions avec des clients B2B étrangers, e-reporting des transactions B2C (particuliers et non assujettis TVA), e-reporting des données de paiement des factures de prestation de service.
• Imputation comptable automatique sur les factures fournisseurs et génération d'écritures (achats, ventes et banque) pré-lettrées en comptabilité : ce n'est pas dans le périmètre de la réforme, et toutes les PDP ne le feront pas, mais les modalités de transfert des données vers votre comptabilité (interne ou tenue par un expert-comptable) sera un critère à vérifier.
• Archivage à valeur probante des documents.
• Interface optimisée pour la gestion de certains cas d'usage (UX/UI).
• Autres services liés comme l'intégration de services de financement/affacturage par exemple.

Toutes les PDP ne proposeront pas forcément toutes les fonctionnalités en natif, mais grâce à leur architecture de plateforme avec un catalogue de connecteurs et un fonctionnel API pour s'interfacer avec presque tout, elles pourront répondre à la plupart des besoins spécifiques. Si on part d'une gestion papier avec les factures faites sous Excel ou Word, les PDP des éditeurs de logiciels de (pré-)comptabilité devraient largement faire l'affaire pour les besoins des TPE.

Il convient d'étudier pour chaque fonctionnalité l'intérêt ou non de recourir à un outil spécifique à cette fonctionnalité versus le confort d'avoir "tout au même endroit dans un seul outil" (ce sera dans le "comment" choisir une PDP).

1.4. La mise à jour de l'Annuaire

On voit cet argument parfois. C'est assez discutable. Créer un compte sur le PPF, paramétrer la réception par SIREN, SIRET, code routage... Cela ne me paraît pas un fonctionnel différenciant. C'est un "nice-to-have" pour le gérer dans une interface un peu plus "user-friendly" que le PPF, mais on ne devrait pas le modifier tous les 4 matins (une fois la phase de démarrage passée et le fonctionnement rodé).

2. Les avantages dans le détail

Comme rappelé dans le 1.3, la réforme impacte plusieurs processus et fonctions dans l'entreprise. Selon votre métier et vos enjeux, il peut être intéressant de prendre le temps d'une étude plus détaillée, idéalement par processus. Il faudra aussi tenir compte de votre système d'informations existant : si on part d'une facturation avec un outil bureautique, la bascule sera assez simple. Mais si vous avez un logiciel de facturation très adapté à votre métier, voire un ERP, vous n'avez pas forcément envie de migrer et la connexion de l'existant à une PDP sera alors nécessaire.

2.1. Emission de factures et encaissements clients

C'est un élément clé pour l'entreprise et son fonctionnement, en particulier la partie encaissements qui permet à l'entreprise d'avoir la trésorerie indispensable à son fonctionnement. Il s'agit en général de sous-partie d'un processus plus global reprenant l'ensemble du "parcours client", mais ce serait une erreur de le négliger. Il est vital de facturer au plus tôt, et d'encaisser dans les meilleurs délais.

Le choix de l'outil d'émission de factures et de suivi des statuts des factures est donc très important, en particulier la disponibilité de l'outil. Sur ce point, faire le choix d'une PDP offrant des garanties solides, et des pénalités en cas d'indisponibilité, peut éviter les désagréments d'une disponibilité aléatoire du PPF. L'intérêt majeur de la PDP réside dans sa certification par l'Administration, lui permettant de certifier la date de réception des factures dans le délai de 24 heures suivant leur émission prévu par la loi (même si le client reçoit les factures par le PPF), alors qu'un OD ne pourra rien faire en cas d'indisponibilité prolongée du PPF.

Une autre option peut être de choisir un OD capable de se connecter au PPF par défaut, et à une PDP "de secours" en cas d'indisponibilité du PPF. Attention, une fois la facture émise par un canal, le suivi des statuts de facture continuera sur ce même canal.

Un haut niveau de sécurité est également souhaitable sur ce périmètre, s'agissant des données de vos clients.

Enfin, la possibilité de déléguer un accès à un utilisateur externe (par exemple un prestataire d'assistance administrative comme 3H18 - Externalisation administrative et RH pour PME exigeantes ou son expert-comptable) est un point à ne pas négliger.

2.2. Réception et mise en paiement de factures fournisseurs

Sur ce second périmètre, le sujet de la disponibilité du PPF peut être moins sensible. Par ailleurs, il pourra être intéressant d'utiliser des codes routages différents pour certains types de factures, par exemple les notes de frais qui vont suivre un circuit de paiement différent.

C'est plus le process de traitement de la facture (workflow "bon à payer") qui va être important ici, pour tenir les délais de paiement entre autres. Selon le nombre de décideurs impliqués, ça peut vite devenir compliqué. Des solutions de gestion documentaire comme DocuWare ou Stratow Vos documents archivés en NF461 proposent des workflows de validation très paramétrables et pouvant convenir à des organisations achats complexes. Et évidemment, vous avez la solution OD Libeo , partenaire de la PDP SERES (DOCAPOSTE) et de BNP Paribas Cash Management & Trade Solutions .

A noter l'annonce récente de Pennylane concernant le développement du workflow achats. Cela ouvre un champ de possibilités aux dirigeants de TPE équipés de la solution qui peuvent ainsi déléguer une partie du traitement à un assistant administratif externalisé, tout en gardant la main sur la décision.

Pour mener sa réflexion, il faut d'abord poser l'organisation de la réception du "courrier" (qui réceptionne les factures et organise le circuit de validation), en intégrant le traitement des notes de frais.

Il faut également prendre en compte la préparation du e-reporting des données de paiement.

On peut avoir des solutions différentes, avec un OD ou une PDP dédiés aux factures fournisseurs, et une solution de gestion des notes de frais ( Jenji , Spendesk ) reliée au PPF pour un code routage spécifique. On peut imaginer avoir plusieurs PDP avec des fonctionnels spécifiques pour recevoir les factures fournisseurs par établissement (SIRET) ou par code routage, bien que cela complexifie ensuite le e-reporting des données de paiement. Il faut donc bien mesurer le gain attendu d'une démultiplication PPF-PDP en réception vs la production du e-reporting.

2.3. Archivage des documents

Selon les spécifications externes, le PPF "assurera la conservation des factures reçues et émises et tiendra ces factures et leurs pièces jointes associées à disposition des émetteurs et destinataires de factures disposant d’un compte sur le portail, pour leur permettre d’assurer le respect des exigences légales."

Le périmètre des factures conservées sera limité aux factures déposées sur le PPF, ou transitant par le PPF.

Les factures seront considérées actives (et directement accessibles) pendant 3 mois après le dernier changement de statut, au-delà elles seront archivées et téléchargeables via le portail ou l'API de façon asynchrone (sous 24 heures).

Là, clairement, une solution de gestion des documents apparaît indispensable. Il conviendra d'étudier les solutions proposées par les PDP, et surtout la capacité des PDP à s'interfacer avec différents outils de GED qui peuvent offrir des fonctionnels plus avancés (comme les workflows de validation des factures fournisseurs).

2.4. Gestion optimisée de certains cas d'usage

Parmi les 36 cas d'usage listés à date dans les spécifications externes, il y en a certains qui peuvent être assez complexes. Si vous êtes concernés régulièrement dans le cadre de votre activité, choisir un outil qui gère parfaitement ce cas est indispensable.

Par exemple, la PDP Effinum du Réseau Cerfrance indique une "gestion complète des 35 cas d’usage et particulièrement de l’autofacturation dans l’environnement agricole" (le site n'est pas à jour, la réforme est toujours annoncée pour juillet 2024 et il y a 36 cas d'usage dans la dernière version des spécifications externes).

Compte tenu du circuit de l'autofacturation, une interface utilisateur efficace sera nécessaire, en particulier pour les coopératives.

2.5. Reporting et exploitation des informations

Les PDP permettront d'avoir toutes les informations d'encaissement et de paiement dans un même environnement, nourrissant des tableaux de suivi et une gestion de trésorerie fine.

Concrètement, dès qu'une facture sera émise, un encaissement prévisionnel pourra être simulé, dès qu'une facture sera reçue et le paiement validé, un décaissement prévisionnel sera intégré, vous donnant l'état prévisionnel de trésorerie à 30 jours de façon dynamique.

Les OD sont généralement spécialisés sur une partie du périmètre, ou nécessitent plusieurs modules pour fournir cette vision des flux entrants et sortants. Encore une fois, il sera important de réfléchir à périmètre comparable entre PDP et OD.

3. La gestion des utilisateurs et le modèle de coûts

On dispose de peu d'informations sur les modèles de prix des PDP :

• Certains ont déjà annoncé que la PDP serait gratuite ou incluse dans leurs abonnements ( Pennylane et Tiime ).
• On entend circuler des coûts unitaires à la pièce traitée (entre 5 et 20 cts), généralement incluant la mise à jour des statuts.
• Le e-reporting pourrait être facturé à part, comme une déclaration ou prestation en plus.
• On ne connaît pas encore tous les coûts annexes (combien mon expert-comptable va payer pour récupérer mes factures sur ma PDP si je n'ai pas pris la même que lui ? Comment va-t-il me refacturer le coût de la PDP ou du connecteur à développer pour récupérer mes factures ?)
• Pas trop d'infos non plus sur la création de comptes utilisateurs externes, comme les tiers déclarants sur impots.gouv.fr permettant à des prestataires comme les experts-comptables ou les assistants administratifs d'avoir un compte utilisateur et d'intervenir pour plusieurs entreprises.

De façon générale, l'analyse du modèle de coût devra comparer les coûts directs (abonnements, coût par flux) et indirects (développement de connecteurs) entre les différentes briques nécessaires à relier au PPF et entre elles, ou une PDP déjà intégrée.

Conclusion

Le principal avantage des PDP par rapport au PPF sera leur gamme de services connectés et leurs connecteurs déjà existants avec des solutions OD pour enrichir leur gamme de base. Les PDP pourront ainsi prendre à leur charge le développement des connecteurs dont le coût sera alors mutualisé, plutôt que chaque entreprise développe ses propres connecteurs, coûteux à mettre en place et à maintenir. Ainsi, la gratuité du PPF peut masquer des coûts d'intégration très supérieurs au coût d'une PDP. Si vous ne souhaitez pas vous reposer sur l'architecture déjà optimisée de votre PDP, il sera nécessaire d'étudier vos capacités à développer vos propres connecteurs personnalisés et à les maintenir entre les différentes briques.

Le principal avantage des PDP par rapport aux OD sera la possibilité de prendre en charge les factures même en cas d'interruption de service du côté du PPF. Ensuite la certification de l'Administration permet d'assurer aux entreprises clientes un certain niveau de sécurité (SecNumCloud, ISO 27001). Par contre, rien n'empêche un OD de proposer le même niveau de sécurité sans la certification de l'Administration.

Une synthèse par fonctionnalité :

• Emission de factures : via une PDP, ne serait-ce qu'en alternative à une défaillance temporaire du PPF.
• Réception de factures : si la réception des factures peut s'accommoder des interruptions de service du PPF, il n'y a pas forcément d'avantage à utiliser une PDP. C'est plutôt l'outil de réception, validation et mise en paiement qui va créer de la valeur ajoutée sur cette partie (attention à ne pas oublier le fonctionnel d'e-reporting de paiement).
• Archivage : il est indispensable de choisir une autre solution que le PPF. Idem, à voir si votre PDP propose une solution, ou à défaut un connecteur.
• Gestion des cas d'usage spécifiques : indispensable si vous êtes concerné.
• Autres fonctionnalités en lien avec vos besoins (financement et affacturage par exemple).

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